Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ СОЗДАНИЯ (ПОДГОТОВКИ) ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

С учетом положений п.16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), создание (подготовка) приказа включает в себя следующие этапы:

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Этап 1. Составление и оформление проекта приказа

Обязательные реквизиты приказа

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (п.19 Инструкции № 4). Отдельные документы (в том числе внутренние, к числу которых относится приказ по личному составу) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Справочно Каждый лист приказа должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм (п.20 Инструкция № 4).

Для придания приказу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как наименование организации и (или) структурного подразделения - автора, даты, регистрационного индекса, подписи должностного лица (п.18 Инструкция № 4).

Датой приказа является дата его подписания (п.46 Инструкции № 4).

При подготовке проекта приказа допустимо печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно.

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, 30.05.2017).

Даты приема, перевода и увольнения в приказах по личному составу указываются без предлога «с», а крайние даты при указании периодов (например, при определении периода отпуска) - с применением предлогов «с» и «по».

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Обратите внимание! При оформлении кадрового приказа к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Текст приказа и его заголовок

При составлении приказа следует указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п.54 Инструкции № 4).

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Казаковой Т.П.», «Об увольнении Мацкевича В.Д.», «О командировании Ивановской И.Р.», «О предоставлении отпуска Ковальковой М.И.» и т. п. В случае если указанный приказ издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок может быть сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». Если же приказ по личному составу объединяет несколько кадровых действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т. п.), его заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п.99 Инструкции № 4). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Как правило, она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т. п.

Справочно Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть приказа может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Справочно Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использовать формулировку «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Расстановка пунктов приказа

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника (п.90 Инструкции № 4), на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях - соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Их перечисляют после данного пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, допустимо указывать его в конце текста.

Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация - столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (пп.87, 88 Инструкции № 4). После слова «Основание» ставится двоеточие.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. п.87 утратил силу и п.88 Инструкции № 4 изложен в новой редакции на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

Структуры текстов приказов по личному составу

Структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу установлены УСОРД.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Указанной системой предусмотрены формы приказов:

• о переводе (перемещении) на другую работу;

• о заключении нового трудового договора (контракта);

• о переводе работника на контрактную форму найма;

• о продлении трудового договора (контракта);

• об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности);

• о предоставлении отпуска;

• об отзыве работника из отпуска;

• о поощрении;

• о наложении дисциплинарного взыскания

• о командировании.

В частности, текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:

• фамилия, имя, отчество (указываются в винительном падеже);

• наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

• наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория), наименование структурного подразделения, в которое переводится (перемещается) работник;

• дата перевода (перемещения) (указывается с предлогом «с»);

• вид перевода;

• тарифная ставка (оклад);

• причина перевода (перемещения) (указывается при необходимости с использованием слов «в связи»).

Справочно Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (часть первая ст.30 Трудового кодекса Республики Беларусь). Перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (часть первая ст.31 названного Кодекса).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой квалификации, должности служащего (профессии рабочего) (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования должности служащего (профессии рабочего)) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя (ст.321 Трудового кодекса Республики Беларусь) либо в другой местности (за исключением служебной командировки); перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах квалификации, должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (часть первая ст.30 и часть первая ст.31 данного Кодекса в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З).

Этап 2. Согласование (визирование)
(при необходимости)

Под визированием следует понимать внутреннее согласование проекта документа должностным лицом (п.61 Инструкции № 4).

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Обратите внимание! Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Как правило, визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты приказов по личному составу распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п.100 Инструкции № 4). В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации.

Справочно Список заинтересованных лиц и исполнителей для согласования (визирования) по каждому виду издаваемых приказов может быть закреплен в инструкции по делопроизводству, разработанной в организации.

Этап 3. Подписание приказа

После оформления, проверки, согласования проект приказа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу - руководителю организации или другому лицу, имеющему право издания приказов.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия) (п.57 Инструкции № 4). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца).

Например:

Справочно К наименованию должности допустимо добавлять видовое наименование организации (например, директор Общества).

В случае если руководитель организации временно отсутствует и его в указанный период замещает штатный заместитель, что закреплено в учредительных документах организации, а также трудовом договоре и в должностной инструкции заместителя, он, подписывая приказ по личному составу, вправе указать занимаемую должность.

Если исполняющий обязанности руководителя назначен в порядке временного заместительства (временного перевода) либо совмещения, при подписании приказа правильным будет указание фактически занимаемой им должности наряду с употреблением сокращения «И.о.».

Если обязанности временно отсутствующего директора исполняет работник, назначенный по срочному трудовому договору (в том числе в порядке перевода), при подписании внутренних документов следует указывать занимаемую им должность директора.

30.05.2017

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

Проверка правильности составления приказов по личному составу.