Алгоритм составления номенклатуры дел организации - 2026

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

23.12.2025

Номенклатура дел организации составляется ежегодно в каждой организации независимо от формы собственности, количества работников и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (пп.134, 137 Инструкции по делопроизводству государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

Значит, номенклатуру дел на 2026 год нужно составить и утвердить до конца 2025 года.

Рассмотрели пошагово, как это сделать, на что обратить внимание при ее составлении.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Обратите внимание! Несоставление номенклатуры дел организации не является административным правонарушением. Однако нарушение правильного порядка формирования и хранения дел организации может повлечь к утрате или незаконному уничтожению документов постоянного или временного хранения, в том числе бухгалтерских документов, за что предусмотрена административная ответственность по ст.12.32, 24.25 КоАП.

Номенклатура дел организации устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и является обязательной для применения (ч.4 п.132 Инструкции № 65).

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений (ч.1 п.137 Инструкции № 65), то есть приказ на составление номенклатуры дел не требуется, поскольку это входит в обязанности службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ), а также работника структурного подразделения, назначенного распорядительным документом руководителя организации согласно ч.3 п.8 Инструкции № 65.

Обратите внимание! Структурные подразделения с правами юрлица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования госархивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 65 для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел (ч.1 п.6 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Предприятие имеет пять филиалов по всей Беларуси. Предприятие и его филиалы не являются источниками комплектования государственных архивов. Могут ли филиалы самостоятельно утверждать свои номенклатуры по согласованию с ЦЭК, созданной на предприятии? Если нет, можно ли применить в этом случае ч.2 п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65, и уполномочить филиалы на разработку и утверждение своих номенклатур? • Предприятие имеет филиал, находящийся в другом населенном пункте, без права юрлица, без своего УНП. Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65, филиал не является структурным подразделением предприятия и должен иметь отдельно номенклатуру и свою разработанную инструкцию?

Шаг 1. Проведите подготовку к составлению номенклатуры дел организации

При составлении номенклатуры дел организации используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству в организации, должностные (рабочие) инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, НПА, ЛПА, устанавливающие перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения, а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, учетно-регистрационные формы, справочные картотеки. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п.144 Инструкции № 65).

При составлении номенклатуры дел целесообразно провести опросы среди работников структурных подразделений.

Проведение опросов позволяет в полной мере выявить состав и виды документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений и отдельных работников, определить предварительный состав дел, подлежащих включению в номенклатуры дел структурных подразделений, разъяснить работникам структурных подразделений значимость, цели и правила составления номенклатуры дел организации.

Формы документов • Опросный лист (составление номенклатуры дел) (пример).

Шаг 2. Выясните, является ли организация источником комплектования госархива

Государственный архив уведомляет организацию путем направления письма о результатах рассмотрения заключения или выписки из протокола заседания экспертно-методической комиссии государственного архива (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Включению организаций в Список № 1 (источников комплектования архива) или в Список № 2 (организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования архива) предшествует их обследование работником (куратором) архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива (ч.3 п.22 Правил работы государственных архивов, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 119).

Дополнительно по теме • Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов. • Как организации узнать, является ли она источником комплектования госархива?

Шаг 3. Определите принцип построения номенклатуры дел, ее разделы

Номенклатура дел организации составляется по:

✓ структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

✓ функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями (направлениями деятельности) организации) или

✓ структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями (направлениями деятельности) организации).

В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел организации составляется по функциональному принципу.

При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ (п.147 Инструкции № 65).

В хозяйственных обществах в первый раздел номенклатуры дел включаются дела их органов управления и контрольных органов.

Шаг 4. Определите документы, включаемые в номенклатуру дел организации

В номенклатуру дел организации включаются:

✓ заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек, информационных ресурсов;

✓ заголовки дел с документами, образующимися в процессе деятельности коллегиальных органов, комитетов и комиссий.

Дополнительно по теме • Включение документов и дел в номенклатуру дел организации: 5 ответов на вопросы. • К какому виду документов номенклатуры дел отнести раздел «Учетная документация объектов растительного мира»? • Нужно ли вносить в номенклатуру дел организации электронный ключ?

Заголовки дел комиссий включаются в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел организации.

Так, дела комиссий в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, и специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел организации.

Например, в самостоятельные разделы номенклатуры дел организации могут быть включены дела комиссии по противодействию коррупции, комиссии по закупкам, комиссии по оздоровлению и др.

Дополнительно по теме • Документы по работе комиссии по трудовым спорам должны входить в номенклатуру дел учреждения образования. У кого должны храниться указанные документы: у руководителя или председателя данной комиссии или в отделе кадров? • Какие документы по защите персональных данных целесообразно включать в номенклатуру дел? • У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

Дела общественной организации включаются в конец номенклатуры дел организации самостоятельным разделом (п.143 Инструкции № 65).

Формы документов • Выписка из номенклатуры дел первичной профсоюзной организации (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной профсоюзной организации (организации, являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной профсоюзной организации (негосударственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации общественного объединения Белорусский республиканский союз молодежи (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации общественного объединения Белорусский республиканский союз молодежи (организации, являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации общественного объединения Белорусский республиканский союз молодежи (негосударственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации республиканского общественного объединения Белая Русь (государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации республиканского общественного объединения Белая Русь (организации, являющейся источником комплектования госархива) (пример). • Выписка из номенклатуры дел первичной организации республиканского общественного объединения Белая Русь (негосударственной организации, не являющейся источником комплектования госархива) (пример).

В номенклатуру дел организации не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники НПА, печатные издания, вспомогательные документы (ч.3 п.145 Инструкции № 65).

Документы, информационные ресурсы, включаемые в номенклатуру дел, см. здесь.

Шаг 5. Заполните графы номенклатуры дел организации

Форма номенклатуры дел организации приведена в приложении 3 к Инструкции № 65, форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации - в приложении 4 к Инструкции № 65.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги стандартного формата А4 (п.148 Инструкции № 65).

Про общий бланк организации см. здесь.

Индекс дела

Пример 7-10, где 7 - номер раздела, 10 - порядковый номер дела в данном разделе либо 07-10

Индексы дел, в которые помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются через дефис соответственно строчными литерами «дсп» или «кт» в порядке, установленном актами законодательства.

Пример 11-02-дсп 10-11-кт

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 лет и более (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел организации следующего года под тем же индексом (чч.3, 5 подп.149.1 п.149 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Существуют ли требования по индексации в номенклатуре дел? Может ли организация устанавливать индекс по номенклатуре дел не 01, 02, 03, а согласно штатному расписанию руководство-1000, ИТ-отдел-1700, кадры-2000 и т. д.? • Необходимо ли дописывать в индексе при составлении номенклатуры дел организации «Журнал учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» дсп?

Заголовки дел

Примеры составления заголовков в номенклатуре дел см. здесь.

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел организации систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

✓ нормативные правовые акты;

✓ уставы организаций;

✓ документы о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации (прекращении деятельности) организаций;

✓ распорядительные и методические документы вышестоящих организаций;

✓ государственные программы и документы по их выполнению;

✓ распорядительные документы организации;

✓ организационные документы организации;

✓ протоколы;

✓ планы;

✓ отчеты;

✓ договоры;

✓ справочно-информационные документы;

✓ переписка;

✓ учетно-регистрационные формы;

✓ описи дел структурных подразделений;

✓ номенклатура дел организации и выписки из нее (ч.15 подп.149.2 п.149 Инструкции № 65).

Порядок систематизации заголовков дел, не указанных в ч.15 подп.149.2 п.149 Инструкции № 65, определяется лицом, составляющим номенклатуру дел организации (ч.16 подп.149.2 п.149 Инструкции № 65).

При составлении заголовков дел следует учитывать порядок формирования дел, установленный гл.12 Инструкции № 65.

Дополнительно по теме • Обязательно ли при составлении номенклатуры дел вносить документы по их важности? Как определить эту важность, например, для бухгалтерских документов?

Сроки хранения дел (графа 4)

В графе 4 номенклатуры дел организации указываются сроки хранения дел, номера пунктов по перечню, иному НПА. В случае указания срока хранения дела по иному НПА дополнительно указываются вид и название соответствующего утвержденного НПА, а также вид, дата и регистрационный номер утверждающего его НПА или вид соответствующего НПА, его дата и регистрационный номер.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций в порядке, установленном п.139 Инструкции № 65 для согласования номенклатур дел.

Дополнительно по теме • На основе чего ЭК определяет срок хранения дел, если он не указан в Перечне № 140? • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

В процессе деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК» (подп.149.4 п.149 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Сроки хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются в общем порядке, независимо от ограничения доступа.

Дополнительно по теме • Как определять сроки хранения для документов ДСП?

Если в Перечне № 140 содержится дополнительное условие к уничтожению, оно обязательно переносится в графу 5 номенклатуры дел, поскольку срок хранения документов (дел) исчисляется с учетом этого дополнительного условия.

Пример

Дополнительно по теме • Сроки хранения финансово-хозяйственных документов: дополнительные условия выделения к уничтожению.

Перечни документов с указанием сроков хранения см. здесь.

Копии документов в номенклатуре дел

Перечень № 140 не устанавливает сроки хранения дел с копиями документов.

Дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют:

• временный (до 10 лет) срок хранения, хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36).

Таким образом, для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел указывается соответствующий срок хранения (подп.149.4 п.149 Инструкции № 65) и дается ссылка на пункт перечня документов с указанием сроков хранения или иного НПА, в котором определен срок хранения подлинников (первых экземпляров) этих документов.

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела Количество томов, частей Срок хранения дела и номера пунктов по перечню*, иному нормативному правовому акту Примечание 1 2 3 4 5 … 11-07 Должностные инструкции работникам юридического отдела. Копии   3 года п.31 Подлинники в деле № 08-11 …           * Перечень № 140.

Дополнительно по теме • Нужно ли для номенклатуры дел указывать дело с копиями документов «Уголок покупателя» (папка с заверенными копиями документов: копия свидетельства о регистрации, копии памяток, положений о защите персональных данных и др.)? И если да, то какой срок хранения установить для них?

Графа 5 «Примечание»

В графе 5 номенклатуры дел организации проставляются отметки, перечисленные в подп.149.5 п.149 Инструкции № 65.

Дополнительно по теме • Можно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу со сроком 55 лет в электронном виде и как это указать в номенклатуре дел?

В графе 5 указываются основания снятия грифа «Для служебного пользования», отмены режима коммерческой тайны (п.24 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Если дело содержит копии документов, в графе «Примечание» допускается указывать место хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами) (п.58 Методических рекомендаций № 36).

Пример Подлинники в бухгалтерии (дело 2-4).

В конце номенклатуры дел организации перед реквизитом «Подпись» указываются виды, даты, регистрационные номера и названия НПА, ЛПА, устанавливающих перечни, иных НПА, использованных при определении сроков хранения дел (п.150 Инструкции № 65).

Обратите внимание! При определении сроков хранения дел может быть использовано несколько перечней документов с указанием сроков хранения. В этом случае при составлении номенклатуры дел организации и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты соответствующих перечней документов с указанием сроков хранения оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (ч.3 п.57 Методических рекомендаций № 36).

Пример Номенклатура дел составлена на основании: * постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов»; ** приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (протокол заседания ЭК учреждения от 04.01.2025 № 3).

Резервные индексы

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел организации предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (ч.6 подп.149.1 п.149 Инструкции № 65).

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела Количество томов, частей Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту Примечание 1 2 3 4 5 … 02-35 Выписка из номенклатуры дел организации   3 года п.114   02-36         02-37

Шаг 6. Согласуйте и утвердите номенклатуру дел организации

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч.2 п.137 Инструкции № 65).

Номенклатуры дел организаций:

✓ являющихся источниками комплектования республиканских госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами;

✓ являющихся источниками комплектования областных и зональных госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами, а по решению структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов - с соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов;

✓ не являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при их наличии).

Дополнительно по теме • Ранее номенклатура дел организации была согласована с вышестоящей организацией (организация не является источником комплектования госархива). Можно ли изменять пункты, заголовки в согласованной номенклатуре дел, добавлять (исключать) разделы? Необходимо ли эти изменения отражать в протоколах экспертной комиссии (ЭК) либо следует изложить номенклатуру дел в новой редакции, утвердив ее у директора организации?

Иные организации согласовывают номенклатуру дел с ЭК организации, которая создается согласно пп.53, 54 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Формы документов • Протокол заседания ЭК организации (согласование проекта номенклатуры дел) (пример).

Номенклатуры дел организаций согласовываются 1 раз в 5 лет, а также после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования (ч.4 п.139 Инструкции № 65).

Количество экземпляров номенклатуры дел организации установлено п.140 Инструкции № 65.

Так, номенклатуры дел организаций, не подлежащие согласованию с госархивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЦЭК вышестоящих организаций, составляются в двух экземплярах:

1-й хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ);

2-й передается в архив организации.

Формы документов • Номенклатура дел негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива на 2026 год (пример).

Шаг 7. Оформите выписки из номенклатуры дел или электронное отображение номенклатуры дел организации

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Справочно Реквизит «Отметка о заверении копии» - п.59 Инструкции № 65.

Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации (п.141 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • В номенклатуре дел в каждом отделе в конце идет выписка из номенклатуры за своим индексом. Этот же индекс и нужно ставить при утверждении выписки? Какие номера нужно ставить в выписке из номенклатуры дел для различных отделов?

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»