Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Акты: состав реквизитов и порядок оформления
18.02.2022
Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).
В материале автор пояснил:
Что такое акты, их виды
Акт - справочно-информационный документ.
Поскольку акты применяются в различных сферах, то единой, универсальной формы этого документа не существует, а оформление в каждом конкретном случае имеет свои особенности.
 |
Справочно Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п.111 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
Для некоторых видов актов НПА и методическими документами могут предъявляться специфические требования к их составлению и оформлению либо устанавливаться унифицированные формы, не подлежащие изменению. Например:
• акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) - приложение 6 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;
• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 17 к Инструкции по делопроизводству);
• акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение (приложение 31 к Правилам № 143) и др.;
• акт об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины (Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41);
• акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания (УСОРД).
Если для акта предусмотрена форма, утвержденная НПА, либо унифицированная форма, она используется при его составлении.
В ином случае такой документ может составляться с соблюдением общих норм составления и оформления документов, приведенных в:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;
• Инструкции по делопроизводству.
Как оформлять акт
Акты составляются, как правило, комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителем организации.
Акты оформляются на чистом листе бумаги формата А 4 либо на общем бланке.
 |
Подробнее о бланках см. здесь. |
Состав реквизитов акта при его заполнении
| Реквизит | Пояснение | Норма НПА |
| Наименование вышестоящей организации | Указывается при наличии вышестоящей организации ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе или положении о ней | Пункт 7.5 СТБ 6.38-2016; п.40 Инструкции по делопроизводству |
| Наименование организации | Указывается в точном соответствии с уставом организации (положением о ней). Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в уставе организации (положении о ней). Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки | Пункт 7.6 СТБ 6.38-2016; п.41 Инструкции по делопроизводству |
| Название вида документа | Название «АКТ» указывается только в специальных бланках, оформляется прописными буквами без разрядки. Обратите внимание! При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках |
Пункт 7.10 СТБ 6.38-2016; п.45 Инструкции по делопроизводству |
| Дата документа | Один из основных реквизитов документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Оформляется цифровым (дд.мм.гг - 00.00.0000) и буквенно-цифровым («__» _______ 20__ г.) способами |
Пункт 7.11 СТБ 6.38-2016; п.113 Инструкции по делопроизводству |
| Регистрационный индекс | Состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, и другими условными обозначениями. Как правило, порядковые номера на актах проставляются с начала года в возрастающей последовательности |
Пункт 7.12 СТБ 6.38-2016; п.47 Инструкции по делопроизводству |
| Место составления или издания документа | Указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс». Реквизит пишется с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения (например, г. Минск) |
Пункт 7.14 СТБ 6.38-2016; Закон от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь» |
| Заголовок к тексту | Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (о чем?), например: о несчастном случае, о выделении документов к уничтожению, или в родительном падеже (чего?), например: списания имущества | Пункт 112 Инструкции по делопроизводству |
| Текст | Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта перечисляются: - основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта); - состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения. Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля листа документа. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения. В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью |
Пункт 114 Инструкции по делопроизводству |
| Отметка о наличии приложения (если оно имеется) | Отметка располагается ниже текста документа и включает в себя слово «Приложение» и сведения о содержании приложения, количестве его листов и экземпляров. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы, после него ставится двоеточие | Пункт 7.21 СТБ 6.38-2016; п.56 Инструкции по делопроизводству |
| Подпись | Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности |
Пункты 115, 117 Инструкции по делопроизводству |
|
Дополнительные реквизиты | ||
|
Обратите внимание! Код документа проставляется только на тех актах, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки от 29.09.1995 № 10.От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2024 г. действует ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75. Комментарий см. здесь | ||
| Код организации | Органы государственной власти и управления проставляют код организации по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утв. постановлением Госстандарта от 30.12.2014 № 60 (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки от 28.04.2003 № 22 (ОКЮЛП). Обратите внимание! Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП определяется организацией |
Пункт 7.3 СТБ 6.38-2016; п.38 Инструкции по делопроизводству |
| Гриф ограничения доступа к документу | Располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». Проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию, состоит из слова (грифа): - «Особой важности», «Совершенно секретно»: на носителях государственной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Секретно»: на носителях служебной тайны и (или) сопроводительной документации к ним; - «Для служебного пользования»: на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения; - «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для физических лиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) - на документах владельца коммерческой тайны |
Пункт 7.15 СТБ 6.38-2016; Закон от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»; Закон от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах»; Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783 |
| Гриф утверждения | Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Помещается в правом верхнем углу первого листа документа, утверждается руководителем и состоит из: - слова «УТВЕРЖДАЮ» - наименования должности лица, утвердившего документ; - его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения. Обратите внимание! Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (п.52 Инструкции по делопроизводству) |
Пункт 7.17 СТБ 6.38-2016; пп.52, 116 Инструкции по делопроизводству |
| Гриф согласования | Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из: - слова «СОГЛАСОВАНО»; - наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); - собственноручной подписи; - ее расшифровки и даты |
Подпункт 7.24 п.7 СТБ 6.38-2016; п.60 Инструкции по делопроизводству |
| Печать (при ее использовании) |
Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).Печати организаций подразделяются на: - гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь); - простые. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ |
Подпункт 7.26 п.7 СТБ 6.38-2016; п.62 Инструкции по делопроизводству; Закон от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» |
|
|
Дополнительно по теме • Акт в делопроизводстве и архивном деле: каталог форм. |