Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения и дел с истекшими сроками хранения описывает этот процесс в целом. В зависимости от объема организации, специфики ее деятельности все перечисленные виды работ может выполнять как один работник, так и несколько структурных подразделений, а также могут привлекаться сторонние организации для оказания соответствующих услуг. Если документационное обеспечение управления организовано в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела, то уничтожение документов и дел включает в себя только шаги 5-7, однако только выполнение требований, описанных в шагах 1-4, делает возможным непосредственное уничтожение документов и дел. Соответственно, если в организации отсутствует номенклатура дел, не создана экспертная комиссия и т. д., то необходимо начинать с шага 1.

Шаг 1. Издание приказа о создании экспертной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии организации

В каждой организации создается экспертная комиссия (далее - ЭК), которая проводит экспертизу ценности документов. В организации, имеющей подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Индивидуальные предприниматели не обязаны формировать ЭК. Создается ЦЭК (ЭК) на основании распорядительного документа руководителя организации.

Основными функциями ЭК или ЦЭК являются:

• проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений и др.

Важной функцией ЭК является самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены нормативными правовыми актами (организации, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом при согласовании номенклатуры дел организации, организации, имеющие вышестоящую организацию, - ЦЭК вышестоящей организации). Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Заседания и принимаемые решения оформляются протоколами.

Шаг 2. Определение сроков хранения документов и дел

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Сроки хранения документов закреплены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов), и обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.). Перечень устанавливает сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в делопроизводстве, так и в архиве организаций.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов, не отраженных в Перечне типовых документов, определяются ЭК или ЦЭК (см. шаг 1). Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с ЦЭК вышестоящей организации. При отсутствии вышестоящей организации - только с ЭК организации.

Обратите внимание! Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими нормативными правовыми актами независимо от того, когда были созданы документы и какой срок хранения был закреплен на тот момент.

Шаг 3. Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (п.47 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

• в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). В организации с небольшой штатной численностью функции службы ДОУ может выполнять один работник, на которого они возлагаются. В проведении экспертизы ценности документов участвует ЭК (ЦЭК) организации, работники структурных подразделений и работники архива, которые осуществляют методическое руководство. Опять же в организации с небольшой штатной численностью работник, осуществляющий функции службы ДОУ и архива, может быть представлен в одном лице.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях:

• отбираются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

• отбираются дела с временными сроками хранения, подлежащие хранению в структурных подразделениях организации;

• отбираются дела временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации предполагает проведение полистного просмотра документов дел. При полистном просмотре из дел изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения.

В результате проведения экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются опись дел постоянного хранения структурного подразделения и опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения. На их основе документы передаются в архив организации.

Шаг 4. Составление сводных (годовых разделов) описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу

Для учета документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, в организации должны быть созданы специальные учетные документы. Такими документами являются сводные (годовые разделы) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Они составляются на дела всей организации, то есть всех структурных подразделений организации. Сводные (годовые разделы) описи дел составляют в архиве, если он создан, или лицом, назначенным ответственным за ведение архива.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел включает годовые разделы. В свою очередь годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений. Правила работы архивов допускают составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел постоянного хранения.

Только после составления и утверждения сводных описей дел в установленном порядке можно составлять акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению за соответствующие годы.

Шаг 5. Исчисление сроков хранения документов и дел

Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний к Перечню типовых документов).

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация самостоятельно определяет срок хранения соответствующих документов исходя из практической потребности в использовании таких документов.

«До замены новыми» означает, что документы не подлежат хранению в году, следующем за годом утверждения (принятия) заменяющего документа. Например, списки должностей работающих, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, имеют срок хранения «До замены новыми». Новые списки были утверждены в 2015 году, следовательно, предыдущие могут быть уничтожены после 1 января 2016 г.

Существуют дополнительно установленные условия исчисления сроков хранения документов:

«После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения проверки. Например, дело с путевыми листами завершено делопроизводством в 2011 году, срок хранения документа - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Налоговая проверка проведена в 2013 г., следовательно, это дело можно будет выделить к уничтожению после 1 января 2017 г.

«После замены новыми» означает, что срок хранения начинает исчисляться после утверждения (принятия) заменяющих документов. Например, графики проведения прямых телефонных линий и горячих линий были утверждены в 2012 году, в соответствии с п.84 Перечня типовых документов графики хранятся 1 год после замены новыми. Новые графики были утверждены в 2015 году, соответственно, срок хранения исчисляется с 1 января 2016 г., что означает, что графики, утвержденные в 2012 году, могут быть уничтожены после 1 января 2017 г.

«После окончания ведения» используется при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг учета, журналов регистрации, книги замечаний и предложений и др.) в связи с тем, что они могут вестись в течение нескольких лет. Такое условие означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом последней записи, внесенной в регистрационно-контрольную форму.

«После ликвидации основных средств» означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за ликвидацией основных средств. Например, паспорта оборудования должны храниться 3 года после ликвидации основных средств. Оборудование было закуплено в 2011 году, а списано в 2015 году. Следовательно, срок хранения исчисляется с 1 января 2016 г.

В структурных подразделениях организации могут вестись дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, первые экземпляры которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Срок хранения таких дел с копиями законодательством не устанавливается. Однако в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству от 29.11.2013 № 55, содержатся следующие правила:

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Шаг 6. Составление акта о выделении к уничтожению документов и дел

Порядок составления такого акта установлен главой 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и главой 13 Правил работы архивов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.13 (пп.102-108) Правил работы архивов в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт.

Обратите внимание! Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

Акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК), результаты рассмотрения отражаются в протоколе заседания ЭК организации.

Шаг 7. Утилизация документов и дел

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Пример Документы в количестве 1 100 (тысяча сто) дел весом 780 кг сданы в ЧУП «Минсккоопвторресурсы» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 31.05.2016 № 16.

27.06.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела