Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения

Шаг 1. Создание экспертной комиссии организации (в случае ее отсутствия)

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации (часть вторая п.207 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Таким образом, создание постоянно действующей ЭК в организации (в случае ее отсутствия) является обязательным условием проведения уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертная комиссия (ЦЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК (ЦЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Справочно Подробно см.: • «Экспертиза ценности документов»; • «Приказ о создании экспертной комиссии (пример)».

Шаг 2. Составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (часть первая п.102 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от  30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Порядок составления и оформления сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу содержится в главах 14-17 Правил.

Шаг 3. Составление, согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (часть первая п.207 Инструкции).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения.

На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п.209 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел (годовыми разделами сводных описей дел) (часть первая п.106 Правил).

После согласования акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.

Шаг 4. Внесение изменений в учетные документы архива

Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации является среди прочего акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (абзац 3 части первой п.221 Правил).

Перечень основных учетных документов архива приведен в п.212 Правил.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и в сводной описи дел по личному составу. В графе «Примечание» описи дела напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло» (п.119 Правил).

Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в итоговой записи к годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пп.118, 119 Правил (часть четвертая п.217 Правил).

Также в графе 5 «Примечание» сводной номенклатуры дел проставляется отметка о выделении дела к уничтожению за соответствующий делопроизводственный год (подп.39.5 п.39 Правил).

Справочно Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования (часть вторая п.30 Правил).

После внесения изменений в учетные документы в актах делается отметка «Изменения в учетные документы внесены», ставится подпись работника, внесшего изменения, и дата. Акты помещаются в дело фонда (часть вторая п.221 Правил).

Справочно В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории: историко-архивная справка или предисловие, методические пособия по обработке документов фонда, описи дел структурных подразделений организации до составления и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи), старые листы фондов после их пересоставления, акты и листы проверки наличия и состояния дел, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда. Документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации (список фондов (примечание), лист фонда, опись дел) (части вторая, третья п.222 Правил).

Срок хранения актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению:

• постоянно - в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

• до минования надобности - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (п.107 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Шаг 5. Утилизация документов и дел с истекшими сроками хранения

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (п.107 Правил).

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст.24.25 нового Кодекса).

Примечание. Ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

10.04.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела