Материал помещен в архив

ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в часть первую п.7 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39: ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Приказ об организации приема-передачи дел и документов секретаря (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет»
(ООО «Рассвет»)

ПРИКАЗ

09.03.2016 № 24

г. Минск

О приеме-передаче документов и дел по должности секретаря

В связи с приемом Скакун Н.А. секретарем канцелярии (приказ от 09.03.2016 № 56-к)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Юрисконсульту Хачировой В.А. осуществить передачу, а Скакун Н.А., секретарю канцелярии, принять дела и документы по акту приема-передачи документов и дел в срок до 10.03.2016.

Визы

Проверка дел и документов

Во время проверки необходимо осуществить следующие действия:

1) обратить внимание на то, чтобы принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию соответствовали требованиям действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота. Также следует проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения;

2) составить список имеющихся документов;

3) составить список обязательных документов и выявить недостающие;

4) после составления списка обязательных документов провести их сверку.

Оформление приема-передачи дел и документов

Прием-передача документов и дел согласно п.7 Инструкции по делопроизводству оформляется в форме соответствующего акта.

Нормативными правовыми актами форма такого акта не установлена, соответственно, при его подготовке необходимо руководствоваться общими требованиями делопроизводства, а именно пп.111-116 Инструкции по делопроизводству.

В тексте акта, как правило, описывается проделанная работа и ее результаты, наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов (если она создавалась) и передают на утверждение руководителю организации.

Акт приема-передачи дел и документов (делопроизводство) (пример)

приема-передачи документов и дел по должности секретаря

Основание: приказ директора ООО «Рассвет» от 09.03.2016 № 56-к.

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора по общим вопросам Иванов А.А.

По состоянию на 10.03.2016 юрисконсультом Хачировой В.А. передаются, а секретарем Скакун Н.А. принимаются следующие документы и дела:

При приеме-передаче документов и дел установлено, что в папке приказов по основной деятельности за 2012 год отсутствуют приказы за номером 10, 59, 112.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-12;

2-й экземпляр - Хачировой В.А.;

3-й экземпляр - Скакун Н.А.

17.03.2016

Яна Митор, юрист

По этой теме также см.:

Алгоритм приема на работу секретаря.