Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
АКТЫ: СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ
Понятие, виды актов
Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п.111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).
Акт является справочно-информационным документом, при составлении которого необходимо руководствоваться:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
• Инструкцией по делопроизводству;
• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41. |
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки.
Так, формы коммерческих актов установлены:
• Правилами составления актов при перевозках грузов железнодорожным транспортом общего пользования, утвержденными постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.03.2008 № 40;
• Правилами перевозок грузов внутренним водным транспортом, утвержденными постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.01.2005 № 3, и др.
Коммерческий акт заполняется четким, разборчивым почерком или машинописным способом без помарок, подчисток и исправлений. Все дополнения или исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и скреплены подписями лиц, участвующих в его составлении.
Порядок оформления
Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителем организации.
Акты оформляются на общем или специальном бланке, с угловым вариантом расположения реквизитов, флаговым способом, если являются внутренними документами организации.
Ниже рассмотрены состав и правила оформления, которые используются при составлении акта, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Состав реквизитов акта при его заполнении
| Реквизит | Пояснение | Норма |
| Государственный герб Республики Беларусь | Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь | Пункт 7.1 СТБ 6.38-2016; Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»; Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»; Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 |
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | Условное символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке; размещается на бланках по усмотрению организации. Располагается на бланках на левом поле, на уровне реквизита «Наименование организации», если на бланке имеется Государственный герб Республики Беларусь |
Закон Республики Беларусь от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»; п.7.2 СТБ 6.38-2016 |
| Код организации | Органы государственной власти и управления проставляют код организации по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60 (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 28.04.2003 № 22 (ОКЮЛП). Обратите внимание! Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП определяется организацией |
Пункт 7.3 СТБ 6.38-2016 |
| Код документа | Проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10. Обратите внимание! Необходимость проставления кода документа определяется организацией |
Пункт 7.4 СТБ 6.38-2016 |
| Наименование вышестоящей организации | Указывается при наличии вышестоящей организации ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе или положении о ней | Пункт 7.5 СТБ 6.38-2016 |
| Наименование организации | Указывается в точном соответствии с уставом организации (положением о ней). Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней). Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки | Пункт 7.6 СТБ 6.38-2016 |
| Название вида документа | Название «АКТ» указывается только в специальных бланках, оформляется прописными буквами без разрядки. Обратите внимание! При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках |
Пункт 7.10 СТБ 6.38-2016 |
| Дата документа | Один из основных реквизитов документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Оформляется цифровым (дд.мм.гг - 00.00.0000) и буквенно-цифровым («__» _______ 20__ г.) способами |
Пункт 7.11 СТБ 6.38-2016; п.113 Инструкции по делопроизводству |
| Регистрационный индекс | Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, и другими условными обозначениями. Как правило, порядковые номера на актах проставляются с начала года в возрастающей последовательности |
Пункт 7.12 СТБ 6.38-2016 |
| Место составления или издания документа | Указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс». Данный реквизит пишется с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения (например, г. Минск) |
Пункт 7.14 СТБ 6.38-2016; Закон Республики Беларусь от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь» |
| Гриф ограничения доступа к документу | Располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». Проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию, состоит из слова (грифа): - «Особой важности», «Совершенно секретно»: на носителях государственной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Секретно»: на носителях служебной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для физических лиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) - на документах владельца коммерческой тайны |
Пункт 7.15 СТБ 6.38-2016; Закон Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»; Закон Республики Беларусь от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах» |
| Гриф утверждения | Помещается в правом верхнем углу первого листа документа, утверждается руководителем и состоит из: - слова «УТВЕРЖДАЮ» - наименования должности лица, утвердившего документ; - его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения |
Пункт 7.17 СТБ 6.38-2016 |
| Заголовок к тексту | Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (О чем?), например: О несчастном случае, О выделении документов к уничтожению, или в родительном падеже (чего?), например: списания имущества | Пункт 112 Инструкции по делопроизводству |
| Текст | Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта перечисляются: - основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта); - состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения. Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля листа документа. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения. В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью |
Пункт 114 Инструкции по делопроизводству |
| Отметка о наличии приложения | Данная отметка располагается ниже текста документа и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие | Пункт 7.21 СТБ 6.38-2016 |
| Подпись | Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности |
Пункты 115, 117 Инструкции по делопроизводству |
 |
Справочно Акт о списании имущества (при инвентаризации) (пример) см. здесь. |
23.04.2018
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»