Штатное расписание и организационная структура: популярные ошибки

Эдуард Мущук
юрисконсульт

22.09.2026

При оформлении штатного расписания и организационной структуры наниматели нередко встречаются с трудностями, допуская при этом ошибки. Автор разобрал наиболее частые из них.

Разделы:

Ошибка 1. Несвоевременное уведомление органа по труду и занятости при появлении вакансии в штатном расписании

В организации уволился сотрудник. С учетом того, что у руководителя была устная договоренность о приеме на образовавшуюся вакансию работника, руководитель дал указание отделу кадров, чтобы в орган по труду и занятости не подавались сведения об открытии вакансии.

Правомерны ли указания руководителя?

Неправомерны. Но выход из данной ситуации имеется.

Наниматели обязаны уведомлять органы по труду, занятости и социальной защите о наличии свободных рабочих мест (вакансий) в течение 5 рабочих дней со дня их образования с указанием условий и размера оплаты труда путем размещения этих сведений на информационном портале государственной службы занятости (абз.14 ч.1 ст.35 Закона от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения»).

В то же время нанимателям предоставлено право не уведомлять органы по труду, занятости и социальной защите о наличии вакансий, если работу по этой вакантной должности служащего (профессии рабочего) выполняет работник дополнительно наряду с его основной работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), или сверх продолжительности рабочего времени по основной работе в соответствии с законодательством (ч.2 п.1 ст.35 Закона № 125-З).

Наниматели могут не уведомлять о вакантных штатных единицах, которые на основании приказов распределены между работниками в виде доплат за совмещение, расширение зоны обслуживания и т. д.

Соответственно, в излагаемой ситуации наниматель может на период наличия вакансии с использованием ст.67 ТК с согласия работника возложить обязанности на другого работника. При этом у нанимателя возникнет право не уведомлять органы по труду и занятости о наличии вакансии.

Ошибка 2. Неразграничение нанимателем понятий «штатное расписание» и «организационная структура»

В организации уволился экономист планового отдела. Руководитель отдал распоряжение исключить из планового отдела должность экономиста и ввести должность ведущего экономиста без изменения при этом подчиненности и численного става планового отдела. Кадровая служба подготовила приказ об утверждении изменений в организационную структуру организации.

Соответствует ли приказ законодательству?

Не в полной мере. В данном случае необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Штатное расписание - это ЛПА, который определяет трудовой распорядок для работников, в частности численность и подчиненность (распределение по структурным подразделениям) работников. Штатное расписание необходимо для организаций любых организационно-правовых форм.

В штатном расписании отображается:

✓ перечень имеющихся в организации структурных подразделений с наименованием должностей и профессий;

✓ количество штатных единиц по каждой должности и профессии;

✓ размеры тарифных ставок (тарифных окладов) для соответствующих штатных единиц.

Если организация применяет тарифную сетку, разработанную и утвержденную ей самой, то в штатное расписание, как правило, включается следующая информация:

• размер тарифной ставки 1-го разряда;

• разряд в соответствии с тарифной сеткой;

• тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;

• тарифная ставка (тарифный оклад), рассчитанная исходя из тарифной ставки 1-го разряда и определенного тарифного коэффициента;

• повышение тарифной ставки (тарифного оклада).

Организационная структура по общему правилу, в отличие от штатного расписания, не относится к обязательным документам коммерческой организации. Организационная структура - это схема, отражающая уровни управления, функциональные структурные подразделения и (или) отдельные должности руководителей, специалистов, других служащих, не входящих в структурные подразделения.

Организационная структура не предполагает отображение условий оплаты труда работника. А в излагаемой ситуации, исключая одну должность и вводя другую, необходимо в первую очередь отобразить в штатном расписании с учетом устанавливаемого оклада.

Ошибка 3. Неверное отображение должности в организационной структуре

Согласно организационной структуре у директора имеется должность заместителя директора по идеологии и должность главного инженера. При этом главный инженер подчиняется непосредственно руководителю, а в подчинение главного инженера включены практически все отделы, в том числе планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы и другие отделы. В период отсутствия директора все его функции без дополнительной оплаты выполняет главный инженер.

Соответствует ли такая организационная структура законодательству?

Не в полной мере. Должность «главный инженер» не предполагает прямое заместительство руководителя организации.

Исполнение обязанностей руководителя в случае его отсутствия является обязанностью его заместителя (ч.7 п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1). Должность главного инженера в настоящее время не подразумевает исполнение обязанностей директора в штатном расписании, и подчинение главному инженеру можно установить только в отношении отделов и иных структурных подразделений, непосредственно выполняющих функции, находящихся под контролем главного инженера (например, производственно-технический отдел, служба охраны труда и т. п.).

