АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

На практике нередки случаи формального подхода к составлению графика трудовых отпусков, иными словами - только для предъявления проверяющим органам.

Такой подход характерен для организаций с небольшой численностью работников. Обычно перед проверкой график трудовых отпусков приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков. Однако есть риск, что при проверке выявится несоответствие времени отпуска в графике отпусков и соответствующих приказах. Поэтому целесообразнее все же составлять график трудовых отпусков с учетом пожеланий работников и особенностей деятельности конкретного нанимателя.

Алгоритм составления графика трудовых отпусков

Этап 1. Регламентация составления графика трудовых отпусков

Шаг 1.1. Закрепление при необходимости правил (порядка) составления графика трудовых отпусков в локальных нормативных правовых актах.

Данный шаг актуален для организаций с большой численностью работников. Для своевременного и надлежащего составления графика трудовых отпусков порядок его составления может быть закреплен в инструкции по кадровому делопроизводству или в ином локальном нормативном правовом акте.

В таком локальном акте могут быть определены лица, ответственные за составление графика трудовых отпусков (руководители структурных подразделений за работников своих подразделений, отдел кадров за сводный график трудовых отпусков и т. п.), сроки, в которые руководители структурных подразделений обязаны представить необходимые сведения в отдел кадров, ограничения по количеству работников, уходящих в отпуск одновременно (например, 10-15 % общей численности подразделения), правила очередности соблюдения отпусков (начальник и его заместитель не уходят в отпуск одновременно, в подразделении постоянно остаются несколько работников, одновременно не планируется отпуск работников, занимающих одинаковые должности или выполняющих сходную работу, и т. п.).

Например, в коллективном договоре можно определить сроки нахождения проекта графика на рассмотрении, если руководитель организации не согласится с предложенным вариантом и отправит документ на доработку. В этом случае будет время, чтобы внести в график необходимые изменения и дополнения.

Положение о графике трудовых отпусков (пример)

о графике трудовых отпусков

1. Общие положения

1.1. График трудовых отпусков - локальный нормативный правовой акт, которым устанавливается очередность предоставления трудовых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

1.2. График трудовых отпусков составляется в целях:

- обеспечения прав работников на ежегодный отдых;

- заблаговременного оформления трудовых отпусков и своевременной выплаты среднего заработка за время трудовых отпусков.

1.3. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января и доводится до сведения всех работников.

1.4. При составлении графика трудовых отпусков учитываются пожелания работников о времени их ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, с учетом норм раздела 2 настоящего положения.

1.5. Помимо трудовых отпусков за текущий рабочий год в графике трудовых отпусков указываются отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и перенесены на следующий рабочий год.

2. Предоставление трудовых отпусков в зависимости от стажа работы у нанимателя

2.1. За первый рабочий год трудовые отпуска (основной и дополнительный) планируются в графике трудовых отпусков для предоставления работникам не ранее чем через 6 месяцев работы в организации, за исключением следующих случаев при наличии соответствующего желания работников:

1) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

2) лицам моложе 18 лет;

3) работникам, принятым на работу в порядке перевода;

4) совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

5) участникам Великой Отечественной войны;

6) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

7) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;

8) работающим женам (мужьям) военнослужащих одновременно с отпуском их мужей (жен);

9) в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

2.2. За второй и последующие рабочие годы трудовые отпуска планируются в графике трудовых отпусков в любое время с учетом следующих особенностей и желания работников:

2.2.1. В летнее или другое удобное время:

1) лицам моложе 18 лет;

2) ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

3) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

4) работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

5) работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

6) участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

8) донорам, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

9) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

10) в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором.

2.2.2. В определенный период:

1) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

2) работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска;

3) работающим по совместительству - одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

4) учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений - в летнее время;

5) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

6) работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен).

3. Порядок учета пожеланий работников

3.1. Перед составлением графика трудовых отпусков запрашиваются пожелания работников всех структурных подразделений организации о планируемых периодах отпусков на календарный год. Сбор такой информации осуществляется начальниками структурных подразделений.

3.2. Пожелания работников относительно времени предоставления трудового отпуска излагаются в опросном листе, в котором указываются фамилия, собственное имя, отчество (если имеется) и должность (профессия) каждого работника, время начала отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника.

3.3. Заполненный работниками опросный лист оценивает непосредственный руководитель и при необходимости корректирует указанный период отпуска в опросном листе.

3.4. Если необходимый период отпуска в опросном листе отличается от первоначального, работник должен письменно на этом листе отразить свое согласие (несогласие) на изменения, поставив дату и подпись.

