АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ИЗМЕНЕНИЮ ФАМИЛИИ РАБОТНИКА

Законодательством установлена процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку в случае изменения работником фамилии. Что касается внесения изменений в другие учетные документы работника, то в настоящий момент действующее законодательство не предусматривает четкой их процедуры.

Так как же правильно оформить учетные документы при смене фамилии работника, не нарушив законодательства?

Итак, при смене фамилии работника необходимо внести изменения в следующие документы:

• трудовую книжку;

• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• документы личного дела;

• трудовой договор (контракт);

• личную карточку и др.

Последовательность действий кадровой службы при изменении фамилии работника представим в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Подача работником заявления об изменении фамилии.

Работник должен подать нанимателю заявление об изменении фамилии в учетной и иной документации. К заявлению прилагаются копии следующих документов: паспорта на новую фамилию, свидетельства о регистрации брака или иного документа, подтверждающего изменение фамилии.

Образец заявления работника об изменении фамилии

В связи со вступлением в брак и переменой фамилии прошу изменить в учетных и иных документах фамилию «Шупило» на фамилию «Ясная». Копии свидетельства о регистрации брака и паспорта на новую фамилию прилагаю.

Шаг 2. Издание приказа на основании заявления работника.

На практике возникает вопрос о датировании данного приказа, поскольку в свидетельстве о регистрации брака указывается дата регистрации брака, а новый паспорт выдается только через несколько недель. По мнению автора, изменения необходимо оформлять только тогда, когда работник получил новый паспорт, так как в большинство учетных и иных официальных документов изменения вносятся на основании нового паспорта.

Образец приказа об изменении фамилии работника

Общество с ограниченной ответственностью «ВКЛ»
(ООО «ВКЛ»)

ПРИКАЗ

24.01.2014 № 125-к

г.Минск

Об изменении фамилии

ИЗМЕНИТЬ:

В учетных и иных официальных документах ООО «ВКЛ» фамилию Шупило Юлии Витальевны, юрисконсульта юридической службы, на фамилию Ясная с 24.01.2014.

Копию (выписку) приказа необходимо включить в личное дело работника (абзац 5 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).

Шаг 3. Внесение изменения в трудовую книжку работника.

Внесение изменений в трудовую книжку производится в порядке, предусмотренном п.38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.38 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Изменения записей о фамилии в трудовой книжке осуществляются нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. На практике у кадровых работников при изменении фамилии работника в связи со вступлением в брак возникает вопрос о том, на какой документ все же стоит ссылаться в данном случае: на свидетельство о заключении брака либо на паспорт с измененной фамилией? По мнению автора, в таком случае необходимо ссылаться на свидетельство о заключении брака.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная.

Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Также фамилия работника изменяется в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого старая фамилия зачеркивается или заключается в скобки и над ней пишется новая.

Шаг 4. Внесение изменения в личное дело работника.

Внесение изменений в документы личного дела производится на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Помимо включения копии (выписки) приказа об изменении фамилии необходимо:

• на обложке личного дела прежнюю фамилию заключить в скобки, а новую записать над ней;

• произвести соответствующую запись в подп.2.4 п.2 дополнения к личному листку по учету кадров.

Шаг 5. Внесение изменения в личную карточку работника.

В настоящее время форму и порядок заполнения личной карточки работника (ранее - личная карточка формы Т-2) определяет наниматель. Это значит, что и порядок внесения изменения фамилии осуществляется по усмотрению нанимателя (как правило, старая фамилия зачеркивается либо заключается в скобки, а над ней указывается новая).

Шаг 6. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

На практике возникают споры о том, нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) в связи с изменением фамилии работника. Как считает автор, это необходимо сделать на основании изданного приказа об изменении фамилии.

Образец дополнительного соглашения к трудовому контракту в связи с изменением фамилии работника

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3
к трудовому контракту
от 15.03.2011 № 325

Общество с ограниченной ответственностью «ВКЛ» в лице директора Гирина Олега Владимировича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Наниматель, с одной стороны и Шупило Юлия Витальевна, юрисконсульт юридической службы, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение о внесении в трудовой контракт от 15.03.2011 № 325 следующих изменений:

1. По тексту контракта заменить фамилию работника «Шупило» на фамилию «Ясная».

2. Условия трудового контракта, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового контракта от 15.03.2011 № 325, составлено в двух экземплярах равной юридической силы, один из которых хранится у Работника, второй - у Нанимателя, и вступает в силу с 24.01.2014.

Шаг 7. Получение нового свидетельства государственного социального страхования.

Для получения нового свидетельства государственного социального страхования необходимо в орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ представить анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю или в представительство (филиал) Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» (далее - «Белгосстрах») документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п.14 постановления Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 «Об утверждении Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 марта 2019 г. следует применять п.14 Правил № 837 с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 22.03.2019 № 187. С 7 июня 2018 г. следует применять форму ПУ-1 с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2018 № 396.

Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) «Белгосстраха» для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).

20.02.2014

Жанна Герман, юрист