Особенности работы специалиста по кадрам с персональными данными в программе 1С

Ася Анисимова
ведущий специалист по кадрам закрытого акционерного общества «Интеллектуальные системы», менеджер по развитию 1С «ИС:Кадры 8»

23.07.2026

Автор разъяснил особенности работы специалиста по кадрам с персональными данными в программе 1С.

Разделы материала:

Какие документы должен оформить наниматель, чтобы обрабатывать ПД в программе 1С законно

Если в организации кадровый учет ведется в программе 1С, то нанимателю необходимо отразить эту информацию во всех ЛПА, касающихся обработки ПД, а также в формах согласия на обработку ПД.

У нанимателя по защите ПД обязательно должна быть документально оформленная информация:

1) политика обработки ПД в процессе трудовой деятельности;

2) порядок доступа, удаления (уничтожения) к ПД;

3) сроки хранения ПД;

4) перечни:

- информационных ресурсов, в которых обрабатываются ПД и категории ПД, включаемые в эти ресурсы

- лиц, ответственных за обработку ПД (п.3 ст.17 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и п.3.5 Указа от 28.10.2021 № 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных»).

Пример 1 Политика обработки ПД в процессе трудовой деятельности содержит информацию о системах автоматизации, применяемых у нанимателя для такой обработки, а также способах обработки ПД: «2.1. Для обработки персональных данных работников используются средства автоматизации: - 1С:Кадры; - 1С:Бухгалтерия для Беларуси. <...> 2.5. Порядок обработки персональных данных работника в программе 1С:Кадры. Персональные данные работника вносятся в программу 1С:Кадры в объеме, необходимом для ведения кадрового учета согласно законодательству. Персональные данные работников в программу 1С:Кадры вносит специалист по кадрам. Не допускается хранение в программе 1С:Кадры отсканированных копий или фотографий документов, хранение которых не предусмотрено законодательством (копии паспортов, военных билетов и т. п.). В случае изменения обрабатываемых персональных данных в программу 1С:Кадры также вносятся изменения. Соответствующие изменения вносит лицо, ответственное за обработку этих персональных данных. После истечения срока обработки персональных данных работников эти данные удаляются лицом, ответственным за блокировку (удаление) персональных данных. Удаление персональных данных из программы 1С:Кадры оформляется актом об уничтожении персональных данных.»

Пример 2 Реестр обработки персональных данных, утвержденный у нанимателя, содержит перечень информационных ресурсов, в которых обрабатываются персональные данные работников:   Цели обработки ПД Лицо, ответственное за обработку Субъекты ПД (чьи данные обрабатываются) Информационная система (ресурс) Перечень обрабатываемых ПД Правовые основания обработки Срок хранения ПД Ведение кадрового учета Специалист по кадрам Иванова Работник Бумажные носители Программа 1С:Кадры Серия, номер и дата выдачи паспорта Адрес (домашний, регистрации) и телефон Постановление Минобразования от 09.09.2022 № 297 Постановление Минюста от 23.05.2024 № 29 Постановление Совмина от 17.09.2025 № 505 Постановление Минобороны от 27.01.2020 № 5 Согласно Перечня № 140 Если срок не определен - до  прекращения трудовых отношений

Что обязательно необходимо использовать в программе 1С при работе с ПД

Для работы с персональными данными работников (ПД) в программе 1С наниматель должен настроить и использовать следующие механизмы:

1) защиту от случайного доступа к ПД.

Доступ к ПД работников должен быть только у лиц, обрабатывающих эти данные в соответствии с целями их обработки. В механизм защиты от случайного доступа в программе 1С может входить: учетная запись для входа, разграничение доступов пользователей к подразделениям или отдельным ПД, протоколирование действий пользователей.

Пример 3 Вход в программу и просмотр данных должен осуществляться под учетной записью. Она заводится на конкретного пользователя, логин и пароль выдается только этому пользователю.

Пример 4 Специалист по кадрам и бухгалтер работают в одной программе 1С, при этом у специалиста по кадрам нет доступа к данным расчета заработной платы, а бухгалтер может просматривать только те ПД работников, которые необходимы для работы бухгалтерии.

Пример 5 Специалисту по кадрам, работающему в 1С, настраивается доступ только к тем документам или подразделениям, с которыми он непосредственно работает. При этом у него нет доступов к документам и к информации о сотрудниках, по которым ведет учет другой специалист по кадрам (разделение учета в отделе кадров по принципу подразделений, по категориям работников и т. п.).

Пример 6 В 1С есть журнал регистраций, в котором отражаются действия пользователей - авторизация, начало (конец) сеанса, изменения, которые делал пользователь в программе (какие документы вносил, с какими отчетами работал). Журнал может быть использован для установления несанкционированных входов в программу, лиц, виновных в случайном изменении ПД и т. п.;

2) защиту от случайного удаления или изменения ПД.

Пример 7 В 1С есть возможность создавать резервные копии информационной базы - в случае удаления или изменения данных можно восстановить их из резервной копии.

Пример 8 В программе 1С обычные пользователи не могут удалять документы - только помечать их на удаление (в документе ставится соответствующая отметка). Удаление отмеченных на удаление документов производится только под учетной записью с уровнем доступа «Администратор системы» и только после автоматической программной проверки.

Какие персональные данные можно обрабатывать (хранить) в 1С при ведении в ней кадрового учета

В программе 1С можно хранить (обрабатывать) все данные, для обработки которых у нанимателя есть законные основания.

Наниматель вправе вести обработку ПД одновременно на бумажных носителях и в информационных системах. Но в этом случае наниматель обязан отразить такую обработку в ЛПА (перечни обрабатываемых ПД, ресурсы, в которых они обрабатываются, порядок и сроки такой обработки, ответственные за обработку).

Пример 9 Для оформления приема на работу специалисту по кадрам согласно ст.26 ТК необходимо обработать следующие персональные данные работника: • фамилию, имя, отчество; • данные документа, удостоверяющего личность; • образование; • специальность и квалификация по диплому; • стаж работы.

Эти данные будут использованы при оформлении кадровой документации, в том числе в программе 1С:Кадры, так как программа 1С:Кадры внесена в реестр информационных ресурсов для обработки ПД, утвержденный у нанимателя.

Срок обработки этих данных будет определяться сроками хранения кадровой документации, содержащей их (согласно Перечню № 140). Если срок обработки не определен Перечнем № 140 - то обработка будет происходить до прекращения трудовых отношений.

Нужно ли брать согласие работников на обработку ПД, если их ПД обрабатываются в программе 1С

Зависит от того, какие именно ПД будут обрабатываться в 1С.

Программа 1С - такой же ресурс для обработки ПД, как и бумажный носитель - например, документы личного дела, приказы по личному составу и т. п.

Согласие работника берется не на ресурс обработки персональных данных, а на персональные данные и цели обработки. Если в программе 1С будут обрабатываться персональные данные, не предусмотренные законодательством для сбора и обработки без согласия, то на такую обработку обязательно запрашивается письменное согласие работника (ст.6 Закона № 99-З).

Пример 10 Для оформления личной карточки военнообязанного требуется информация о составе семьи работника с адресами близких родственников. Эту информацию работник обязан предоставить нанимателю. Наниматель формирует личную карточку военнообязанного в программе 1С, распечатывает и хранит также в бумажном виде. Согласия работника на обработку таких данных не требуется согласно абз.8 ст.6 Закона № 99-З.

Пример 11 Наниматель не использует корпоративную электронную почту, а для рассылок работникам использует их личные е-мейлы. Эту информацию наниматель хранит в программе 1С. На обработку этой информации необходимо взять у работников согласие, так как обработка такой информации производится не из требований законодательства, а для целей нанимателя.

Как удалять ПД из программы 1С после истечения срока их обработки

Пример 12 В программу 1С:Кадры были внесены личные адреса электронной почты работников. Эти ПД обрабатывались для целей нанимателя на основании письменного согласия работника. Работник отозвал свое согласие на обработку этих ПД. Алгоритм удаления ПД из программы 1С аналогичен алгоритму удаления таких данных из других ресурсов: 1) ПД удаляются (в программе 1С для этого может быть предусмотрен встроенный механизм удаления); 2) удаление ПД оформляется документально (актом об удалении ПД).

Акт удаления персональных данных из программы 1С:Кадры (макет по умолчанию) (пример)