Получается, что в изложенной ситуации без доплаты осуществлять обязанности руководителя должен заместитель директора по идеологии. Возложение функции руководителя в случае его отсутствия на главного инженера возможно либо в порядке возложения исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по п.3 ч.2 ст.67 ТК с доплатой и с согласия работника, либо путем внесения изменений в штатное расписание с целью перевода главного инженера на должность заместителя директора - главного инженера.

Ошибка 4. Неверное отображение подчиненности в организационной структуре

Согласно организационной структуре в планово-экономическом отделе работает три экономиста, один из которых указан как руководитель двух других.

Соответствует ли такая организационная структура законодательству?

Не в полной мере. Наименование должности «экономист» не предполагает руководство другими работниками.

К категории «Руководители» (код категории - 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности Для руководителей организаций предусмотрены базовые наименования должностей служащих: генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий, если иное не установлено актами законодательства (чч.1, 3 п.6 Общих положений ЕКСД).

К категории «Специалисты» (код категории - 2) относятся служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности (ч.1 п.7 Общих положений ЕКСД).

Соответственно, наименование должности в приведенном вопросе не отображает функцию руководства. В данном случае возможен вариант введения должности начальника отдела либо ведущего экономиста.

Производное наименование «ведущий» может применяться при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности служащего, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями (ч.5 п.5 Общих положений ЕКСД).

Ошибка 5. Неверное внесение изменений в штатное расписание

Наниматель принял решение об исключении одной единицы из штатного расписания и введение другой единицы специалиста в штатное расписание. Был издан приказ следующего содержания: «Должность экономиста в штатном расписании заменить на должность ведущего экономиста».

Правильная ли эта формулировка?

Нет. Изменения должны быть утверждены путем исключения одной должности и введения другой в установленном законом порядке.

Штатное расписание как ЛПА подлежит утверждению нанимателем.

Изменения в штатное расписание оформляются и утверждаются в порядке, установленном в организации для оформления и утверждения штатного расписания:

1) либо путем проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

2) либо путем издания распорядительного документа.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (ч.3 п.48 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

При утверждении документа посредством издания приказа или распоряжения гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида утверждающего документа в именительном падеже, наименования должности служащего лица, издавшего утверждающий документ, включая наименование организации, его даты и регистрационного индекса (ч.10 п.48 Инструкции № 65).

Причем законодательство о занятости в части освобождения вакансий и возможных изменений в штатном расписании не употребляет понятия «изменить должность», а использует «исключение из штатного расписания должности или ее включение, добавление». Поэтому если изменение осуществляется приказом, то он должен содержать слова УТВЕРДИТЬ изменения и, соответственно, исключить одну должность и включить другую.

Ошибка 6. Несоблюдение процедуры сокращения при изменении штатного расписания

Наниматель 14.09.2026 издал приказ о внесении изменений в штатное расписание с 15.09.2026. Приказом исключается должность ведущего экономиста планово-экономического отдела и вводится должность начальника планово-экономического отдела. Работнику, занимающему должность ведущего экономиста, было указано на необходимость написания заявления о переводе на должность начальника отдела. Работник ответил, что ему надо подумать, на что получил ответ, что изменения в штатное расписание уже утверждены с 15.09.2026, а у самого работника заработная плата только повысится.

Соблюдены ли требования законодательства?

Нет. Не соблюдена процедура сокращения штата работников.

В излагаемой ситуации изначально исключается из штатного расписания должность «ведущий экономист», а это означает, что необходимо соблюдать требования, предъявляемые к процедуре сокращения штата.

При расторжении трудового договора по п.1 ст.42 ТК наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены коллективным договором, соглашением, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (ч.3 ст.43 ТК).

При этом работник имеет право отказаться от перевода на другую должность, и при несогласии на перевод на другую должность его увольняют по п.1 ст.42 ТК с выплатой выходного пособия в размере трехмесячного среднего заработка согласно ст.48 ТК.

Соответственно, при внесении изменений в штатное расписание наниматель должен учитывать необходимость соблюдения вышеуказанных сроков предупреждения работников. Вариантом также может быть норма ч.5 ст.43 ТК, согласно которой наниматель вправе с согласия работника заменить предупреждение о предстоящем увольнении выплатой компенсации в размере двухмесячного среднего заработка. Если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о предстоящем увольнении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания двухмесячного срока предупреждения. Но в таком случае необходимо согласие самого работника на такую замену, а также будут понесены дополнительные финансовые затраты.

Ошибка 7. Несоблюдение сроков хранения штатного расписания

Наниматель утверждает штатное расписание и изменения к нему приказами по личному составу со сроком хранения 3 года.

Правильно ли поступает наниматель?

