Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Шаг 1. Подготовительный этап

Должностная инструкция работнику - локальный нормативный правовой акт, который регулирует трудовой распорядок и не может ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК) и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (ст.194 ТК).

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, так и в уже функционирующей организации со сложившимися трудовыми отношениями. В первом случае требуется использовать метод моделирования трудовых процессов исполнителей, во втором - анализ существующих трудовых отношений у конкретного нанимателя.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но он позволяет упорядочить работу по разработке должностных инструкций. Данное Положение вступает в силу после его утверждения руководителем, все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

В Положении о должностной инструкции можно прописать процесс разработки, согласования, утверждения и структуру должностной инструкции.

Приказ о разработке и утверждении должностной инструкции (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Зима»
(ООО «Зима»)

ПРИКАЗ

20.12.2018 № 100

г. Минск

О разработке и утверждении
должностной инструкции

В связи с введением в штатное расписание новой должности специалиста «инженер по организации труда»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разработать, согласовать и представить на утверждение директору Никифорову С.Н. в соответствии с Положением о должностной инструкции должностную инструкцию инженеру по организации труда в срок до 21.01.2019.

2. Назначить ответственными следующих должностных лиц:

- начальника отдела организации труда и заработной платы Парамонова К.Н. - за разработку должностной инструкции инженеру по организации труда;

- юрисконсульта Семенова С.К. - за проверку должностной инструкции инженеру по организации труда на соответствие требованиям действующего законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов ООО «Зима»;

- инженера по охране труда Спиридонова О.В. - за проверку полноты изложения обязанностей по охране труда в должностной инструкции инженеру по организации труда.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на специалиста по кадрам Тарасова Н.Н.

Шаг 2. Разработка проекта должностной инструкции

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 сентября 2021 г. следует руководствоваться п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, изложенных в новой редакции постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.07.2021 № 55.

Исходя из практики проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:

• специалистом по кадрам;

• руководителем соответствующего структурного подразделения;

• самим работником совместно с непосредственным руководителем.

На какого конкретного работника или на какую группу работников возложить обязанность по разработке должностных инструкций - наниматель решает самостоятельно.

Можно выделить три наиболее распространенных подхода к разработке должностной инструкции:

1) анализ существующих кадровых документов;

2) разработка должностных инструкций по результатам анкетирования работников;

3) разработка должностных инструкций методом, идущим от описания бизнес-процессов.

Бизнес-процесс - это поток работы, проходящий от одного работника к другому или от одного подразделения к другому; это производственно-коммерческая цепочка. Как правило, не существует стандартного набора бизнес-процессов - у каждого нанимателя он формируется свой, определяемый спецификой труда и управления.

Каждый из подходов с разной степенью точности помогает определить, что делает или должен делать отдельный конкретный работник, конкретное структурное подразделение. В любом случае с помощью таких подходов можно выстроить иерархию всех кадровых документов, в основании которой лежат должностные инструкции.

Необходимо отметить, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору. Например, в подп.3.1 п.3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в настоящем пункте должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. примерная форма контракта нанимателя с работником изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882. Комментарий см. здесь.

Шаг 3. Согласование и утверждение должностной инструкции

После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить.

Как правило, должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель организации утверждает. Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение ее положений.

Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Шаг 4. Ознакомление работника с должностной инструкцией

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

Трудовой распорядок для работников определяется в том числе должностной инструкцией согласно п.3 части первой ст.194 ТК.

Порядок ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не регламентируется, можно выбрать один из вариантов:

• журнал ознакомления;

• лист ознакомления;

• подпись работника на должностной инструкции.

С этого момента у нанимателя есть юридические, документально оформленные основания требовать от работника исполнения возложенных на него должностных обязанностей. Должностная инструкция, с которой работник при приеме на работу не был ознакомлен под подпись, не может регулировать его права и обязанности.

Шаг 5. Внесение изменений в должностную инструкцию

Должностные инструкции должны оперативно отражать структурно-организационные, производственные и иные изменения.

Внесение изменений в должностные инструкции необходимо в следующих случаях:

• при изменении организационной структуры;

• изменении штатного расписания;

• перераспределении функций между структурными подразделениями и должностными лицами;

• изменении нормативных и законодательных документов.

Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям и задачам управления.

От того, какие изменения необходимо внести в должностную инструкцию и когда они внесены - до приема работника на соответствующую должность или после, зависит порядок внесения изменений.

Если должностная инструкция регулирует те или иные определенные сторонами условия трудового договора, то возможны следующие варианты внесения изменений:

1) по соглашению сторон (ст.19 ТК);

2) по инициативе нанимателя, но с учетом правил, предусмотренных ст.32 ТК. В данном случае в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право в порядке, предусмотренном ст.32 ТК, изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенным в трудовом договоре.

Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.

Наниматель обязан письменно предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее чем за один месяц (ст.32 ТК). Руководитель организации имеет право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (подп.3.2 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. подп.3.2 п.3 Декрета № 5 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. В настоящее время наниматели при изменении существенных условий труда должны руководствоваться нормами ст.32 ТК, а именно: предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц (часть третья ст.32 ТК). Комментарий см. здесь.

В письменном предупреждении (уведомлении) работника должна содержаться точная и полная информация о планируемых изменениях условий труда, обоснованных производственных, организационных и экономических причинах таких изменений, а также о последствиях отказа работника от работы с изменившимися условиями труда. Предупреждение (уведомление) подписывается руководителем организации и вручается работнику под подпись с указанием даты.

Если изменяющиеся условия труда, в том числе трудовые обязанности работника, оговорены в тексте трудового договора, то нанимателю необходимо внести такие изменения и в трудовой договор, подписав с работником дополнительное соглашение к нему.

Когда изменения в трудовых обязанностях работника не выходят за пределы, обусловленные трудовым договором, соответствуют специальности, квалификации или должности, определенным в трудовом договоре, и не влекут изменения существенных условий труда работника, порядок изменения должностной инструкции сводится к ее утверждению руководителем организации и ознакомлению с ней работника под подпись.

11.01.2019

Оксана Гирина, юрист