Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Объем образующихся в делопроизводстве организации документов порождает проблему их отбора на хранение или уничтожение. Документированная информация имеет различную ценность, в зависимости от которой определяется срок ее хранения. Основная задача проведения экспертизы ценности заключается в сохранении максимума ценной информации при отборе минимума документов на хранение.

Справочно Под экспертизой ценности документов понимают процесс определения научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов, государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Экспертиза ценности документов в организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании:

• нормативных правовых актов Республики Беларусь;

• локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

• локальных нормативных правовых актов, устанавливающих ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

• перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Принципы и выработанные на их основе критерии проведения экспертизы ценности документов закреплены в п.49 Правил.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

В организации с небольшой штатной численностью функции службы ДОУ может выполнять один работник, на которого они возлагаются.

В проведении экспертизы ценности документов участвует экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации, работники структурных подразделений и работники архива, которые осуществляют методическое руководство. В организации с небольшой штатной численностью работник, осуществляющий функции службы ДОУ и архива, может быть представлен в одном лице.

В результате проведения экспертизы ценности документов на этом этапе могут быть увеличены сроки хранения документов (примечание 9 к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень), что должно быть закреплено в номенклатуре дел.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Также срок хранения документов с отметкой «ЭПК», установленный перечнем, может быть увеличен и закреплен в номенклатуре дел.

Пример Планы мероприятий по охране труда имеют срок хранения 5 лет ЭПК (п.502 Перечня). В результате проведения экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел в ней может быть закреплен срок хранения для этих планов 15 лет.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел для передачи в архив организации.

Обратите внимание! Передаче в архив подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Дела с временными сроками хранения хранятся в структурных подразделениях организации. Дела с временными сроками хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, выделяются к уничтожению (п.97 Правил).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Обязательно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Обратите внимание! Отбор и оформление дел как при их заведении в делопроизводстве, так и при подготовке к передаче в архив организации проводятся работниками структурных подразделений, в которых они были образованы (п.180 Инструкции по делопроизводству по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, пп.60, 70 Правил).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.180 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации предполагает проведение полистного просмотра документов дел. При полистном просмотре из дел изымаются размноженные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

На этом этапе проведения экспертизы ценности документов из дел, имеющих срок хранения с отметкой «ЭПК», выделяются документы постоянного хранения и формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения.

В результате проведения экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются:

• опись дел постоянного хранения структурного подразделения;

• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

На основе описей структурных подразделений осуществляется передача документов в архив организации.

Экспертиза ценности документов в архиве

При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с экспертной комиссией организации.

При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляется отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), а документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, - для выделения к уничтожению.

В архиве организации также уточняется характер повторения содержащейся информации в документах (вид, форма и полнота повторения), выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования. Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

В результате проведения экспертизы ценности документов в архиве составляются:

• годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;

• годовой раздел сводной описи дел по личному составу;

• годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Экспертная комиссия

В организации должна быть создана ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

Обратите внимание! Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК (часть первая ст.10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. Законом от 18.04.2022 № 163-З внесены изменения в ч.1 ст.10 Закона № 323-З. Комментарий см. здесь.

Экспертная комиссия (ЦЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК (ЦЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Экспертная комиссия (ЦЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Справочно Примерную форму положения об экспертной комиссии см. здесь.

Персональный состав ЭК (ЦЭК) также утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Положение об экспертной комиссии организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.

Изменения в состав ЭК (исключение работников из состава комиссии, включение новых членов, изменения обязанностей членов комиссии) вносятся приказом руководителя организации.

Справочно Пример приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии см. здесь.

Основные функции ЦЭК (ЭК) определены в п.56 Правил.

Обратите внимание! В случае если в перечне типовых документов с указанием сроков хранения или ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения не установлены сроки хранения тех или иных документов, образующихся в деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения таких документов принимается ЭК (ЦЭК) организации самостоятельно.

Заседания ЦЭК (ЭК), как коллегиального совещательного органа, оформляются протоколами. Протоколы ЦЭК (ЭК) содержат решения: о согласовании годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, номенклатур дел организации, типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями типовых документов и ведомственными перечнями документов или перечнями документов негосударственных организаций, и об установлении сроков хранения документов, отсутствующих в этих перечнях, о согласовании локальных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкции по делопроизводству и др.).

Протоколы подписываются председателем и секретарем ЦЭК (ЭК) и не позже чем в пятидневный срок утверждаются руководителем организации. Заседания ЦЭК (ЭК) должны проводиться не реже одного раза в год.

28.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела