Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛЬБОМ И ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

В законодательстве не содержится прямой обязанности организации разрабатывать табель или альбом форм документов. Однако для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации (п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Унификация состава и форм документов

Не рекомендуется использовать документы, составленные в произвольной форме, а также размещенные в свободном доступе в Интернете, так как в результате такого «неупорядоченного» документообразования создается значительное число документов, не соответствующих как функциям, выполняемым самими документами, так и требованиям действующего законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела, предъявляемым к их составлению и оформлению.

При проектировании форм документов следует руководствоваться государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Главное условие сокращения объема используемых документов - упорядочение документообразования. Одним из наиболее эффективных методов сокращения видового разнообразия документов, создаваемых в организации, является унификация и стандартизация управленческих документов, определение видов документов, необходимых для документального оформления конкретных управленческих функций.

В результате унификации из состава документов исключаются формы, не вызванные действительными потребностями управления, благодаря чему он может быть значительно сокращен.

Справочно Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных ситуаций, разработка единых форм и правил их составления. Результатом унификации документов организации становятся унифицированные формы документов.

Обратите внимание! Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для данной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Справочно Рекомендуем воспользоваться подборкой «Оформление документов в организации».

Табель форм документов

Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Справочно Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов предназначен:

• для оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином документе, обязательном для исполнения в рамках данной организации;

• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов организации;

• унификации форм документов организации.

Рекомендуем разрабатывать табель параллельно с альбомом форм документов, так как именно в альбом нужно будет внести формы документов, указанные в табеле.

Альбом форм документов

Альбом форм документов является логическим продолжением табеля. Он представляет собой сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования всех направлений деятельности организации.

Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации, которая подразумевает:

• определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

• установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

• унификацию текста документа.

Применение табеля и альбома форм документов в деятельности организации обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

• формирование оптимального (необходимого и достаточного) состава форм документов, применяемых в деятельности организации;

• юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

• оперативность реализации управленческих функций организации;

• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Если в организации нет кадровой службы (отдела), то к разработке табеля и альбома, помимо специалиста по кадрам, можно подключить юриста, бухгалтера, работников структурных подразделений, знающих специфику деятельности организации и состав документации, образующейся в их деятельности, а также специалистов сторонних организаций, например, по договору подряда.

Обратите внимание! Готовые табель и альбом форм документов необходимо согласовать и утвердить любым из способов: 1) проставление грифа утверждения; 2) издание приказа, которым будут утверждены табель и альбом.

Утвержденные табель и альбом необходимо довести до сведения работников организации, которые в дальнейшем будут использовать документы.

В течение календарного года в альбом и табель форм документов могут вноситься изменения и дополнения, которые также требуют утверждения и согласования (по необходимости).

Разработка табеля и альбома форм документов займет немало времени, но в дальнейшем позволит значительно сэкономить его при возникновении стандартных управленческих ситуаций, для которых уже заранее будут разработаны как схемы прохождения документов, так и формы закрепления управленческих действий.

Грамотно разработанные и внедренные «корпоративные стандарты» повышают эффективность деятельности организации за счет:

• рационализации деятельности (снижения трудоемкости);

• снижения временных затрат на однотипные операции, что позволяет уделять больше времени на решение нестандартных, творческих задач;

• создания предпосылок для успешной автоматизации за счет заранее подготовленных удобных для организации форм и схем прохождения документов.

Справочно Образец табеля, построенного по функциональному принципу, можно найти здесь.

28.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года