Нет. Сроки хранения штатного расписания значительно выше.

Штатное расписание может утверждаться как грифом «Утверждаю», так и приказом. Если утверждение осуществляется на основании приказа, то это должен быть приказ по основной деятельности со следующими сроками хранения согласно подп.21.1 п.21 и п.33 Перечня № 140:

1) в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, - постоянно;

2) в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет;

- в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей - 30 лет.

Ошибка 8. Неверное указание должности в штатном расписании

Наниматель при оформлении должности предусмотрел должность «ведущий экономист 1-й квалификационной категории планово-экономического отдела».

Соответствует ли наименование законодательству?

Нет. В данном случае не предусматривается квалификационная категория.

Наименования должностей служащих следует устанавливать в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих, который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности (п.3 ч.2 ст.19 ТК).

По должностям служащих, образованных с применением производного наименования «ведущий», внутридолжностное квалификационное категорирование не устанавливается (ч.7 п.5 Общих положений ЕКСД).

Соответственно, если вводится должность именно ведущего экономиста, то это исключает присвоение квалификационной категории.

Ошибка 9. Отражение в штатном расписании непостоянных выплат

Наниматель при оформлении выплат в штатном расписании предусмотрел раздел, где сказано, что работникам выплачиваются квартальные и годовые премии в размере до 50 % оклада при наличии прибыли.

Обоснованно ли включение такого раздела в штатное расписание?

Нет, не обоснованно, так как данные выплаты не носят постоянный характер.

Несмотря на то, что формы, размеры и системы оплаты труда оплаты труда согласно ч.1 ст.63 ТК определяет наниматель, в штатном расписании не следует отражать премии, являющиеся вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности и выплачиваемые с установленной периодичностью (месяц, квартал). Это обусловлено тем, что их выплата не зависит напрямую от должности, а конкретный размер устанавливается от определенных показателей и наличия прибыли. Эту выплату логичнее предусматривать в Положении о премировании, коллективном договоре.

Ошибка 10. Невключение штатной единицы при временном переводе

Изначально в штатном расписании не предусмотрена профессия слесаря по ремонту автомобилей. Однако из-за поломки автобуса наниматель по согласованию с работником временно перевел водителя слесарем по ремонту автомобилей 5-го разряда. Водитель уже проходил обучение по профессии «слесарь по ремонту автомобилей 5-го разряда». Дополнения в штатное расписание не вносили.

Соблюдены ли требования законодательства?

Нет, необходимо временно внести в штатное расписание штатную единицу «слесарь по ремонту автомобилей 5-го разряда».

Под временным переводом (за исключением перевода в другую местность и к другому нанимателю) подразумевается временный перевод на другую работу, то есть для выполнения другой трудовой функции, не предусмотренной основным трудовым договором (контрактом). Трудовая функция работника, которая закрепляется в трудовом договоре (контракте), представляет собой работу по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии в том числе со штатным расписанием (абз.16 ч.1 ст.1, п.3 ч.2 ст.19 ТК).

Таким образом, наниматель независимо от организационно-правовой формы и формы собственности обязан иметь штатное расписание, если он использует наемный труд.

Поручение работы, если она не предусмотрена штатным расписанием и трудовым договором (контрактом), выходит за рамки трудовых отношений.

Ошибка 11. Отражение в контракте оклада ниже, чем в штатном расписании

При приеме на работу работника без опыта работы наниматель принял решение с целью проверки работника установить ему в контракте оклад в размере 1 000,00 руб., несмотря на то, что штатным расписанием предусмотрен оклад 1 400,00 руб.

Соблюдены ли требования законодательства?

Нет, оклад работника согласно контракту должен соответствовать штатному расписанию.

Заработная плата - вознаграждение за труд, которое наниматель обязан выплатить работнику за выполненную работу в зависимости от ее сложности, количества, качества, условий труда и квалификации работника с учетом фактически отработанного времени, а также за периоды, включаемые в рабочее время (ч.1 ст.57 ТК).

Таким образом, законодательством о труде определено, что условия оплаты труда работника устанавливаются заключенным с ним трудовым договором (контрактом) и локальным правовым актом, в котором определены порядок начисления и выплаты составляющих заработной платы. При этом условия трудового договора (контракта) не должны ухудшать положение работника по сравнению с ЛПА, к которым относится в том числе и штатное расписание.

Отдельные условия трудового договора признаются недействительными, если они ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением, иными локальными правовыми актами (п.1 ч.1 ст.23 ТК).

Если наниматель хочет проверить профессиональные качества работника, то законодательство предоставляет ему право установить при приеме на работу предварительное испытание сроком до 3 месяцев в соответствии со ст.28 ТК. При этом предварительное испытание не должно отражаться на уровне заработной платы.