Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм действий по приведению в порядок кадровой документации

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

29.11.2022

Ситуация Работник кадровой службы приходит на новое место работы, предыдущий работник уволился и не передал дела. Документы по кадровому учету не систематизированы. Наниматель просит проверить состояние документов, разобрать архив, уничтожить ненужную документацию.

Как действовать в этой ситуации? Ответ - в алгоритме.

Шаг 1. Проверьте наличие учетных документов (номенклатуру дел, описи дел)

Проведите проверку наличия дел в целях установления соответствия фактического количества имеющихся дел их количеству, числящемуся по описям и номенклатуре дел.

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч.4 п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.190 Инструкции № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Номенклатура дел кадровой службы - раздел сводной номенклатуры дел организации.

Описи составляются ежегодно на все дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, образующихся в деятельности кадровой службы организации, или при значительном объеме дел отдельно на личные дела уволенных работников.

Опись дел помогает ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах.

При наличии номенклатуры дел и описей дел документы необходимо сгруппировать в соответствии с ними, а также проверить наличие дел.

Если обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с требованиями гл.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Шаг 2. Классифицируйте документы в соответствии с заголовком дела и датой

Документы, на которые не составлена учетная документация, необходимо:

1) систематизировать по номинальному и хронологическому признакам;

2) определить сроки хранения этих документов.

Перечнем № 140 установлены сроки хранения документов, которые обязательны к соблюдению всеми организациями независимо от формы собственности. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов или госархивами (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4).

В зависимости от сроков хранения документы подлежат:

• включению в опись и последующей передаче в архив организации;

• включению в акт о выделении к уничтожению документов и дел и последующей утилизации;

• оперативному хранению в кадровой службе.

Шаг 3. Передайте в архив организации дела, подлежащие архивному хранению

В ходе проверки можно выявить документы, которые не были сданы в архив организации. В этом случае необходимо составить опись кадровой службы. Она составляется как на все документы кадровой службы, так и отдельно на личные дела (при их большом количестве).

Так, опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции № 4).

Это означает, что личные дела работников, уволенных в 2022 году, в течение 2023 года подлежат оформлению в кадровой службе, в течение 2024 года должны быть переданы в архив организации. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства).

В опись включаются дела, прошедшие полное оформление, которое предусматривает:

• систематизацию документов в деле (не более 4 см; расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров, переписки - запрос-ответ);

• удаление металлических предметов, изъятие факсов;

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу карандашом);

• составление листа-заверителя дела;

• переплет дела;

• оформление обложки дела (п.183 Инструкции № 4).

Формы документов • Фрагмент описи дел по личному составу (отдел кадров) (пример).

Шаг 4. Уничтожьте документы, не подлежащие хранению

Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, установлен гл.16 Инструкции № 4.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться только на дела кадровой службы. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

Акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК) одновременно со сводными описями дел, результаты рассмотрения отражаются в протоколе заседания ЭК (ЦЭК) организации.

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обратите внимание! Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (ч.1 п.212 Инструкции № 4).

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне № 140 в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в госархивы (п.5 примечаний к Перечню № 140).

Шаг 5. Составьте номенклатуру дел (в случае ее отсутствия)

В случае отсутствия номенклатуры дел кадровой службы необходимо составить ее для учета документов и организации работы с ними в последующем.

Номенклатура дел на все дела организации составляется в каждой организации ежегодно службой документационного обеспечения управления (ДОУ) (управление делами, общим отделом, канцелярией и т. п.), а при ее отсутствии - лицом, ответственным за ДОУ, при участии архива на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Соответственно, подготовленную номенклатуру дел кадровой службы необходимо передать для дальнейшего согласования и утверждения руководителем организации. Номенклатура кадровой службы составляется по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4.

В нее включаются заголовки дел, которым присваивается индекс, сроки хранения дел, делаются определенные отметки, характеризующие включенные дела.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Использование номенклатуры дел в практике обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в кадровой службе.

Формы документов • Фрагмент номенклатуры дел коммерческой организации (отдела кадров) (пример).