АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ

Документооборот является частью делопроизводства организации, в которой проводится активная работа с документами.

Понятие документооборота и его анализ

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

В Инструкции по делопроизводству установлены требования к организации документооборота:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (подп.138.2 п.138).

Анализ документооборота проводится с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличения скорости движения и соответственно исполнения документов.

Важное место при анализе документооборота отводится службе документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) как координатору работы всех структурных подразделений.

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

При изучении документооборота в каждом из указанных направлений проверяется соответствие его требованиям нормативных правовых актов и максимально учитывается специфика деятельности организации. Анализ документооборота организации - довольно трудоемкий процесс, поэтому целесообразно проводить его по частям. В первую очередь изучению подлежат наиболее массовые виды документов, структурное подразделение с наибольшим объемом документооборота.

Анализ документооборота состоит из четырех основных этапов:

1) сбор данных;

2) изучение;

3) моделирование;

4) внедрение и обеспечение функционирования.

Сбор данных

Сбор данных - важнейший этап выполнения анализа документооборота, так как на его основе проводится вся последующая работа. Сбор данных осуществляется с использованием различных методов: наблюдение, анкетирование, сбор документов, опрос, интервьюирование и др.

Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно (подп.144.1, 144.2 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Документооборот любой организации включает в себя три основных документопотока:

1) входящий;

2) исходящий;

3) внутренний.

При этом не все виды документов можно однозначно отнести к одному из перечисленных документопотоков. Например, распорядительный документ организации по отношению к ней будет являться внутренним документом, а тот же распорядительный документ, направленный в подведомственную организацию, будет также являться и исходящим документом.

Составление маршрутов движения документов

Первоначально необходимо изучить направленность каждого документопотока с помощью составления маршрутов движения документов.

Маршрут движения входящих документов

Маршрут движения исходящих документов

Маршрут движения внутренних документов

Составленный маршрут движения документов позволяет определить структурные подразделения, через которые проходит документ, последовательность их прохождения, увидеть сколько раз один документ поступает одному и тому же исполнителю. С помощью графических редакторов или программ для проектирования такие схемы для бумажных документов возможно изобразить вместе с планом помещения (этажа здания). Они позволят дополнительно учесть протяженность маршрутов.

Составление оперограмм

После изучения маршрутов движения входящих, исходящих и внутренних документопотоков необходимо переходить к изучению маршрутов групп документов или отдельных документов. С целью анализа организации процессов обработки документов составляется оперограмма.

Справочно Цель оперограммы - отразить прохождение документа с указанием операции, производимой с ним. Сущность оперограммы - расчленение общей операции на ряд последовательных операций с указанием операций и порядка прохождения документов через структурные подразделения.

Оперограммы составляются в таблично-графической форме. На самой простой оперограмме слева указываются операции, а вверху справа - исполнители. При работе с оперограммами происходит переход к третьему этапу анализа документооборота - моделированию, так как на ней отражаются не только существующие операции, но и проектируемые.

При анализе составленных маршрутов движения документов необходимо максимально сократить инстанции прохождения документов, сократить движение документов в обратном направлении, привести к единообразному движению документов одного вида или функциональной группы.

Унификация форм документов

Совершенствование форм документов позволяет оптимизировать состав применяемых форм в организации, исключить их дублирование, провести унификацию. Унификация форм документов заключается в определении включаемой в документы информации, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед организацией задач, а также исключении дублирующих и неиспользуемых форм документов. В результате унификации форм документов устанавливается оптимальный состав реквизитов для каждой формы документа, закрепляется порядок их расположения и оформления, проводится унификация текста документа. При проведении унификации форм в первую очередь необходимо проверить, соответствует ли форма требованиям нормативного правового акта, ее установившим. Если требования к форме не установлены, то необходимо исходить из условий и целей ее практического применения. При разработке форм организационно-распорядительных документов рекомендуется использовать:

• Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;

• Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. Методические указания № 41 утратили силу в связи с отменой СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

Результаты анализа документооборота в дальнейшем используются для обоснования оптимизации процедур работы, совершенствования структуры и штатной численности подразделений. Внедрение новых форм работы с документами осуществляется путем их закрепления в локальных нормативных правовых актах организации и разъяснения установленных норм работникам.

Анализ документооборота также является важным этапом при автоматизации делопроизводства. Упорядоченное движение унифицированных форм документов ускоряет их перевод на использование в системе электронного документооборота. Так, организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (подп.138.3 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Для более детального изучения см. «Понятие документооборота и его характеристики. Учет объема документооборота».

06.01.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела