Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм ведения воинского учета в коммерческой организации

Ольга Гасюкевич
юрист

05.11.2024

Рассмотрели шаги по ведению воинского учета в коммерческой организации. Также автор привел примерный перечень вопросов воинского учета и документации, которые проверяет военкомат.

Шаг 1. Назначьте лицо, ответственное за организацию и ведение воинского учета

Воинский учет является государственной системой учета и анализа призывных и военнообязанных ресурсов (абз.15 ст.1 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»).

Руководство военно-учетной работой в организации возлагается на ее руководителя, который несет персональную ответственность за воинский учет в соответствии с законодательством (п.72 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 20 сентября 2025 г. действует Положение о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 17.09.2025 № 505.

Руководитель организации может возлагать обязанности по ведению воинского учета на работника (работников) организации. При этом военно-учетная работа организуется, как правило, в порядке, установленном в пп.61-63 Положения № 1662.

В коммерческих организациях, осуществляющих воинский учет своих работников, определяется должностное лицо, ответственное за ведение воинского учета. При необходимости может создаваться структурное подразделение, основной задачей которого будет ведение воинского учета в организации.

Наниматель в уведомительном порядке направляет в военкомат копию приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных.

Ксерокопия либо выписка из такого приказа хранится вместе с документами воинского учета.

Обратите внимание! Если в организации отсутствует должностное лицо, на которое надлежащим образом возложены обязанности по воинскому учету, то всю полноту ответственности (в том числе административную) за организацию и ведение воинского учета несет руководитель организации.

Нормативы численности работников организаций, осуществляющих воинский учет, в зависимости от количества граждан, состоящих на воинском учете в организации:

• от 500 до 2 500 граждан - один работник;

• от 2 500 до 5 000 граждан - два работника;

• от 5 000 до 8 000 граждан - три работника;

• на каждые последующие 3 000 граждан - по одному работнику.

При наличии на воинском учете в местных органах власти, ведущих воинский учет, организациях менее 500 граждан работа по воинскому учету и бронированию военнообязанных, работающих в организациях, на период мобилизации и на военное время (далее - бронирование военнообязанных) может возлагаться в порядке, установленном законодательством о труде, на одного из работников местного органа власти, ведущего воинский учет, организации (подп.7.3 п.7 Положения № 1662).

Возложение обязанностей (назначение ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных) осуществляется с учетом специфики трудовой деятельности и загруженности работника. Как правило, обязанности по военно-учетной работе возлагаются на работника отдела кадров, однако нередки случаи, когда данную работу выполняют работники бухгалтерии, юридической службы, службы охраны и др.

Персональный состав подразделения, созданного для ведения воинского учета, и его задачи или должностные обязанности работника, ответственного за воинский учет, определяются в приказе руководителя организации.

Положение № 1662 определяет общий порядок воинского учета для соответствующих ведомств, органов и организаций. Коммерческим организациям применять их нормы следует с учетом требований трудового законодательства, устоявшихся способов и процедур регулирования трудовых правоотношений. Так, по сложившейся практике задачи структурного подразделения определяются в положении о структурном подразделении, должностные обязанности работников закрепляются в должностных инструкциях, трудовых договорах.

Если в организации работает более 500 работников, подлежащих воинскому учету, то может вводиться должность «Инспектор по учету и бронированию военнообязанных», которая предусмотрена выпуском 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159. Квалификационные требования по данной должности - среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Формы документов • Должностная инструкция инспектору по учету и бронированию военнообязанных.

Обязанности должностных лиц, ответственных за военно-учетную работу, определены ч.1 ст.9 Закона № 1914-XII, пп.66-68 Положения № 1662.

Обратите внимание! Организации осуществляют воинский учет только своих основных работников, за исключением учреждений образования. Лица, выполняющие работы, оказывающие услуги в организации по гражданско-правовым договорам, совместители, лица, проходящие производственную (преддипломную и т. п.) практику без заключения трудового договора, воинскому учету в данной организации не подлежат.

В основные функции должностных лиц, ответственных за воинский учет и бронирование военнообязанных в коммерческой организации, входят:

• постановка на учет, снятие с учета, ведение картотеки призывников и военнообязанных (военно-учетная работа);

• бронирование военнообязанных;

• оформление и сдача требуемой отчетности;

• своевременное представление требуемой информации в военкоматы;

• обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности (оповещение работников о вызовах в военкомат, создание условий для своевременной явки работников, проведение разъяснительной работы).

Функции должностных лиц, ответственных за военно-учетную работу, следующие:

• выполнять требования, установленные в ст.9 Закона № 1914-XII;

• проверять при приеме на работу у призывников удостоверения призывников, а у военнообязанных - военные билеты, военные билеты офицеров запаса органов государственной безопасности;

• установить, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете в военном комиссариате района (города) (обособленном подразделении), управлении КГБ по области, местном органе власти, ведущем воинский учет по месту их жительства. Призывники и военнообязанные, не состоящие на воинском учете, принимаются на работу только после приема их на воинский учет по месту их жительства;

• направлять граждан, подлежащих приему на воинский учет, в военные комиссариаты (обособленные подразделения), управления КГБ по областям, местные органы власти, ведущие воинский учет по месту их жительства;

• заполнять на всех призывников и военнообязанных личные карточки;

• при приеме граждан на воинский учет проверять подлинность удостоверений призывников, военных билетов, военных билетов офицеров запаса органов государственной безопасности, а при обнаружении в удостоверениях призывников, военных билетах, военных билетах офицеров запаса органов государственной безопасности неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, отсутствия листов сообщать об этом в военный комиссариат района (города) (обособленное подразделение), управление КГБ по области. При приеме от гражданина удостоверения призывника или военного билета владельцу документа выдается расписка;

• обеспечить полноту и достоверность воинского учета призывников и военнообязанных, работающих в организации;

• вносить в личные карточки изменения в части фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), семейного положения, состава семьи, уровня основного образования, занимаемой должности (специальности, профессии), состояния здоровья, места жительства и другие изменения, в месячный срок письменно сообщать о произошедших изменениях в военный комиссариат района (города) (обособленное подразделение), а о военнообязанных, состоящих или обязанных состоять в запасе органов государственной безопасности, - в управления КГБ по областям;

• ежегодно сверять личные карточки призывников и военнообязанных с записями в удостоверениях призывников, военных билетах, военных билетах офицеров запаса органов государственной безопасности, представлять эти карточки для сверки с учетными данными по требованию военных комиссариатов районов (городов) (обособленных подразделений), местных органов власти, ведущих воинский учет, а карточки офицеров запаса органов государственной безопасности - в управления КГБ по областям;

• обеспечивать гражданам возможность своевременной явки по повесткам в военные комиссариаты (обособленные подразделения), местные органы власти, ведущие воинский учет, управления КГБ по областям;

• ежегодно до 1 декабря представлять в военный комиссариат района (города) (обособленное подразделение) списки граждан мужского пола, подлежащих приписке в следующем календарном году;

• направлять по запросам военного комиссара района (города) (обособленного подразделения), начальника управления КГБ по области сведения о численности призывников и военнообязанных, работающих в организации, в том числе о забронированных военнообязанных;

• при снятии (исключении) граждан с воинского учета делать соответствующие отметки об этом в личных карточках.

Работник по воинскому учету отвечает за непосредственную организацию и ведение воинского учета в организации, ведущей воинский учет, несет персональную ответственность за воинский учет в соответствии с законодательством.

На период временного отсутствия работника по воинскому учету (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т. п.) документы, необходимые для ведения воинского учета, проверяются и по акту приема-передачи документов и дел передаются должностному лицу, замещающему этого работника.