4. Порядок заполнения и утверждения графика трудовых отпусков

4.1. График трудовых отпусков заполняется на основании унифицированной формы, включенной в табель унифицированных форм документов организации.

4.2. График трудовых отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 - должность или профессия работника согласно штатному расписанию.

В графе 3 - фамилия, собственное имя, отчество (если имеется) работника.

В графе 4 проставляется табельный номер.

В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику трудового отпуска.

В графе 6 - запланированная дата отпуска.

4.3. На момент утверждения графика трудовых отпусков графы 1-6 должны быть заполнены.

5. Порядок согласования графика с профсоюзом

5.1. Кадровая служба направляет проект графика трудовых отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации (профсоюз). Профсоюз не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика трудовых отпусков направляет нанимателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

5.2. Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком трудовых отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, наниматель либо соглашается с предложениями профсоюза, либо в течение 3 дней после получения мнения проводит дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего наниматель имеет право утвердить график трудовых отпусков, который профсоюз может обжаловать в установленном порядке или начать процедуру коллективного трудового спора.

5.3. Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике трудовых отпусков делается отметка и указываются дата и номер соответствующего документа (протокола).

6. Порядок утверждения графика трудовых отпусков

6.1. График трудовых отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

6.2. В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией таких документов.

Конкретная дата проставляется в графе «Дата составления».

6.3. В графе «Мнение выборного профсоюзного органа» указывается дата и номер документа, которым согласован график трудовых отпусков.

7. Порядок доведения графика трудовых отпусков до сведения работников

7.1. Утвержденный график трудовых отпусков доводится до сведения всех работников посредством его вывешивания в структурных подразделениях или объявления работникам под подпись.

8. Порядок внесения изменений и дополнений в график трудовых отпусков

8.1. График трудовых отпусков изменяется и дополняется в следующих случаях по следующим правилам:

8.1.1. При переносе трудового отпуска с согласия работника корректирующие сведения вносятся в графы 8 и 9.

8.1.2. При отзыве работника из трудового отпуска в графе 10 «Примечание» указывается, что работник был отозван из отпуска и дата отзыва. В графе 8 отражаются реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дата начала использования оставшейся части отпуска.

8.1.3. По соглашению сторон.

Шаг 1.2. Разработка и утверждение формы графика трудовых отпусков, включение ее в альбом унифицированных форм.

Поскольку типовой формы графика трудовых отпусков нет, он разрабатывается нанимателем самостоятельно. Наниматель может воспользоваться рекомендованной формой графика отпусков, приведенной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

Согласно п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

График отпусков составляется ежегодно, следовательно, нанимателю следует разработать унифицированную форму такого графика и включить ее в табель унифицированных форм документов организации.

Приказ об утверждении формы графика трудовых отпусков и включении его в табель унифицированных форм документов организации (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

20.10.2014 № 35

г. Минск

Об утверждении унифицированной формы графика отпусков

В соответствии с п.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить унифицированную форму графика отпусков и ввести ее в действие с 03.11.2014.

2. Включить унифицированную форму графика отпусков в табель унифицированных форм документов ООО «Николаус».

Унифицированная форма графика отпусков

Общество с ограниченной
ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

_________________ № ___________

г. _______________

на 20__ г.

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
________________ № _________

Сведения о форме графика отпусков в табеле унифицированных форм документов организации (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ТАБЕЛЬ

03.11.2014 № 44

г. Минск

унифицированных форм документов

Этап 2. Подготовка, составление и утверждение графика трудовых отпусков

Шаг 2.1. Издание при необходимости приказа (распоряжения) о подготовке проекта графика трудовых отпусков.

В организациях, в которых процесс и сроки подготовки графика трудовых отпусков не регламентированы в локальных нормативных правовых актах, нередко издают приказы (распоряжения) о подготовке проекта графика трудовых отпусков. Это необходимо для обеспечения надлежащего взаимодействия между подразделениями и кадровой службой по составлению в срок графика трудовых отпусков.

Вариант 1 приказа о подготовке проекта графика трудовых отпусков (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

30.10.2014 № 30

г. Минск

О подготовке проекта графика трудовых отпусков на 2015 год

Для своевременного составления графика трудовых отпусков на следующий календарный год, в целях исполнения требований ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь и для обеспечения нормальной работы организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений до 28.11.2014 представить в отдел кадров списки работников подразделений с указанием предполагаемых периодов трудовых отпусков в 2015 году.

2. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И. до 12.12.2014 составить проект графика трудовых отпусков работников организации, представить его на согласование в профсоюз, а затем на утверждение директору.

Вариант 2 приказа о подготовке проекта графика трудовых отпусков (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

30.10.2014 № 31

г. Минск

О подготовке проекта графика трудовых отпусков на 2015 год

На основании ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений в срок до 28.11.2014 с учетом предложений работников представить письменные предложения для составления графика трудовых отпусков на 2015 год. При рассмотрении предложений учесть:

- очередность предоставления трудовых отпусков исходя из выполнения функций структурным подразделением;

- мнение выборного органа первичной профсоюзной организации;

- желание льготных категорий работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь и иными актами законодательства;

- пожелания работников по продлению или перенесению на другой срок трудового отпуска;

- пожелания работников по разделению отпуска на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;

- заявления работников по замене части трудового отпуска, превышающей 21 календарный день, денежной компенсацией;

- заявления и планы по увольнению работников.

2. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И. подготовить проект графика трудовых отпусков и представить его на утверждение до 15.12.2014.

Шаг 2.2. Анализ стажа работы работников (рабочие годы, за которые предоставляются отпуска) и определение продолжительности трудовых отпусков.

1. Определяем стаж работы, дающий право на трудовой отпуск (рабочий год). Стаж определяется в соответствии со ст.164 ТК.

Обратите внимание! Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного нанимателя.

На практике кроме приказов (распоряжений) по кадрам стаж работы определяют на основании данных личных карточек работников (ранее форма Т-2) (в частности, на основании данных об отпусках). Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, в отличие от вновь принятой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30, не требует от нанимателя знакомить работника с записями, внесенными в трудовую книжку, под расписку в личной карточке. Значит, наниматель с 14 сентября 2014 г. по своему усмотрению (согласно принятому у него порядку кадрового делопроизводства) определяет правила ведения личной карточки.

Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), наниматель может определить:

• продолжительность предоставляемого трудового отпуска (основного и дополнительного);

• момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

2. Определяем продолжительность отпусков.

Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе внешнему совместителю) предоставляется основной трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня и большей продолжительностью в случаях, предусмотренных законодательством (ст.150, 155 ТК). В противном случае полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать весь отпуск или его часть. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (часть третья ст.170 ТК).

На продолжительность отпуска влияет наличие:

• полагающихся работнику дней дополнительного отпуска (ст.157-160 ТК). Дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда по специальным правилам рассчитывается за рабочий год. Так, согласно подп.1.1 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» в рабочий год, за который предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включаются дни, в которые работник был занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда полный рабочий день, непосредственно следующие за ними выходные дни, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, а также период нахождения в трудовом отпуске;

• неиспользованных дней отпуска за предыдущий год или взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней. При составлении графика трудовых отпусков на очередной календарный год такие дни необходимо учесть. Если работник не был в отпуске, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год (с согласия работника) (часть вторая ст.170 ТК).

Шаг 2.3. Установление очередности предоставления отпусков в течение года.

При установлении очередности отпусков наниматель должен учесть:

• права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время или в удобное для них время (ст.168 ТК) (таблицы 1 и 2);

• правила предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год (ст.166 ТК);

• мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году (часть четвертая ст.170 ТК).

В случаях, когда при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника, можно сначала составить список таких работников, затем собрать у них заявления (пожелания) о периоде будущего отпуска. Если нет информации обо всех работниках, которые имеют право на отпуск в любое время (не все сообщают об этом отделу кадров при поступлении на работу), можно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий работников, которые должны принести подтверждающие документы - удостоверения, медицинские справки и т. п.

Чтобы при составлении графика трудовых отпусков не тратить время на выявление льготников, можно вести их список или делать соответствующие отметки в личных карточках (если они ведутся у данного нанимателя).

Если у таких работников в течение года появится желание изменить дату начала отпуска, наниматель обязан пойти им навстречу.

Шаг 2.4. Учет особенностей производственного процесса.

В частности, учитываются:

• наличие вредных и (или) опасных условий труда. Такие условия дают работникам право на дополнительный отпуск;

• возможность взаимозаменяемости работников в подразделениях. Так, при составлении графика трудовых отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы отсутствие одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом;

• планы развития (сворачивания) производства. При составлении графика трудовых отпусков учитываются принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, а на период их уменьшения можно предоставлять сотрудникам отпуска.

На периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Шаг 2.5. Учет пожеланий иных работников (не льготников, не указанных в части четвертой ст.168 ТК).

При составлении графика трудовых отпусков выяснить планы работников. Отделу кадров могут помочь руководители подразделений. Так, они могут:

• собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом периоде отпуска;

• уладить разногласия между работниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;

• представить в отдел кадров сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления сводного графика.

Пожелания работников относительно времени отпуска лучше оформить письменно (в виде заявлений, анкет, опросных листов и т. п.). Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

• в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для организаций, численность работников которой менее 20 человек;

• ведомости планирования трудовых отпусков (и подобных документах) по каждому подразделению. Эта форма подойдет для крупных организаций.

Если впоследствии кто-то из работников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления можно подтвердить, что его пожелания были учтены.

Заявление работника о периоде отпуска (пример)

Прошу запланировать мне трудовой отпуск в 2015 году за период работы с 20.09.2014 по 19.09.2015 продолжительностью 24 календарных дня с 01.07.2015.

Приказ об утверждении формы опросного листа и сбора пожеланий работников по предоставлению трудовых отпусков в следующем календарном году (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ПРИКАЗ

30.10.2014 № 32

г. Минск

Об утверждении формы опросного листа и проведении опроса работников о времени предоставления трудовых отпусков

В целях установления в ООО «Николаус» очередности предоставления трудовых отпусков, руководствуясь ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму опросного листа работников о планируемых отпусках (прилагается).

2. Начальнику отдела кадров Костюковой И.И.:

- организовать проведение опроса работников о планируемых трудовых отпусках в 2015 году в срок не позднее 17.11.2014;

- представить график трудовых отпусков на 2015 год на утверждение не позднее 12.12.2014.

3. Всем работникам заполнить опросные листы о планируемых отпусках по утвержденной форме в срок не позднее 18.11.2014.

4. Начальнику общего отдела Широкой И.Н. организовать ознакомление работников с настоящим приказом под подпись в срок не позднее 03.11.2014.

Опросный лист (примеры)

Общество с ограниченной ответственностью «Николаус»
(ООО «Николаус»)

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ

12.11.2014 № 44

г. Минск

о планируемом отпуске в 2015 году

Ведомость планирования трудовых отпусков (пример)

Юридический отдел

ВЕДОМОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ

ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

12.11.2014 № 44

г. Минск

на 2015 год

Шаг 2.6. Подготовка проекта графика трудовых отпусков и подписание его уполномоченным лицом.

После получения всех необходимых сведений составляется график трудовых отпусков. Еще раз рекомендуем проверить следующее:

• списочный состав: все ли работники организации включены в график предстоящих отпусков;

• отражены ли в документе все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Речь идет как об основных, так и дополнительных отпусках;

• учтены ли неиспользованные «остатки» отпусков за предыдущие годы;

• учтены ли права «привилегированных» работников (ст.168 ТК);

• учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Речь идет прежде всего о материально ответственных лицах;

• учтена ли взаимозаменяемость и соблюдена ли определенная последовательность ухода работников в отпуск.

Затем готовый график трудовых отпусков подписывает руководитель кадровой службы (иное уполномоченное лицо).

Требования об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, есть только норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст.168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.

Если трудовой отпуск делится на части (ст.174 ТК), то в графике целесообразно указывать две части трудового отпуска. Как указано ранее, минимальная продолжительность одной части трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст.174 ТК).

Шаг 2.7. Согласование графика трудовых отпусков.

В соответствии с пп.59-61 Инструкции по делопроизводству документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями и должностными лицами.

При наличии в организации профсоюза график трудовых отпусков должен быть согласован с ним. Факт такого согласования оформляется грифом согласования, который проставляется на графике ниже подписи лица, его составившего.

Сопроводительное письмо профсоюзу о согласовании графика трудовых отпусков (пример)

О согласовании графика трудовых отпусков

В соответствии с требованиями части первой ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь направляем Вам график трудовых отпусков для согласования.

Просим высказать свое мнение в течение 5 рабочих дней с момента получения графика.

Гриф согласования (профсоюза) (пример)

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного органа
ООО «Николаус»
24.11.2014 № 34

Шаг 2.8. Утверждение графика трудовых отпусков.

Согласно п.18 Инструкции по делопроизводству для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Для графика трудовых отпусков обязательным дополнительным реквизитом будет гриф утверждения, так как согласно части первой ст.168 ТК такой документ подлежит утверждению.

В соответствии с п.52 Инструкции по делопроизводству документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения (примеры)

Шаг 2.9. Доведение графика трудовых отпусков до сведения работников.

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. На практике обычно используют один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

1) размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т. д.). Однако в данном случае нет гарантий, что все сотрудники с ним ознакомятся;

2) ознакомление с графиком трудовых отпусков каждого работника под подпись. Данный вариант наиболее целесообразен. Такое ознакомление может быть зафиксировано в графике трудовых отпусков.

Этап 3. Обеспечение учета и сохранности графика трудовых отпусков

Шаг 3.1. Хранение графика трудовых отпусков.

В соответствии с п.666 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, срок хранения графика трудовых отпусков составляет один год.

20.05.2015

Владимир Самосейко, юрист