Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника (ст.50 Трудового кодекса РБ, далее - ТК). Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируют постановление Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - постановление № 1635) и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30).

Документация по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

В организации должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции № 30).

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.

Шаг 1. Издание приказа о назначении лица, уполномоченного (ответственного) за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Наниматель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях эту работу поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в организации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитываться необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

В связи с периодической сменой работников кадровой службы (увольнения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадровая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополнительной, не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику.

За организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек несет ответственность наниматель (подп.1.10 п.1 постановления № 1635). Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Ниже приведем три вариант оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в зависимости от того, на кого он издается.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (вариант 1 - на конкретного работника кадровой службы)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.03.2011 № 21

г.Минск

О назначении ответственного за ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями подпункта 1.10 пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Ягужинскую Е.А.

2. При отсутствии Ягужинской Е.А. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (вариант 2 - на должность)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.03.2011 № 21

г.Минск

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет

и выдачу трудовых книжек

В связи с установленным в отделе кадров ООО «Версаль» распределением должностных обязанностей и в соответствии с требованиями подпункта 1.10 пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам.

2. В случае отсутствия специалиста по кадрам ведение трудовых книжек возлагается на инспектора по кадрам или на начальника отдела кадров.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (вариант 3 - на неработника кадровой службы)

Общество с ограниченной ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

01.03.2011 № 21

г.Минск

О назначении ответственного
за кадровое делопроизводство

В связи с предстоящим увольнением 31.03.2011 специалиста по кадрам Костюченко И.И. (заявление от 28.02.2011), отвечающей за кадровое делопроизводство,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить бухгалтера Шабусову В.А. с ее согласия ответственной за работу с кадровой документацией, в том числе за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, с 01.04.2011.

2. Установить бухгалтеру Шабусовой В.А. доплату за работу с кадровой документацией в размере 250 000 рублей с 01.04.2011.

3. При отсутствии на работе бухгалтера Шабусовой В.А. ответственный за работу с кадровой документацией, в том числе за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, назначается приказом руководителя организации.

4. Специалисту по кадрам Костюченко И.И. передать по акту бухгалтеру Шабусовой В.А. кадровую документацию, в том числе трудовые книжки и вкладыши к ним.

Шаг 2. Установление факта необходимости приобретения бланков трудовых книжек (т.е. прием на работу впервые).

При заключении трудового договора с работником вы обязаны потребовать у него, а гражданин должен предъявить вам ряд документов, в том числе и трудовую книжку (ст.26 ТК). Лица, поступающие на работу впервые, трудовую книжку не предъявляют, поскольку ее у них нет. На практике иногда возникает вопрос о том, как гражданин должен доказать, впервые или не впервые он поступает на работу.

Если гражданин заявляет, что он ранее нигде не работал, то даже в случае сомнения в достоверности такого заявления вы не вправе требовать какие-либо документы в подтверждение данного факта. В соответствии с частью третьей ст.26 ТК запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством (тем более что выдача документа, подтверждающего тот факт, что гражданин ранее не работал, законодательством не предусмотрена, а значит, и представить такой документ невозможно). Поэтому если претендент на поступление к вам на работу заявляет, что он ранее не работал и у него нет трудовой книжки, то вы вынуждены ему верить и в установленном порядке на такого работника завести трудовую книжку.

Шаг 3. Обращение нанимателя в уполномоченные органы за приобретением бланков трудовых книжек.

Министерство труда и социальной защиты РБ организует с учетом спроса изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в порядке и на условиях, определенных законодательством (подп.1.8 п.1 постановления № 1635). Обеспечение нанимателей бланками трудовых книжек осуществляется через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения, подчиненные Правительству РБ, а также республиканские общественные объединения. Предприятия с иностранными инвестициями обеспечиваются бланками трудовых книжек Министерства труда и социальной защиты РБ на основании информации о зарегистрированных предприятиях с иностранными инвестициями, представляемой в 15-дневный срок со дня регистрации субъекта хозяйствования органом, уполномоченным осуществлять его государственную регистрацию.

Бланками трудовых книжек негосударственные юридические лица по месту их регистрации обеспечивают местные исполнительные и распорядительные органы, а также индивидуальных предпринимателей и физических лиц, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками.

Письмо с просьбой о получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним негосударственными юридическими лицами составляются в произвольной форме. Как правило, к письму прилагаются копия свидетельства о государственной регистрации, платежное поручение на оплату бланков трудовых книжек, доверенность на их получение (см. для примера, порядок получения бланков трудовых книжек в администрации Октябрьского р-на г.Минска).

Обратите внимание!

Органы, уполномоченные на обеспечения организаций бланками трудовых книжек, устанавливают несколько различный порядок получения таких бланков. Поэтому рекомендуем до обращения в такие органы заблаговременно уточнять порядок получения бланков и необходимые для этого документы.

Шаг 4. Учет бланков трудовых книжек и передача их лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, под отчет.

Учет поступающих в организацию бланков трудовых книжек (согласно п.58 Инструкции № 30) осуществляется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30), которая ведется бухгалтерией. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Причем учет в приходно-расходной книге ведется в количественном и стоимостном выражении, в разрезе поставщиков бланков трудовых книжек и лиц, которым они выдаются.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии вашей организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п.59 Инструкции № 30).

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции № 30).

Пример оформления заявки на выдачу под отчет бланков трудовых книжек

Шаг 5. Заполнение трудовой книжки.

Обратите внимание!

Лицу, впервые поступающему на работу, заполняется трудовая книжка образца республиканской трудовой книжки 1995 года в соответствии с представляемыми работником документами и в его присутствии (подп.1.3 п.1 постановления № 1635). Сведения о работнике заверяются подписью либо директора, либо специально уполномоченного лица (например, специалиста по кадрам) и печатью вашей организации, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя, либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя.

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п.10 Инструкции № 30).

Шаг 6. Регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции № 30). В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.

Шаг 7. Оплата работниками стоимости трудовой книжки.

Работники, получающие трудовую книжку, ее дубликат или вкладыш в трудовую книжку, оплачивают ее (его) стоимость (п.55 Инструкции № 30). При этом работник фактически возмещает стоимость бланка трудовой книжки, затраченную нанимателем при ее приобретении.

16.05.2011 г.

Владимир Жагуло, юрист