Шаг 2. Обеспечьте надлежащие условия для ведения воинского учета, необходимой документацией для этого

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов воинского учета, к которым имеют доступ только он и работники по воинскому учету (ч.2 п.74 Положения № 1662).

Для обеспечения военно-учетной работы в местных органах власти, ведущих воинский учет, выделяются специально оборудованные помещения для работников по воинскому учету, опечатываемые хранилища (железные шкафы) для хранения документов воинского учета, а также выделяются другие необходимые материальные средства. К данным помещениям, хранилищам имеют доступ только руководитель и работники по воинскому учету (п.70 Положения № 1662).

С целью повышения уровня квалификации работников, ответственных за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных:

• военные комиссариаты проводят инструктивно-методические занятия;

• наниматели направляют работников на обучение для освоения программ дополнительного образования взрослых;

• наниматели приобретают нормативно-аналитическую литературу, электронные базы по данному направлению работы.

В каждой организации (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатываются (ведутся) следующие документы.

1. План работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных (по решению нанимателя).

План согласовывается с военным комиссаром района, его утверждает руководитель организации. План составляется с учетом специфики деятельности организации.

2. Картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации.

Справочно Воинский учет в организации подразделяется на общий и специальный.

На общем воинском учете состоят военнообязанные, не забронированные за республиканскими органами государственного управления, другими государственными органами, иными организациями на период мобилизации и военного времени.

На специальном воинском учете состоят военнообязанные, которые в установленном порядке бронируются за республиканскими органами государственного управления, другими государственными органами, иными организациями на период мобилизации и военного времени.

В организациях ведется персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам.

Дополнительно по теме • Личная карточка воинского учета: оформляем правильно.

Впереди соответствующих разделов картотеки выставляются личные карточки на забронированных военнообязанных.

Личные карточки на военнообязанных запаса женского пола размещаются в конце каждого раздела по алфавиту.

Картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, формируется по алфавиту от буквы «А» до буквы «Я». Картотеку удобно размещать по разделам в папках-регистраторах (специальных коробках с просматриваемым верхом личной карточки), разделив карточки плотными либо цветными листами бумаги с указанием алфавитной буквы.

В крупных организациях в зависимости от численности граждан, состоящих на воинском учете, и удобства работы с картотекой она может быть построена по разделам структурных подразделений организации (учреждения образования), а внутри них по вышеуказанным разделам.

Отметка об исключении с воинского учета проставляется на основании записи, которую сделал работник военного комиссариата в разделе «Отметки об освобождении от воинской обязанности» военного билета гражданина. Личные карточки на указанных граждан изымаются из картотеки военнообязанных.

При увольнении с работы граждан, состоящих на воинском учете, их личные карточки из картотеки изымаются и хранятся в архиве организации до истечения срока их хранения.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета.

Актуально при ведении специального воинского учета.

4. Расписки в приеме от гражданина личного документа воинского учета согласно приложению 8 к постановлению Минобороны от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Формат расписки - 145×210 мм. Расписка выдается в военно-учетном органе, в который сдан документ воинского учета офицера, прапорщика, сержанта или солдата запаса.

5. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

Данный журнал ведется организацией независимо от формы собственности. Журнал может быть изготовлен типографским способом или написан от руки; листы журнала нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью должностного лица с проставлением печати организации. В журнале отражаются результаты проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, состоящих на воинском учете.

6. Подборка нормативных и методических материалов по организации и ведению воинского учета.

Все нормативные и методические документы должны быть распечатаны на бумажных носителях и сформированы в отдельное дело, например «Нормативные и методические материалы по воинскому учету».

Нормативная документация должна быть актуальна, все изменения должны вноситься своевременно. Как правило, лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, обеспечивает своевременную актуализацию нормативного материала.

7. Справочная информация по воинскому учету и бронированию военнообязанных (находится в местах для всеобщего доступа).

В организации могут оформляться информационные:

• стенды по воинскому учету и бронированию военнообязанных;

• уголки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией и местом для ознакомления с актуальной информацией;

• папки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией.

Рекомендуемые разделы для информационных стендов по воинскому учету:

✓ руководящие документы в области воинского учета;

✓ основные цели и задачи воинского учета;

✓ обязанности граждан по воинскому учету;

✓ документы воинского учета и их назначение;

✓ таблица возрастов;

✓ поступление граждан на военную службу по контракту;

✓ порядок прохождения военных и специальных сборов;

✓ уголовная и административная ответственность граждан и должностных лиц за нарушение порядка исполнения воинской обязанности и воинского учета.

8. Делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета.

Делопроизводство по ведению воинского учета в организации может одновременно отражаться:

✓ в номенклатуре дел организации;

✓ в номенклатуре дел структурного подразделения, ведущего военно-учетную работу.

При наличии в делопроизводственном году значительного объема документации и при необходимости в отдельные дела может формироваться документация по тематике, например: переписка по вопросам военного учета и бронирования военнослужащих, отчеты и сведения, нормативно-методические материалы, планы работ и материалы по их выполнению, копии (выписки из) приказов, акты приема-передачи и т. п.

9. Вспомогательные средства по ведению воинского учета.

С целью облегчения и упорядочения военно-учетной работы в организации документальный учет может быть дополнен электронным.

Разрабатываются отдельные специальные программы либо дополняется существующий электронный кадровый учет разделом «Воинский учет». Автоматизация позволяет оперативно формировать и выводить на печать личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете, отчеты, сведения по заданным параметрам, списки военнообязанных и призывников; своевременно отслеживать изменения в учетных данных, формировать списки военнообязанных, подлежащих снятию с учета в текущем периоде, и т. п.

Обратите внимание! Электронный учет является вспомогательным, все документы по воинскому учету должны находиться на бумажных носителях.

Шаг 3. Обеспечьте хранение документов по воинскому учету

Для обеспечения военно-учетной работы выделяются специально оборудованные помещения для работников по воинскому учету, опечатываемые хранилища (железные шкафы) для хранения документов воинского учета, а также выделяются другие необходимые материальные средства. К данным помещениям, хранилищам имеют доступ только руководитель и работники по воинскому учету (п.70 Положения № 1662).

Документы по воинскому учету, подлежащие передаче в архив структурного подразделения организации, оформляются и передаются в архив в соответствии с гл.16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Личные карточки граждан, снятых (исключенных) с воинского учета, подлежат изъятию из картотеки и хранятся отдельно до очередной сверки с учетными данными военного комиссариата района (города) (обособленного подразделения), управления КГБ по области, местного органа власти, ведущего воинский учет, затем уничтожаются в установленном порядке (п.77 Положения № 1662).

Справочно Сроки хранения документации по воинскому учету см. здесь.

Шаг 4. Контролируйте ведение воинского учета в организации

Контроль за ведением воинского учета осуществляется с целью обеспечения полноты и достоверности данного учета, он бывает:

• внешним (проверка военным комиссариатом, местными исполнительными и распорядительными органами);

• внутренним (проверка должностными лицами самой организации или вышестоящей организации).

Общее руководство организацией и ведением воинского учета, контроль за его состоянием в военных комиссариатах (обособленных подразделениях), местных органах власти, ведущих воинский учет, организациях возлагается на Минобороны (п.11 Положения № 1662).

Контроль за ведением воинского учета в организациях возлагается на военные комиссариаты (обособленные подразделения), местные органы власти, ведущие воинский учет (п.78 Положения № 1662).

При проверке состояния воинского учета устанавливаются:

✓ наличие предусмотренных документов воинского учета, правильность их оформления и ведения;

✓ правильность построения учетной картотеки военнообязанных и формирования картотек;

✓ полнота и достоверность записей в документах воинского учета;

✓ правильность составления и своевременность представления сведений воинского учета и установленной отчетности, соответствие отчетных показателей данным воинского учета;

✓ правильность учета, хранения документов воинского учета и сдачи их в архив;

✓ наличие и правильность учета бланков строгой отчетности, а также порядок их использования и хранения;

✓ знание и выполнение должностными лицами (в части, их касающейся) требований законодательства, в которых регламентируется организация воинского учета.

