Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Предлагаемый алгоритм, а также примеры аналитических документов окажут Вам практическую помощь в эффективной и грамотной организации документационного обеспечения управления.

Справочно Делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (абзац 8 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», далее - Закон об архивном деле). В государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, содержится аналогичное определение понятия «делопроизводство», однако здесь оно рассматривается в качестве синонима терминов «документационное обеспечение управления» (далее - ДОУ) и «управление документами».

Шаг 1. Создание службы документационного обеспечения управления или назначение лица, ответственного за документационное обеспечение управления

Для организации работы с документами создается служба ДОУ, которая осуществляет деятельность в соответствии с положением о ней. Такой порядок регламентирован п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях). В нем закреплено, что организация и совершенствование системы ДОУ в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Шаг 2. Разработка инструкции по делопроизводству организации

После того как в организации определены работники, отвечающие за ДОУ, необходимо регламентировать порядок работы с документами. Для этого в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. Она разрабатывается на основе Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, но с учетом специфики деятельности организации. Указанная инструкция содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами.

При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее штатную численность и так далее и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.

Пример Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе.

При разработке инструкции по делопроизводству в качестве приложений целесообразно утвердить:

1) общий бланк и бланк для письма организации.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с пособием «Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов»;

2) унифицированные формы основных (наиболее используемых) видов документов (приказ, акт, протокол, докладная записка и др.).

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом «Оформление документов в организации», раздел 5 «Составление и оформление отдельных видов документов», из рубрики «Всё по одной теме»;

3) перечень нерегистрируемых документов.

4) перечень документов, подлежащих утверждению.

Шаг 3. Издание приказа о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях

При наличии в организации структурных подразделений приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения (часть третья п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях). Указанные работники контролируют формирование дел в структурном подразделении в соответствии с выпиской из номенклатуры дел организации, передают документы в архив организации и др.

Шаг 4. Составление номенклатуры дел организации

Использование номенклатуры дел как специального классификационного справочника является одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения документов организации. Номенклатура дел позволяет систематизировать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Важной функцией номенклатуры дел является закрепление сроков хранения этих документов. Номенклатура дел составляется ежегодно в каждой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, которым присваивается индекс, сроки хранения дел и делаются определенные отметки, характеризующие включенные дела. Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован в главе 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях и главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Шаг 5. Издание приказа о создании экспертной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии организации

В каждой организации создается экспертная комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов. В организации, имеющей подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия.

Обратите внимание! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать экспертную комиссию.

Основными функциями экспертной комиссии или центральной экспертной комиссии являются:

• проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

• согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений;

• принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.

Важной функцией экспертной комиссии является самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены нормативными правовыми актами (организации, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом при согласовании номенклатуры дел организации, организации, имеющие вышестоящую организацию - центральной экспертной комиссией вышестоящей организации). Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Заседания и принимаемые решения оформляются протоколами.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом «Хранение документов в организации», раздел 5 «Экспертиза ценности документов», из рубрики «Всё по одной теме».

Шаг 6. Назначение лица, ответственного за архив. Определение места для хранения архивных документов. Разработка положения об архиве

Часто к вопросу о создании архива обращаются уже тогда, когда объем документов физически превышает площади, отведенные для их хранения. Однако в соответствии со ст.12 Закона об архивном деле руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда. В этих целях они создают архивы.

Создание архива вместе с созданием службы ДОУ или как ее части позволит избежать дополнительных затрат на научно-техническую обработку документов в будущем. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.

Справочно В реализации данного шага поможет изучение следующего материала: • «Хранение документов в организации», раздел 4 «Архив организации», из рубрики «Всё по одной теме».

В архив подлежат передача дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу (п.97 Правил работы архивов). После их поступления в архиве составляются сводные описи на указанные категории дел. Только после составления и утверждения сводных описей дел в установленном порядке (примечание) можно составлять акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению за соответствующие годы.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом «Хранение документов в организации», разделы 4 «Архив организации» и 7 «Составление описей дел», из рубрики «Всё по одной теме».

Примечание. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения согласовывается с экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, согласованный с экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию, согласованный с экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение центральной экспертной комиссии вышестоящей организации.

Сводная опись дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованная с экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации сводная опись дел по личному составу передается на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или центральной экспертной комиссии вышестоящей организации.

Сводные описи утверждаются руководителем организации.

10.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела