АЛГОРИТМ ПОЛУЧЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК: ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ПРАКТИКИ

Правовое регулирование

Данную тему регламентируют:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК);

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция о трудовых книжках);

• Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196).

Алгоритм получения бланков трудовых книжек

Шаг 1. Действия, предшествующие обращению за бланками трудовых книжек и вкладышами к ним: определение лиц, ответственных за покупку, получение и хранение бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним, а также порядок работы с такими документами

1.1. Определение порядка работы с трудовыми книжками и вкладышами к ним.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты (п.81 Инструкции о трудовых книжках). Учет их поступления и выдачи, а также учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (часть вторая подп.3.1 п.3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В данном случае - Инструкцией № 196.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 августа 2021 г. изготовление (производство), учет, хранение, перевозка и уничтожение бланков и документов, а также специальных материалов осуществляются изготовителями бланков и документов и изготовителями специальных материалов в порядке, определяемом Минфином (ч.1 подп.3.5 п.3 постановления № 1846 в ред. постановления Совмина от 11.11.2020 № 637).

То есть бланки трудовых книжек и (или) вкладыши к ним учитываются согласно Инструкции о трудовых книжках и Инструкции № 196.

Место, порядок хранения и использования бланков строгой отчетности устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем) (п.3 Инструкции № 196). Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п.80 Инструкции о трудовых книжках).

Исходя из п.3 Инструкции № 196 необходимо указать место, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (с учетом норм Инструкции о трудовых книжках).

Приказ о месте, порядке хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.10.2015 № 12

г. Минск

Об установлении перечня документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, определении места их хранения и использования

Согласно п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Установить перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, места их хранения и использования согласно указанному перечню:

1.2. Определение (назначение) ответственных лиц за работы с бланками трудовых книжек и самими трудовыми книжками.

Различают работу с трудовыми книжками 1) как документами с определенной степенью защиты (строгой отчетности) и 2) по ведению их как кадровых документов.

В первом случае ответственное лицо ведет работу с трудовыми книжками согласно Инструкции № 196, а во втором - согласно Инструкции о трудовых книжках.

В настоящее время законодательство напрямую не обязывает нанимателя издавать приказ о назначении ответственных лиц. Для сравнения ранее в подп.1.10 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (к настоящему времени утратил силу) было предписано назначать приказом лицо, ответственное (уполномоченное) за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу. Однако в установленной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» форме трудовой книжки, а точнее на титульной странице, есть графа для подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.

Ответственные (уполномоченные) лица назначаются из работников, для которых поручаемые обязанности соответствуют их трудовой функции (согласно трудовому договору и (или) должностной инструкции). Это обусловлено тем, что согласно ст.20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (в частности, в случае временного перевода согласно ст.33 ТК).

Если издание приказа (распоряжения) о назначении ответственного лица законодательством не предусмотрено, на практике ограничиваются указанием такой ответственности (обязанности) в должностной инструкции (ином локальном нормативном правовом акте).

Приказ о назначении ответственных лиц за работу с трудовыми книжками (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.10.2015 № 13

г. Минск

О назначении ответственных лиц за порядок обращения с трудовыми книжками

НАЗНАЧИТЬ:

1. Главного бухгалтера ШАБУСОВУ В.А. ответственной за ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по правилам, установленным для бланков строгой отчетности, а также за своевременное отражение приобретения бланков трудовых книжек и (или) вкладышей к ним в данных бухгалтерского и налогового учета.

2. Специалиста по кадрам КОСТЮЧЕНКО И.И. ответственной за:

- ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников;

- координацию действий работников по своевременному обеспечению организации бланками трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 2. Обращение за бланками трудовых книжек и вкладышами к ним: выбор органа (организации), в которые следует обращаться

Перечень органов (организаций), которые уполномочены законодательством (п.84 Инструкции о трудовых книжках) на обеспечение нанимателями бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, приведен в таблице 1 ниже.

То есть для большинства нанимателей это районные и городские исполнительные комитеты. Например, организация имеет юридический адрес в Ленинском р-не г. Минска. Значит, ей следует обращаться за бланками в администрацию Ленинского р-на г. Минска.

Шаг 3. Сбор необходимых для получения бланков документов и обращение за ними в уполномоченный орган (организацию)

Законодательство не устанавливает требований при получении организациями (их обеспечения) бланков трудовых книжек. В связи с этим уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют такой порядок получения и перечень необходимых для этого документов.

Следовательно, в каждом конкретном случае необходимо уточнить у обеспечивающего органа (организации), каковы порядок получения трудовых книжек и перечень документов. В некоторых случаях это можно посмотреть на соответствующей страничке на официальном сайте органа (организации). Правда, не всегда интернет-страницы своевременно обновляются организациями (то есть такая информация не всегда актуальна).

Ниже, в таблице 2, приведен перечень документов, которые, как правило, запрашивают, в частности, администрации районов г. Минска.

Заявления на получение бланков по своему содержанию бывают двух типов:

• без указания данных о работниках, на которых требуются бланки;

• с указанием таких данных, а иногда с указанием подтверждения, что на гражданина ранее не заводилась трудовая книжка (если он впервые поступает на работу по трудовому договору).

В последнем случае к заявлению дополнительно требуется приложить документы (их копии), подтверждающие прием на работу граждан, на которых необходимо завести трудовую книжку, а в некоторых местных исполнительных и распорядительных органах требуют также документы, подтверждающие, что у работника нет трудовой книжки (например, копию диплома, аттестата и т. п.). Указанные требования размещены на официальных сайтах некоторых городских и районных исполнительных комитетов.

Количество бланков трудовых книжек и вкладышей в ним, которые необходимо иметь в наличии, наниматель должен определять самостоятельно исходя из своей потребности, а также из возможности приобрести необходимые бланки своевременно. Это связано с тем, что именно на нанимателя, а не на местные исполнительные и распорядительные органы возложена обязанность своевременно завести и заполнить трудовую книжку. Так установлено, что лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку утвержденного образца (п.8 Инструкции о трудовых книжках), а выдать дубликат - не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (п.64 Инструкции о трудовых книжках). Причем местные исполнительные и распорядительные органы нередко требуют за неделю до выдачи трудовой книжки представить необходимые документы, а выдают затем - только в один день недели. Возможны и такие ситуации, когда у нанимателя по разным причинам не будет необходимых средств на расчетном счете, в том числе и из-за временного ареста такого счета (напомним, что вместе с заявлением требуется документ, подтверждающий оплату бланков, и, как правило, с расчетного счета нанимателя).

Обратите внимание, что требование от нанимателя таких документов, подтверждающих отсутствие трудовой книжки, как копии аттестата, свидетельства, диплома, паспорта и т. п., законодательством не предусмотрено. В части третьей ст.50 ТК прямо указано, что при отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. То есть документ, который подтверждает отсутствие у работника трудовой книжки, - это соответствующее заявление работника.

04.12.2015

Владимир Самосейко, юрист