При проверке военкоматом также учитывается выполнение оценочных показателей ведения воинского учета военнообязанных в организации.

Примерный перечень вопросов воинского учета в организации, проверяемых военкоматом

1. Наличие документов о назначении (возложении обязанностей) работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных (номер, дата приказа).

2. Наличие руководящих документов по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных.

3. Наличие должностных обязанностей работника (инструкции) по ведению воинского учета.

4. Наличие согласованного с военным комиссариатом плана работы по ведению воинского учета, своевременность выполнения мероприятий, отметки об их выполнении.

5. Наличие журнала проверок состояния в/у и бронирования в/о и записей проверок.

6. Построение картотеки личных карточек, порядок ее хранения.

7. Наличие на карточках отметки о проведении сверки с военным комиссариатом (дата, подпись). Проведение ежегодной сверки личных карточек военнообязанных с записями в военных билетах, представление данных карточек по требованию для сверки с учетными данными военного комиссариата.

8. Своевременность представления списков о принятых и уволенных военнообязанных и призывниках.

9. Внесение изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, образования, должности и места жительства граждан, своевременное письменное сообщение о них в военный комиссариат.

10. При приеме военнообязанных на работу проверка работником, осуществляющим ведение воинского учета военнообязанных, наличия и подлинности военных билетов, соответствие сделанных в них записей паспортным данным, а также наличие фотографических карточек и их идентичность владельцам военных билетов.

11. Направление граждан, подлежащих приему на воинский учет, в соответствующий орган, в котором ведется воинский учет, по месту жительства.

12. Организация оповещения граждан о вызовах в военный комиссариат.

13. Обеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в военный комиссариат.

14. Представление по запросам военного комиссара сведений о численности работников организации, в том числе забронированных за организацией на период мобилизации и военного времени.

15. Наличие актов на передачу документов по воинскому учету и бронированию при временном убытии работника, ответственного за воинский учет.

16. Порядок ведения служебного делопроизводства по воинскому учету.

17. Выделение для работников, осуществляющих ведение военнообязанных, специально оборудованных помещений и железных шкафов, необходимых для сохранности документов воинского учета. Обеспечение их средствами вычислительной техники и связи.

18. Организация контроля за работой работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных и призывников, со стороны руководителя организации.

Примерный перечень документации, проверяемой военкоматом

1. Приказ руководителя об организации ведения воинского учета военнообязанных.

2. Функциональные обязанности работника, ответственного за ведение воинского учета военнообязанных (либо иной документ, утвержденный в организации).

3. Акт/приказ (при временном убытии работника) на передачу документов, необходимых для ведения воинского учета военнообязанных, в том числе личных карточек.

4. План работы по ведению воинского учета военнообязанных на текущий год: полнота и правильность составления, согласование с военным комиссаром, утверждение руководителем, наличие отметок о выполнении указанных в нем мероприятий.

5. Справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, информационные стенды.

6. Служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета военнообязанных в организации.

7. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

8. Расписка в приеме документов воинского учета: наличие и ведение.

9. Картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации: порядок построения.

10. Личные карточки военнообязанных: порядок ведения, наличие расхождений имеющихся в них сведений с фактическими данными граждан, с документами воинского учета военного комиссариата.

11. Иная документация по ведению воинского учета в организации.

Ответственность за нарушение ведения воинского учета

За неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей лицом, осуществляющим воинский учет в коммерческой организации, может налагаться дисциплинарная ответственность.

Дополнительно по теме • Ответственность за уклонение от призыва и неисполнение обязанностей по воинскому учету.