Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ В ПРЕДЕЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Правовое регулирование порядка и условий направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь

Вопросы направления работников в служебные командировки регулируют:

• Трудовой кодекс РБ (далее - ТК);

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 октября 2013 г. следует руководствоваться Инструкцией № 35 с изменениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 17.09.2013 № 62;

• приказ Минпрома РБ от 22.05.2007 № 354 «О порядке направления в служебные командировки»;

• приказ Мининформа РБ от 14.12.2006 № 175 «О порядке направления в служебные командировки в пределах Республики Беларусь» и др.

Определение служебной командировки, ее признаки и отличия

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст.91 ТК).

Несмотря на то, что нормы о служебных командировках помещены в главу 9 «Гарантии и компенсации» ТК, полагаем, что командировка - это, в первую очередь, разновидность исполнения трудовых обязанностей (что и следует из определения служебной командировки).

Признаки служебной командировки приведены в таблице 1.

Срок командировки

По общему правилу срок служебной командировки неограничен.

Предельные сроки служебной командировки предусмотрены только для отдельных видов командирования (таблица 3).

Начальный пункт командировки

Один из основных признаков служебной командировки - выполнение служебного задания вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы служит место расположения нанимателя (город, городской поселок, агрогородок и др.), с которым работник состоит в трудовых отношениях.

Если структурное подразделение (филиал, участок и др.) организации находится в другой местности, местом постоянной работы считается структурное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Если приказом или по распоряжению нанимателя работник направляется в структурное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, и по условиям сообщения и характеру работы он не может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то выполнение служебного задания должно считаться служебной командировкой.

Служебная командировка и иные схожие правовые конструкции

Отличие служебной командировки от временного перевода в другую местность

В таблице 4 рассмотрены основные отличия служебной командировки от временного перевода в другую местность.

Отличие служебной командировки от служебной поездки

Согласно ст.91 ТК не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Порядок оплаты таких служебных поездок регулируется, в частности, Положением об условиях, порядке и размерах выплаты надбавок за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 763.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 августа 2014 г. вместо Положения № 763 действует Инструкция о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 25.07.2014 № 70.

Служебная командировка является одной из форм выполнения работ в другой местности (таблица 5).

Выделяют следующие виды служебных поездок:

• подвижной характер работы;

• разъездной характер работы;

• постоянная работа в пути;

• производство работ вахтовым методом;

• работа в полевых условиях.

Однако по своей природе и порядку оформления они существенно отличаются от служебных командировок.

В таблице 6 данные отличия приведены на примере разъездного характера работы.

Отличия командировки от поездки исполнителей по гражданско-правовым договорам приведены в таблице 7, а в таблице 8 - отличия служебной командировки от направления на повышение квалификации, переподготовку в другую местность.

Ограничения при направлении работников в служебные командировки

Согласно части первой ст.263 ТК запрещается направлять в служебную командировку:

• беременных женщин;

• женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Направление в служебную командировку возможно только с письменного согласия:

• женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) (часть третья ст.263 ТК);

• работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) (часть шестая ст.271 ТК);

• инвалидов (часть шестая ст.287 ТК);

• работника при направлении его в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней (часть вторая ст.94 ТК).

Направление в служебную командировку совместителей допускается в свободное от основной работы время при наличии письменного согласия с основного места работы (п.3 Инструкции № 35).

Режим рабочего времени и времени отдыха командированного работника

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник (ст.137 ТК), т.е. работает в те дни, которые считаются рабочими у нанимателя, к которому он направлен.

Обратите внимание! Работнику, находящемуся в служебной командировке, командировочные расходы возмещаются за календарные дни (сутки), а средний заработок - за рабочие дни по графику работы.

Режим работы в день прибытия из командировки или в день убытия в командировку

Вопрос о явке на работу в день отъезда и приезда решается по договоренности с руководителем организации, поэтому данный момент целесообразно оговаривать в приказе о направлении в служебную командировку. При этом стороны могут оговорить также время начала и (или) время окончания работы в день командировки (например, в зависимости от времени прибытия или убытия командированного работника) (часть четвертая ст.94 ТК).

В случае явки на работу (за отработанное время) в такой командировочный день работнику на постоянном месте работы оплата не производится, поскольку в соответствии с законодательством за время нахождения в служебной командировке (рабочий день по графику постоянного места работы) работнику сохраняется средний заработок.

В данной ситуации работнику также не предоставляется другой день отдыха, так как работник не привлекался к работе в свой выходной день. В табеле учета рабочего времени такой день отражается как день командировки на основании локальных нормативных правовых актов, действующих у нанимателя.

Работник специально командирован нанимателем в свой выходной день

В отличие от обычного привлечения работника к работе в свой выходной день (ст.146 ТК) работнику, специально командированному для выполнения работы в свой выходной день или обязанному нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, согласно ст.137 ТК предоставляется только другой день отдыха без альтернативной возможности выбора повышенной оплаты труда по правилам ст.69 ТК (и вообще без повышенной оплаты труда) (т.е. для командированного работника не предусмотрена иная компенсация, чем предоставление другого дня отдыха).

При этом желательно в приказе о направлении в служебную командировку отразить информацию о конкретной дате предоставления работнику другого дня отдыха.

Действие ст.137 ТК распространяется на работников, направленных в служебные командировки как по территории Республики Беларусь, так и за границу.

Законодательством не предусмотрено предоставление других дней отдыха (отгулов) за иные выходные дни, т.е. за выходные дни, которые приходятся на период командировки и в которые работник не был специально направлен в командировку или был обязан нанимателем в этот выходной день выехать в служебную командировку. И такие дни, полагаем, учитываются в табеле учета рабочего времени как выходные (не как дни командировки).

Оплата труда за такой день (выходной день, в который работник был специально направлен в командировку или был обязан нанимателем в этот выходной день выехать в служебную командировку) не производится, так как согласно ст.92 ТК средний заработок работнику начисляется за дни, установленные рабочими по графику постоянного места работы (а такой день будет выходным днем по графику работы организации и работнику предоставляется компенсация в виде другого дня отдыха).

Оплата труда работника за месяц, в котором работнику предоставляется другой день отдыха взамен его выходного дня, производится исходя из полностью отработанной нормы рабочего времени в этом месяце, установленной в организации.

Алгоритм направления работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь

Требования к подготовке и оформлению документов для направления работника в служебную командировку определены:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Государственным стандартом Республики Беларусь «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004)», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69;

• Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

Сроки хранения документов закреплены в следующих правовых актах:

• Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень типовых документов № 82);

• Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень типовых документов № 38).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 августа 2012 г. взамен постановлений № 38 и № 82 принято постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, которым утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

В подсистему «Документация по оформлению командировок» УСОРД включены следующие унифицированные формы:

1) докладная записка о командировании;

2) приказ о командировании;

3) распоряжение о командировании.

Этап 1. Организационное и правовое обеспечение служебной командировки

Шаг 1. Определение на локальном уровне порядка направления в служебные командировки. Утверждаются также необходимые унифицированные бланки.

Шаг 2. Назначение работника, ответственного за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, и закрепление данной обязанности в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Согласно п.2 Инструкции № 35 приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35. Как правило, указанному работнику поручается работа по заполнению командировочных удостоверений, что также можно отразить в приказе.

Желательно, чтобы до возложения обязанности по ведению журнала учета работников, выбывающих в командировки, на конкретного работника, она была закреплена в его трудовом договоре и (или) должностной инструкции, так как в соответствии со ст.20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

В ином случае это будет изменение существенных условий труда с необходимостью соблюдения требований, предусмотренных ст.32 ТК.

Пример приказа о назначении работника, ответственного за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

30.12.2011 № 223

г.Минск

О назначении ответственного

лица за ведение журнала

учета работников,

выбывающих в командировки

На основании п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить специалиста отдела кадров Ягужинскую Е.А. ответственной за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, а также за оформление командировочных удостоверений.

2. В случае отсутствия специалиста по кадрам Ягужинской Е.А. (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.) ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, и оформление командировочных удостоверений возлагается на начальника отдела кадров Костюкову И.И.

Обратите внимание! Такой приказ имеет организационный характер и относится к категории приказов по основной деятельности.

Этап 2. Обоснование производственной необходимости служебной командировки

Руководитель организации принимает решение о направлении того или иного работника (работников) в командировку, как правило, в соответствии с планом или другим документом, обосновывающим ее необходимость.

Шаг 1. Инициализация направления работника в плановую или внеплановую служебную командировку.

Инициализация направления работника в плановую служебную командировку

Работники организации направляются в плановые командировки обычно на основании годового плана.

Инициализация направления работника во внеплановую служебную командировку

Направление работников во внеплановые командировки происходит на основании документов, определяющих необходимость командировки: докладной записки работника (его непосредственного руководителя), письменного вызова заинтересованного предприятия (организации, учреждения) и т.п.

Справочно Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству).

Докладная записка о командировании должна содержать сведения о сроках командирования, цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

Так как докладная записка - документ, на основании которого издается приказ (иной распорядительный документ) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п.224 Перечня типовых документов № 82).

Пример докладной записки о командировании

Согласно договору оказания консультационных услуг с ООО «Монтажспецстрой» (Беларусь, г.Витебск) от 16.01.2012 № 45 ООО «Версаль» оказывает консультационные услуги по монтажу несущих конструкций жилого дома в г.Витебске.

Общество с ограниченной ответственностью «Монтажспецстрой» получило разрешение на строительство жилого дома в г.Витебске и просит направить к ним нашего специалиста для оказания консультационных услуг.

Предлагаю направить в служебную командировку заместителя начальника строительного отдела Смыкова Андрея Николаевича на 10 дней с 14.02.2012 по 23.02.2012 как наиболее опытного специалиста в сфере монтажа несущих конструкций.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Монтажспецстрой».

Обратите внимание! Написание работником заявления о направлении его в служебную командировку вместо подготовки докладной записки будет нарушением правил делопроизводства.

Этап 3. Направление работника в служебную командировку

Шаг 1. Получение (при необходимости) согласия работника для направления его в служебную командировку.

Направление в служебную командировку женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет), возможно только с их письменного согласия (часть третья ст.263 ТК).

Заметим, что согласно части шестой ст.271 ТК работающие отцы, воспитывающие детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекуны (попечители) детей соответствующего возраста имеют право на гарантии, предоставляемые законодательством и коллективными договорами, соглашениями работающим женщинам-матерям, т.е. и на направление в служебную командировку с их письменного согласия.

В соответствии с частью шестой ст.287 ТК направление инвалидов в служебную командировку допускается только с их согласия.

В законодательстве не закреплена форма получения согласия работника. Такое согласие, например, возможно оформить либо собственноручной записью о согласии на предложении о командировании, на самом приказе (либо проекте) о командировании либо в форме заявления.

Пример предложения о направлении в служебную командировку
(с согласием работника на нем)

О направлении

в служебную командировку

Уважаемая Елена Алексеевна!

В связи с необходимостью проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте предлагаем Вам служебную командировку на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012.

Одновременно уведомляем, что согласно части третьей ст.263 Трудового кодекса РБ направление в служебную командировку женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет), возможно только с их письменного согласия.

Просим письменно выразить свое согласие или несогласие на направление в служебную командировку.

Отказ от направления в служебную командировку не является дисциплинарным нарушением.

(Решение работника по предложению о направлении в служебную командировку выражается им собственноручно).

Пример оформления согласия работника на направление в служебную командировку в форме заявления

С направлением в служебную командировку в г.Брест для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» с 28.02.2012 по 29.02.2012 согласна.

С правом на отказ от направления в служебную командировку ознакомлена.

Шаг 2. Установление работнику задания по служебной командировке.

Инструкцией № 35 не предусмотрено, что наниматель должен устанавливать работнику задание по командировке. Однако согласно ст.91 ТК работник должен по распоряжению нанимателя выполнить служебное задание. Поэтому для лучшего выполнения поставленной задачи нанимателю целесообразно установить командированному работнику задание по командировке.

Типовой формы задания по командировке законодательством не предусмотрено, поэтому организация может самостоятельно разработать его форму на основании требований, указанных в п.4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

Согласно Инструкции № 115 в задании по командировке должны быть указаны цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Например, в случае направления в служебную командировку за границу согласно Инструкции № 115 задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Пример служебного задания с кратким отчетом о его выполнении

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль») 

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ

13.02.2011 № 33

г.Минск 

для направления в командировку

в пределах Республики Беларусь

Шаг 3. Издание приказа о направлении работника (работников) в служебную командировку.

В соответствии со ст.93 ТК, п.2 Инструкции № 35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству). Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п.94 Инструкции по делопроизводству).

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от вида командировки: для внутриреспубликанских - 3 года (после проведения налоговой проверки), для длительных (более месяца) - 75 лет (ст.16.3, 16.4 Перечня типовых документов № 38).

Если приказом оформляется командирование одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы командируемого работника. Если одним приказом оформляется командирование 2 и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

Пример приказа о командировании одного работника
(цель командировки включена в распорядительную часть)

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.02.2012 № 149-л

г.Минск

О командировании Ивановой Е.А.

КОМАНДИРОВАТЬ:

ИВАНОВУ Елену Алексеевну, бухгалтера, в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012 для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Версаль».

Пример оформления приказа о командировании одного работника
(цель командировки включена в констатирующую часть)

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.02.2012 № 149-л

г.Минск

О командировании Ивановой Е.А.

Для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте

КОМАНДИРОВАТЬ:

ИВАНОВУ Елену Алексеевну, бухгалтера, в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Версаль».

Одним приказом может быть оформлено командирование 2 и более работников.

В таком случае текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При этом необходимо также учитывать цели их командирования.

При командировании 2 и более работников с разными целями при оформлении приказа цель командировки включается в состав его распорядительной части.

Пример приказа о командировании нескольких работников (разные цели командирования)

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.02.2012 № 45-л

г.Минск

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

1. ИВАНОВУ Елену Алексеевну, бухгалтера, в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012 для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Версаль».

2. СМЫКОВА Андрея Николаевича, заместителя начальника строительного отдела, в ООО «Монтажспецстрой» (г.Витебск) на 10 дней с 27.02.2012 по 07.03.2012 для оказания консультационных услуг по вопросу строительства.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Монтажспецстрой».

Когда несколько работников командируются с одной и той же целью, цель командировки логично вынести в констатирующую часть приказа.

Пример приказа о командировании нескольких работников
(одна цель командирования)

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.02.2011 № 151-л

г.Минск

О командировании

Для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте

КОМАНДИРОВАТЬ:

1. ИВАНОВУ Елену Алексеевну, бухгалтера, в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012.

2. ЛОСЕВУ Наталью Владиславовну, бухгалтера, в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Версаль».

Структура текста приказа о командировании может быть изменена и при необходимости командирования большой группы работников с одной целью в один и тот же пункт назначения в одни и те же сроки.

Пример оформления приказа о командировании большой группы работников
(одна цель командирования)

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

27.02.2012 № 152-л

г.Минск

О командировании

Для проведения финансового аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте

КОМАНДИРОВАТЬ:

в филиал ООО «Версаль» в г.Бресте на 2 дня с 28.02.2012 по 29.02.2012

1. ИВАНОВУ Елену Алексеевну, бухгалтера.

2. ЛОСЕВУ Наталью Владиславовну, бухгалтера.

<…>

7. НЕМЕРЧУКА Егора Ивановича, юрисконсульта.

Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Версаль».

Шаг 4. Выдача командировочного удостоверения.

Направление работников в служебную командировку оформляется кроме соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35 (ст.93 ТК, п.2 Инструкции № 35).

Командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 35 выдается руководителю командируемой группы (коллектива) или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя.

Примечание. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

Шаг 5. Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку.

Ведется в специальном журнале учета работников, выбывающих в командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35 (п.2 Инструкции № 35).

Шаг 6. Выдача аванса на служебную командировку.

Согласно ст.95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Выдача денежных сумм в белорусских рублях под отчет регулируется, в частности, Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2014 г. Инструкция № 107 изложена в новой редакции постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.03.2014 № 199.

Наниматель обязан выдать денежный аванс командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п.9 Инструкции № 35).

В отличие от Инструкции № 115 (п.10) Инструкция № 35 не устанавливает обязанности нанимателя по ознакомлению работника с расчетом командировочных и иных расходов. Однако наниматель может применить аналогичный порядок и в отношении командировок в переделах Республики Беларусь.

Шаг 7. Замена на период служебной командировки лечебно-профилактического питания, молока или равноценного пищевого продукта денежной компенсацией (Шаг 7 в части второй документа написан так - Замена на период служебной командировки лечебно-профилактического питания денежной компенсацией).

Если работнику положено лечебно-профилактическое питание, молоко или равноценные пищевые продукты, то согласно части второй ст.225 ТК в служебных командировках ему выплачивается денежная компенсация на их приобретение на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением, трудовым договором.

Шаг 8. Учет в табеле использования рабочего времени дней служебной командировки.

Согласно ст.133 ТК наниматель обязан организовать учет рабочего времени, при этом отдельно учитывать в составе отработанного времени время служебных командировок.

Рабочие дни проставляются в табеле учета использования рабочего времени по графику основного места работы. Хотя работник в командировке не обязан придерживаться графика, установленного на основном месте работы, записи в табеле ориентированы именно на этот график.

В действующем законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для оформления табелей учета рабочего времени. В связи с этим каждый наниматель сам устанавливает форму и порядок ведения табеля, в т.ч. устанавливает условные обозначения.

На практике многие наниматели используют условные обозначения, которые ранее были предусмотрены Инструкцией по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 (утратила силу с 1 января 2009 г.).

Так, в дни, отработанные по основному месту работы в соответствии с графиком, проставляют буквенный код «Я» и фактическое количество рабочих часов, например, 8; в дни командировки - буквенный код «К» без указания количества часов (основание - приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении).

Выходные дни по графику основного места работы в табеле обозначают кодом В.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, включая те, что пришлись на выходные, отмечаются в табеле кодом «Б». Основание для такой записи - листок временной нетрудоспособности.

Этап 4. Отчет работника по возвращении из служебной командировки. Возврат неиспользованных средств или возмещение командировочных расходов, не покрытых авансом

Шаг 1. Составление прибывшим работником краткого отчета о выполненной работе за период командировки (по требованию нанимателя).

Действующее законодательство не требует обязательного оформления отчета о результатах служебной командировки в пределах Республики Беларусь и оставляет решение о необходимости его составления на усмотрение нанимателя. Поэтому примерной или типовой формы отчета в законодательстве не предусмотрено, следовательно, наниматель разрабатывает ее самостоятельно.

Шаг 2. Представление работником по возвращении из командировки авансового отчета.

Согласно п.10 Инструкции № 35 командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Шаг 3. Удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности по своевременно не возвращенному авансу.

Согласно ст.107 ТК наниматель вправе сделать распоряжение об удержании из заработной платы работников для погашения их задолженности по своевременно не возвращенным авансам, выданным на служебные командировки, не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для их возвращения, если работники не оспаривают основания и размер такого удержания.

Во-первых, необходимо получить согласие работника на удержание из заработной платы (не оспаривает основания и размер такого удержания).

Во-вторых, необходимо издать приказ (распоряжение) не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (п.1 части второй ст.107 ТК), об удержании из заработной платы сумм неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного на служебную командировку.

Пример приказа об удержании сумм неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.03.2012 № 48-л

г.Минск

Об удержании с Лосевой Н.В.

неизрасходованного

и невозвращенного аванса,

выданного в связи со служебной

командировкой

На основании приказа от 27.02.2012 № 150-л бухгалтеру Лосевой Н.В. 27.02.2012 был выдан аванс в связи со служебной командировкой. На 29.02.2012 бухгалтером Лосевой Н.В. неизрасходованный аванс в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей не возвращен. Учитывая, что бухгалтер Лосева Н.В. не возражает против удержания из заработной платы неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, в целях погашения задолженности работника и руководствуясь ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь,

УДЕРЖАТЬ:

с ЛОСЕВОЙ Натальи Владиславовны, бухгалтера отдела бухгалтерского учета, сумму аванса, выданного в связи со служебной командировкой, в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб.

Шаг 4. Предоставление другого дня отдыха работнику, специально командированному в свой выходной день.

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому направлен работник (часть третья ст.137 ТК).

Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха.

Пример заявления о предоставлении другого дня отдыха

Прошу предоставить мне день отдыха 23 марта 2011 г. в связи с тем, что день возвращения из командировки пришелся на мой выходной день субботу - 17 марта 2012 г.

Пример оформления приказа о предоставлении другого дня отдыха

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

19.03.2012 № 170-л

г.Минск

О предоставлении Смыкову А.Н.

другого дня отдыха

В связи с возвращением заместителя начальника строительного отдела Смыкова А.Н. из служебной командировки в свой выходной день (17.03.2012)

ПРЕДОСТАВИТЬ:

СМЫКОВУ Андрею Николаевичу, заместителю начальника строительного отдела, другой день отдыха 23.03.2012.

Несмотря на то, что в ст.137 ТК прямо не указано о предоставлении другого дня отдыха в случае возвращения работника из служебной командировки в свой выходной день, полагаем, что такой день может предоставляться так же, как и в случае направления работника в служебную командировку в свой выходной день.

Алгоритм продления работнику служебной командировки

При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена. В законодательстве не прописано, каким образом следует оформить изменение сроков командирования. По мнению автора, наиболее оптимальным было бы прописать данную процедуру в соответствующем локальном нормативном правовом акте организации.

Шаг 1. Инициализация продления служебной командировки.

Основанием к продлению сроков может стать служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится командированный работник, а также полученные по факсу от командированного работника отчет и заявление о продлении сроков командировки.

Шаг 2. Издание приказа о продлении срока служебной командировки.

Требования к приказу о продлении срока служебной командировки аналогичны тем, что и к приказу о командировке.

Пример оформления приказа о продлении срока пребывания в командировке

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

29.02.2012 № 151-л

г.Минск

О продлении срока пребывания

в служебной командировке

В связи с необходимостью проведения дополнительно внутреннего аудита филиала ООО «Версаль» в г.Бресте

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Продлить Ивановой Елене Алексеевне, бухгалтеру, срок командировки в г.Брест (приказ о командировании от 27.02.2012 № 149-л) на 2 дня с 01.03.2012 по 02.03.2012.

2. Главному бухгалтеру Шабусовой Виктории Александровне произвести перерасчет и выплату денежного аванса бухгалтеру Ивановой Е.А. в соответствии с пунктом 1 настоящего приказа.

Алгоритм отзыва работника из служебной командировки

На практике возникают ситуации, когда работника необходимо отозвать из служебной командировки, например, если он направлялся по поручению, в выполнении которого отпала необходимость, или же в связи с досрочным его выполнением.

Ни ТК, ни Инструкция № 35 не регламентируют процедуру отзыва работника из командировки. Представляется, что необходимо составить приказ об отзыве работника из командировки. Унифицированной формы для такого приказа нет, поэтому наниматель может составить его в произвольной форме.

Шаг 1. Установление факта необходимости отзыва работника из служебной командировки.

Пример докладной записки об отзыве работника из командировки

В связи с отсутствием финансирования строительства жилого дома в г.Витебске ООО «Монтажспецстрой», с которым заключен договор оказания консультационных услуг, в настоящее время не нуждается в оказании консультационных услуг по монтажу несущих конструкций жилого дома в г.Витебске.

В связи с этим предлагаю 16.02.2012 отозвать заместителя начальника строительного отдела Смыкова А.Н. из командировки в ООО «Монтажспецстрой» (г.Витебск).

Приложение: письмо ООО «Монтажспецстрой» на 1 л. в 1 экз.

Шаг 2. Издание приказа об отзыве работника из служебной командировки.

Пример приказа об отзыве работника из командировки

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

16.02.2012 № 152-л

г.Минск

Об отзыве Смыкова А.Н.

из служебной командировки

В связи с отсутствием финансирования строительства жилого дома в г.Витебске

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. СМЫКОВА Андрея Николаевича, заместителя начальника строительного отдела, отозвать из служебной командировки в ООО «Монтажспецстрой» (г.Витебск) 16.02.2012.

2. Начальнику отдела кадров Костюченко И.И. известить заместителя начальника строительного отдела Смыкова А.Н. об отзыве его из служебной командировки.

3. Главному бухгалтеру Шабусовой В.А. по возвращении Смыкова А.Н. произвести перерасчет командировочных расходов.

Шаг 3. Извещение работника об отзыве его из командировки.

Порядок извещения работника об отзыве из командировки законодательно не регламентирован, поэтому наниматель, например, может направить ему соответствующее письмо или известить по телефону.

Самого работника можно ознакомить с изданным приказом после возвращения из командировки. Вносить исправления в ранее составленные документы (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение и т.д.) не требуется.

По окончании командировки неизрасходованные денежные средства работник сдает в бухгалтерию.

26.03.2012 г.

Владимир Жагуло, юрист

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. в Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З внесены изменения и дополнения.