Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ПРИЕМА НА РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ

Прием на работу секретаря регулируется следующими нормативными документами:

• Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь;

• общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКРБ 006-2009 действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33;

• Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1;

• выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Рассмотрим алгоритм действий работника кадровой службы при приеме на работу секретаря:

Шаг 1. Истребование и прием документов, необходимых для заключения трудового договора согласно ст.26 ТК

Предпосылкой заключения трудового договора является представление гражданином нанимателю необходимых документов в соответствии со ст.26 ТК. Если гражданин отказывается представить документы, предусмотренные законодательством, наниматель вправе отказать ему в приеме на работу, и такой отказ будет обоснованным.

Нанимателю запрещается требовать при заключении трудового договора (приеме на работу) документы, не предусмотренные законодательством (часть третья ст.26 ТК).

Шаг 2. Заполнение работником заявления о приеме на работу

Заявление о приеме на работу не является обязательным документом, оформляемым при приеме на работу, однако его написание не противоречит законодательству. Кроме того, для нанимателя заявление подтверждает волеизъявление работника вступить в трудовые отношения, а для работника оно является доказательством проявления инициативы заключения трудового договора.

Также заявление о приеме на работу включается в состав личного дела работника (абзац 7 п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).

Заявление о приеме на работу секретаря (пример)

Прошу принять меня на работу секретарем в канцелярию по контракту сроком на 1 (один) год с 09.03.2016 с окладом согласно штатному расписанию.

Шаг 3. Ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, должностной (рабочей) инструкцией, коллективным договором (если он есть), инструкциями по охране труда и пожарной безопасности (проведение инструктажа) и другими локальными нормативными правовыми актами, касающимися работы секретаря

Наниматель знакомит работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъясняет его права и обязанности (п.2 части первой ст.54 ТК). То есть знакомит с теми вопросами порученной работы, условиями и оплатой труда, правами и обязанностями, которые не отражены в письменной форме трудового договора - с должностной инструкцией и Положением о структурном подразделении (если оно есть).

Необходимо ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

Документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, согласно ст.194 ТК являются, в частности:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• коллективный договор, соглашение;

• положения и инструкции по охране труда;

• графики работ (сменности);

• графики отпусков;

• другие локальные нормативные правовые акты.

С момента подписания акта об ознакомлении с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, их соблюдение для работника становится обязательным.

Обязанность нанимателя проводить инструктаж по охране труда и контролировать соблюдение работниками законодательства об охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим для всех работников организации закреплена в ст.55, 226 ТК, в Законе Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».

Шаг 4. Заключение трудового договора (контракта)

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст.18 ТК).

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, установленных ТК (в частности ст.19 ТК), а контракта - также с учетом требований Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155; примерная форма контракта нанимателя с работником - постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться новой примерной формой трудового договора согласно приложению к постановлению № 155 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.11.2019 № 60). С 28 января 2020 г. примерная форма контракта нанимателя с работником изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882. Комментарий см. здесь.

Шаг 5. Издание нанимателем приказа о приеме на работу и ознакомление работника с ним под роспись

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя (часть четвертая ст.25 ТК).

Приказ о приеме может быть издан как в день заключения трудового договора, так и позднее - в пределах 3 дней после фактического допущения работника к работе после предъявления требования работника, профсоюза (часть третья ст.25 ТК).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под роспись (часть четвертая ст.25 ТК).

Приказ о приеме на работу секретаря (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет»
(ООО «Рассвет»)

ПРИКАЗ

09.03.2016 № 56-к

г. Минск

О приеме на работу Скакун Н.А.

ПРИНЯТЬ:

СКАКУН Наталью Алексеевну секретарем в канцелярию 09.03.2016 по контракту на 1 год с трехмесячным предварительным испытанием с окладом согласно штатному расписанию.

Шаг 6. Назначение работника ответственным в зависимости от возложенных на него видов работ и проведение передачи документов и дел по должности

Назначаем работника ответственным в зависимости от возложенных на него видов работ.

Согласно части четвертой п.6 Инструкции по делопроизводству при небольшом объеме документооборота служба документационного обеспечения управления может не создаваться, и, соответственно, выполнение ее функций в такой ситуации возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Такое возложение обязанностей оформляется, как правило, приказом руководителя организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 дополнило часть четвертую п.6 Инструкции по делопроизводству словами «приказом руководителя организации» после слова «назначенного».

Справочно Приказ о возложении функций службы документационного обеспечения управления (пример) см. здесь.

Также согласно п.7 Инструкции по делопроизводству при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в часть первую п.7 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39: ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Шаг 7. Оформление личной карточки, личного дела, заполнение трудовой книжки и выдача расписки о получении трудовой книжки на хранение, внесение данных работника в табель учета рабочего времени и др.

Принимаем на хранение трудовую книжку и вносим в нее запись о приеме на работу.

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме, где указываются реквизиты организации, в том числе проставляется печать нанимателя (представительства иностранной организации). О получении расписки работник расписывается в книге учета (часть пятая п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 4 апреля 2018 г. соответствующие изменения внесены в часть пятую п.79 Инструкции № 40 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34.

Кроме того, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю.

В настоящий момент отсутствует унифицированная форма личной карточки, нормативно не определен порядок ее ведения и заполнения. Следовательно, наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения. За основу он может взять ранее действовавшую личную карточку (форма № Т-2), утвержденную постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (п.2 Инструкции № 2).

17.03.2016

Яна Митор, юрист

По этой теме также см.:

Прием-передача документов и дел при приеме на работу секретаря.