Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ОТЗЫВА РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Ситуация Во время служебной командировки в пределах Республики Беларусь у работника возникла необходимость на 1 день вернуться в населенный пункт, где находится организация-наниматель, для выполнения государственных обязанностей. Затем он снова убыл в служебную командировку. Как правильно оформить данное прерывание командировки?

В рассматриваемой ситуации нанимателю необходимо отозвать работника из служебной командировки, а затем вновь его командировать. Датой начала новой командировки будет день, следующий за днем исполнения работником государственных обязанностей.

Отзыв работника из служебной командировки должен быть произведен с соблюдением следующих этапов:

Рассмотрим приведенный алгоритм подробнее.

Шаг 1. Фиксация необходимости отзыва из командировки

Как правило, необходимость отзыва работника из командировки отражается в докладной записке его непосредственного руководителя, подаваемой на имя нанимателя.

Справочно Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4)).

В отдельных случаях (болезнь, препятствующая выполнению служебного задания, необходимость отзыва из командировки по семейным обстоятельствам и т. д.) инициатива о досрочном окончании командировки может исходить от работника.

Докладная записка об отзыве из служебной командировки (пример)

Приказом от 08.12.2017 № 134-л специалист по продаже Масляков П.Д. командирован в г. Брест для проведения деловых переговоров с представителями ООО «АВС», ООО «Аванти», ОДО «Витязь» на период с 11.12.2017 по 20.12.2017.

Работник убыл в служебную командировку 11.12.2017.

13.12.2017 на телефон-факс отдела продаж ООО «Ларго» поступило уведомление военного комиссариата Советского района г. Минска о необходимости явки Маслякова П.Д. на однодневные военные сборы, проведение которых запланировано на 15.12.2017.

В связи с изложенным прошу отозвать специалиста по продаже Маслякова П.Д. из служебной командировки в г. Бресте.

Шаг 2. Получение согласия нанимателя на отзыв из командировки

Согласие нанимателя на отзыв из командировки подтверждается путем проставления соответствующей резолюции на докладной записке об отзыве из командировки.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (п.57 Инструкции № 4).

В резолюции на докладной записке об отзыве из командировки должны быть отражены сведения:

• о содержании поручения (к примеру, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника);

• лице, ответственном за подготовку соответствующего документа;

• сроках подготовки необходимого документа.

Шаг 3. Издание приказа об отзыве из командировки

Порядок оформления отзыва из командировки законодательством не установлен. Полагаем, что отзыв из командировки должен оформляться аналогичным документом, как и направление в командировку, то есть посредством издания соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя.

В указанном документе необходимо отразить:

• фамилию, имя, отчество и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;

• причину досрочного окончания командировки.

При оформлении приказа о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Справочно Срок хранения приказов о продолжительных командировках (более месяца) составляет 75 лет, для командировок меньшей продолжительности - 3 года (после проведения налоговой проверки) (подп.21.3, 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Срок хранения приказа об отзыве из командировки будет зависеть от длительности командировки, из которой отзывается работник.

Приказ об отзыве из служебной командировки (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Ларго»
(ООО «Ларго»)

ПРИКАЗ

13.12.2017 № 138-л

г. Минск

Об отзыве Маслякова П.Д.
из служебной командировки

В связи с необходимостью явки на однодневные военные сборы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. МАСЛЯКОВА Петра Дмитриевича, специалиста по продаже отдела продаж, отозвать из служебной командировки в г. Бресте 14.12.2017.

2. Специалисту по кадрам Веселовой М.В. известить Маслякова П.Д. об отзыве из служебной командировки.

3. Главному бухгалтеру Мироновой И.Л. по возвращении Маслякова П.Д. из служебной командировки произвести перерасчет командировочных расходов.

Шаг 4. Уведомление работника об отзыве из командировки и ознакомление его с приказом

Порядок и форма извещения работника об отзыве из командировки законодательством о труде не регламентированы. Содержание соответствующего приказа может быть доведено до сведения сотрудника письменно (к примеру, путем направления копии указанного документа на его электронную почту) либо устно, по телефону.

Личную подпись и дату ознакомления работник проставляет на приказе об отзыве из командировки, как правило, после возвращения.

Шаг 5. Получение от работника авансового отчета и неизрасходованных денежных средств

Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в том числе с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п.8 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь.

Справочно Сроки для представления отчета об израсходованных суммах и возврата в кассу неиспользованных денежных средств установлены п.35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107. Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Специальных сроков возврата оставшихся денег для такого случая законодательство не содержит. Значит, представить в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованный аванс работник должен в вышеназванные сроки.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться главой 6 «Выдача денежных средств под отчет» Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки (при его наличии);

• подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

• подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Справочно Работник независимо от того, куда он был командирован, может представить авансовый отчет лично на бумажном носителе или отправить его по почте, например, заказным письмом.

Шаг 6. Внесение сведений об отзыве из командировки в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме, приведенной в приложении 3 к Инструкции № 35, в том числе в электронном виде (часть пятая п.2 Инструкции № 35).

В данном журнале необходимо указать день фактического прибытия работника из командировки. С учетом того, что работник возвращается из командировки досрочно, в журнале целесообразно отразить также номер и дату приказа об отзыве.

22.12.2017

Светлана Семенихина, юрист