Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Положение о структурном подразделении - локальный нормативный акт (далее - ЛНПА), который определяет порядок создания подразделения, его правовое и административное положение в общей структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения и его руководителя.

Ввиду того что требования к указанному ЛНПА и правила его разработки законодательством не установлены, каждый наниматель вправе самостоятельно определить отражаемый в нем перечень вопросов, касающихся организации деятельности конкретного подразделения.

Алгоритм разработки положения о структурном подразделении организации

Процедура разработки положения о структурном подразделении организации включает в себя следующие этапы:

Рассмотрим алгоритм подробнее.

Шаг 1. Определение лиц, ответственных за разработку положения

Разработкой положений о структурных подразделениях, как правило, занимается отдел организации и оплаты труда. В организациях, штатная структура которых не предполагает наличия такого подразделения, указанная работа может быть поручена отделу кадров. К совместной работе над проектом данного ЛНПА может привлекаться также юридический отдел или юрисконсульт организации.

На практике нередко каждое структурное подразделение организации самостоятельно разрабатывает для себя положение, регламентирующее организационные вопросы его деятельности. Представляется, что такой подход неверен, особенно в ситуации, когда в организации отсутствуют единые требования к данному ЛНПА.

Лица, ответственные за разработку положения о структурном подразделении организации, перечисляются в соответствующем приказе.

Шаг 2. Подготовка проекта положения

При составлении положения о структурном подразделении в качестве основы обычно используется форма, включенная в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД). В ней содержатся требования относительно составления, оформления и расположения основных реквизитов указанного ЛНПА.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Форма положения о структурном подразделении представляет собой типовой образец, содержащий необходимые реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Справочно Подробнее о разработке положения о структурном подразделении см. здесь.

Шаг 3. Согласование проекта положения с должностными лицами и структурными подразделениями

Проект положения подлежит обязательному согласованию:

• с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

• с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

• начальником отдела юридической работы - в части соответствия действующему законодательству;

• начальником отдела организации труда и заработной платы и начальником отдела кадров - в части соответствия требованиям штатной дисциплины;

• начальником отдела охраны труда - в части соответствия требованиям охраны труда;

• с руководителями структурных подразделений, с которыми у данного подразделения установлены взаимоотношения (служебные связи). Перечень структурных подразделений, с которыми согласовывается положение, определяется организацией самостоятельно.

Согласование проекта положения, как правило, внутреннее, то есть производится внутри организации.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (п.61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату:

Обратите внимание! Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Шаг 4. Утверждение положения руководителем организации

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (п.52 Инструкции по делопроизводству):

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться п.52 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Справочно Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.

В случае утверждения положения о структурном подразделении организации приказом руководителя в нем указываются:

• срок утверждения и введения в действие положения;

• мероприятия, связанные с введением в действие положения;

• упоминание об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения (при наличии такового).

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса:

Порядок внесения изменений в положение аналогичен порядку разработки и согласования указанного ЛНПА при его разработке.

При возникновении необходимости (изменение требований законодательства, организационной структуры организации, перераспределение функций между подразделениями или структурными частями подразделения и должностными лицами) соответствующие изменения в положение излагаются в тексте приказа руководителя организации. При значительном количестве и объеме таких изменений ЛНПА, как правило, утверждается в новой редакции.

Шаг 5. Ознакомление с положением работников структурного подразделения организации

После утверждения положения руководителем организации его содержание в обязательном порядке должно быть доведено до сведения работников подразделения. С этой целью на последней странице положения целесообразно предусмотреть специальную таблицу, в которой работники подразделения смогут проставить соответствующие отметки об ознакомлении.

Справочно Пример оформления таблицы ознакомления с положением работников структурного подразделения см. здесь.

21.07.2017

Светлана Семенихина, юрист