Материал помещен в архив

АЛЬБОМ И ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Законодательство не содержит прямой обязанности организации разрабатывать табель или альбом форм документов.

Однако для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации (части первая и вторая п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Унификация состава и форм документов

При проектировании форм документов следует руководствоваться СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Справочно Унифицированные формы документов - формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке (часть первая ст.17 Инструкции).

Не рекомендуется использовать документы, составленные в произвольной форме, а также размещенные в свободном доступе в Интернете, так как в результате такого «неупорядоченного» документообразования создается много документов, не соответствующих функциям, выполняемым самими документами, и требованиям законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела, предъявляемым к их составлению и оформлению.

Табель унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов включаются в табель унифицированных форм документов организации.

Справочно Табель унифицированных форм документов организации (далее - табель) - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (часть вторая ст.17 Инструкции).

Табель утверждает руководитель организации.

Разработку, ведение и контроль за применением табеля осуществляет служба документационного обеспечения управления.

Справочно Пример приказа о разработке табеля унифицированных форм документов см. здесь.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке.

Справочно Форма табеля унифицированных форм документов приведена в приложении 1 Инструкции.

При необходимости табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.

При разработке табеля реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с Инструкцией.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Целесообразно разрабатывать табель параллельно с альбомом форм документов, так как именно в альбом нужно будет внести формы документов, указанные в табеле.

Справочно См. пример табеля, построенного по функциональному принципу.

Альбом унифицированных форм документов

Альбом является логическим продолжением табеля. Он представляет собой сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования всех направлений деятельности организации.

Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации, которая подразумевает:

• определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

• установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

• унификацию текста документа.

Если в организации нет кадровой службы (отдела), то к разработке табеля и альбома, помимо специалиста по кадрам, можно привлечь юриста, бухгалтера, работников структурных подразделений, знающих специфику деятельности организации и состав документации, образующейся в их деятельности, а также специалистов сторонних организаций, например, по договору подряда.

Готовый альбом унифицированных форм документов необходимо согласовать и утвердить любым из способов:

1) проставить гриф утверждения;

2) издать приказ, которым будут утверждены табель и альбом.

Утвержденные табель и альбом необходимо довести до сведения работников организации, которые в дальнейшем будут использовать эти документы.

В течение календарного года в альбом и табель унифицированных форм документов могут вноситься изменения и дополнения, которые также требуют утверждения и согласования.

17.04.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота