Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ПОИСКА И ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ИХ УТРАТЕ

Различные категории документов имеют различные сроки хранения, в течение которых в организации должны обеспечиваться условия по их сохранности. Вместе с тем документы могут быть утеряны или уничтожены до истечения установленного срока хранения.

Справочно Для более детального изучения см. «Хранение документов в организации».

Предложенный ниже алгоритм следует использовать в случае, если быстро восстановить документ не представляется возможным. Алгоритм общий и может изменяться в зависимости:

• от требований по работе с документами в конкретной организации;

• вида утерянного документа;

• требований по работе с определенными видами документов, установленными актами законодательства.

Шаг 1. Восстановление содержания утраченного документа с использованием копии (проекта)

Для восстановления содержания утраченного документа могут использоваться сохраненная копия или проект документа. Для уже восстановленного документа должны быть собраны все необходимые визы и отметки, обеспечено его подписание (утверждение), а также при этом должны быть соблюдены принятая в организации технология работы с документами, требования к составлению и оформлению документов.

Восстановленному документу присваивается регистрационный номер утерянного оригинала на основании данных из регистрационно-учетных форм.

Шаг 2. Составление докладной записки об утрате документа

Если не получается быстро восстановить документ, работник, обнаруживший пропажу, составляет докладную записку на имя руководителя организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

• перечень утерянных документов, если он установлен, или просто наименование таких документов;

• обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

Пример оформления докладной записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.10.2014 № 1-15/141

г.Гродно

Об утрате документов

В процессе работы с приказами директора ОАО «ТекстильИнвест» по личному составу за 2013 год было обнаружено отсутствие следующих приказов:

1) о приеме на работу Иванова С.И. от 10.01.2013 № 5-к;

2) о приеме на работу Дятликова Д.И. от 15.01.2013 № 10-к;

3) об увольнении с работы Янушкевича А.В. от 10.02.2013 № 20-к.

Считаю необходимым создать комиссию для выяснения причин утери документов.

Шаг 3. Создание комиссии для расследования причин отсутствия документа

На основании докладной записки руководитель принимает решение о дальнейших действиях. Приказом руководителя организации создается комиссия для расследования причин отсутствия документа, которая устанавливает перечень отсутствующих документов (если их несколько), определяет возможности его восстановления.

В состав комиссии, как правило, входят руководитель структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, работники службы документационного обеспечения управления, юридической службы, архива, представители других структурных подразделений.

Пример оформления приказа о создании комиссии для выяснения причин отсутствия документов

Открытое акционерное общество «ТекстильИнвест»
(ОАО «ТекстильИнвест»)

ПРИКАЗ

13.10.2014 № 63

г.Гродно

О создании комиссии для выяснения причин отсутствия документов

В связи с обнаружением факта отсутствия приказов по личному составу за 2013 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию для выяснения причин отсутствия документов в следующем составе:

председатель комиссии - заместитель директора А.Д.Гарелик;

2. Комиссии:

2.1. Провести расследование причин отсутствия приказов директора ОАО «ТекстильИнвест» по основной деятельности и по личному составу за 2013 год.

Срок исполнения - 20.10.2014.

2.2. Обеспечить восстановление утерянных документов.

Срок исполнения - 27.10.2014.

Шаг 4. Составление комиссией акта установления причин отсутствия документа

По результатам работы комиссии составляется акт с указанием причин утраты документов и перечнем таких документов. Акт должен содержать следующие сведения:

• состав комиссии;

• причины утраты документов;

• перечень утраченных документов;

• ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации.

Пример оформления акта установления причин отсутствия документов

АКТ

20.10.2014 № 22

г.Гродно

установления причин отсутствия документов

Составлен комиссией:

Председатель комиссии - заместитель директора А.Д.Гарелик.

Присутствовала специалист по документационному обеспечению управления Е.И.Пряжко.

В период с 13.10.2014 по 20.10.2014 комиссией была проведена проверка наличия приказов директора ОАО «ТекстильИнвест» по основной деятельности и личному составу за 2013 год.

Комиссией установлено отсутствие следующих документов.

Причиной утраты перечисленных документов стало ненадлежащее исполнение своих обязанностей специалистом по документационному обеспечению управления Дроздовой Е.И. В настоящее время Дроздова Е.И. не работает в организации, получить ее письменные разъяснения не представляется возможным.

Указанные документы могут быть восстановлены на основе копий приказов, хранящихся в юридическом отделе и отделе кадров.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - в дело № 1-14;

2-й экз. - в отдел кадров;

3-й экз. - в отдел кадров.

Шаг 5. Принятие мер по восстановлению документа

После установления комиссией состава утраченных документов, выяснения причин их потери принимаются меры по их восстановлению.

Актами законодательства может быть установлен особый порядок действий при утрате отдельных видов документов, например бухгалтерской или финансовой документации.

В зависимости от видов утраченных документов возможно несколько вариантов действий. Так, при утере договора контрагенту может быть направлено письмо с просьбой восстановить утраченный договор (дополнительные соглашения, приложения к нему).

Если руководитель организации отказывается подписывать восстановленный документ без проведения работ по его поиску (выяснению причин его утраты), тогда создается комиссия для выяснения причин утраты документа. Результаты расследования и просьба подписать дубликат организационно-распорядительного документа излагаются в служебной записке.

Шаг 6. Хранение дубликата или копии восстановленного документа

После восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа.

В графе «Примечание» номенклатуры дел организации при этом делается соответствующая отметка (если дело не закончено в делопроизводстве).

Если на момент обнаружения пропажи документа дело было сформировано и закончено в делопроизводстве, но в архив организации не передано, указанные выше сведения отражаются также в графе «Примечание» внутренней описи дела (если в соответствии с правилами формирования и оформления дел данная категория дел включает оформление внутренней описи).

Пример В деле хранится дубликат договора подряда, заключенного с ОАО «Агротехстрой» от 29.08.2013 № ДМ-08/2013 (акт комиссии по расследованию причин утраты документов от 01.10.2014 № 6).

Если утраченные документы не могут быть восстановлены, а предпринимаемые по их розыску меры не приносят результата, то сведения об отсутствующих документах отражаются в графе «Примечание» номенклатуры дел и внутренней описи дела со ссылкой на соответствующий документ (акт комиссии).

Пример Приказ от 06.05.2013 № 121 в деле отсутствует (акт комиссии по расследованию причин утраты документов от 01.10.2014 № 6).

Утерянные и невосстановленные документы не подлежат аннулированию. Назначение приказа об отмене ранее изданного документа (его пункта) заключается в документировании факта обоснованной отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения.

Утеря документа не является основанием для неисполнения норм, зафиксированных в нем. Утерянный документ подлежит восстановлению, а при невозможности восстановления утерянного документа необходимо издать новый, закрепляющий нормы, содержавшиеся в утерянном документе.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушения).

16.10.2014

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года