Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ, ЕСЛИ НАНИМАТЕЛЬ УТРАТИЛ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ РАБОТНИКА

Алгоритм действий нанимателя при утрате трудовой книжки зависит от того, по чьей вине она утеряна и при каких обстоятельствах. При утрате трудовой книжки нанимателем возможны два варианта действий в зависимости от обстоятельств ее утраты (см. схему).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться ч.4 п.64 Инструкции о трудовых книжках с учетом изменений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.11.2023 № 47.

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя (в отличие утраты по вине работника) наниматель не только содействует в получении документов, подтверждающих стаж работы работника, но и самостоятельно принимает для этого меры.

Алгоритм действий нанимателя при утрате трудовой книжки

Шаг 1. Фиксация факта отсутствия трудовой книжки

Отсутствие трудовой книжки (дубликата или вкладыша трудовой книжки) может быть обнаружено:

• по результатам приема-передачи трудовых книжек при смене ответственных за их ведение должностных лиц;

• при проверке контролирующими органами;

• при внутреннем аудите;

• при обращении работника с запросом о выдаче ему трудовой книжки, ее копии и т. п.

Как правило, пропажа обнаруживается при смене лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек.

Докладная записка об отсутствии трудовой книжки работника (пример)

При приеме на работу 06.03.2017 мне не была передана трудовая книжка Новик Ирины Николаевны. В связи с отсутствием ее на руках у работника, а также документов, проясняющих причину ее отсутствия в сейфе отдела кадров, прошу создать комиссию по установлению лица, виноватого в утрате трудовой книжки.

Так как специальных правил в отношении приема-передачи трудовых книжек не предусмотрено, то в данном случае применимы общие правила делопроизводства.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Справочно Воспользуйтесь примерной формой акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним с фиксацией факта отсутствия трудовой книжки.

Шаг 2. Создание комиссии для установления причин утери трудовой книжки

Создание комиссии целесообразно, если необходимо установить, по чьей вине пропала (была утрачена) трудовая книжка, и впоследствии:

• самостоятельно применить к виновному в ее утрате работнику дисциплинарное взыскание, например, выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволить);

• обосновать при проверке контролирующей организации, что в утрате трудовой книжки виновен конкретный работник (тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного работника, а не руководителя организации).

Справочно Пример приказа о создании комиссии по установлению лица, виновного в утрате трудовой книжки, можно найти здесь.

По результатам работы комиссии можно:

• оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял (допустил утрату) трудовую книжку;

• запросить объяснения причин утери трудовой книжки у работника, признанного виновным в таком нарушении, и т. п.

Шаг 3. Установление мест работы работника, предшествующих поступлению на работу к данному нанимателю

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки (часть четвертая п.64 Инструкции о трудовых книжках).

Это означает, что нанимателю следует самостоятельно делать запросы другим нанимателям, у которых работник работал до него.

Если у нанимателя есть копия трудовой книжки, то нет необходимости уточнять у работника предыдущие места его работы. В ином случае для ускорения получения документов, подтверждающих стаж работника, целесообразно первоначально запросить у работника сведения о предыдущих его нанимателях и т. п.

Справочно Пример письма-запроса работнику о представлении сведений о предыдущих местах работы можно найти здесь.

Если работник не может вспомнить все предыдущие места работы, можно сделать запрос в территориальные органы ФСЗН.

Справочно Данные о стаже работы после 1 января 2003 г. подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, а до указанной даты - документами, выдаваемыми работодателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими соответствующие сведения (п.2 Положения № 777).

Шаг 4. Оформление запроса о подтверждении стажа работы работника у предыдущих нанимателей

Данный шаг в некоторой степени похож на действия нанимателя, предпринимаемые при сборе документов при выходе работника на пенсию.

Так, уполномоченное (ответственное) должностное лицо нанимателя обращается с соответствующими письменными запросами на предприятие, в учреждения, организации, колхозы, кооперативы и иные субъекты хозяйствования, где работал до этого работник, чтобы получить справку о периоде работы, службы по форме согласно приложению 2 к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 (далее - справка о периоде работы, службы).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 августа 2024 г. следует руководствоваться справкой о периоде работы, службы в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 15.07.2024 № 53.

Обратите внимание! В случае реорганизации организации документы выдаются ее правопреемником, а при полной ликвидации - территориальными (городскими или районными) архивами (часть седьмая ст.13 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.12 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Запрос о периоде трудовой деятельности (пример)

О представлении информации о периоде трудовой деятельности

Просим Вас представить справку о трудовом стаже Новик Ирины Николаевны, 1966 г. р., которая предположительно работала в ООО «Лувр» бухгалтером в период 2000-2010 г.

Справка необходима для подтверждения стажа работы и оформления дубликата трудовой книжки.

Следует отметить, что возложение на нанимателя обязанности по самостоятельному принятию мер для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, никак не ограничивает право работника на принятие аналогичных мер.

Так, по просьбе работника, в том числе уволенного, наниматель обязан выдать необходимые ему документы о работе, предусмотренные законодательством, не позднее чем в пятидневный срок (ст.51 Трудового кодекса Республики Беларусь). В некоторых случаях это может ускорить срок восстановления трудового стажа работника.

Дубликат трудовой книжки может быть оформлен не только на основании справки о периоде работы, службы, но и на основании копии трудовой книжки (п.69 Инструкции о трудовых книжках), копии приказа (распоряжения) нанимателя (пп.14, 69 Инструкции о трудовых книжках).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2017 г. на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.08.2017 № 41 часть первая п.69 Инструкции о трудовых книжках изложена в новой редакции: «Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами 2-6 настоящей Инструкции».

Шаг 5. Оформление и выдача дубликата трудовой книжки

Для оформления дубликата используется чистый бланк трудовой книжки (вкладыша к ней). При оформлении дубликата необходимо соблюдать общие правила, предусмотренные для заполнения трудовых книжек (часть первая п.69 Инструкции о трудовых книжках).

Справочно Подробно о заполнении дубликата см. материалы: • «Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней)»; • «Оформление записей в разделе "Сведения о работе" дубликата трудовой книжки (пример)».

Учет дубликата трудовой книжки ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним на основании п.79 Инструкции о трудовых книжках.

Инструкция о трудовых книжках не регулирует, как оформлять утрату трудовой книжки и выдачу вместо утраченной дубликата. В данной ситуации можно сделать соответствующие записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справочно Пример книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в части учета дубликата можно найти здесь.

Шаг 6. Возврат работнику документов о стаже, которые ему принадлежат

Документы, подтверждающие стаж работы (службы), после внесения сведений не хранятся у нанимателя, а возвращаются их владельцу, то есть работнику (часть вторая п.69 Инструкции о трудовых книжках).

Примечание 1. Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 (далее - Положение № 777).

Примечание 2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция о трудовых книжках).

24.03.2017

Владимир Самосейко, юрист