Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ

Документооборот является частью делопроизводства организации, в которой проводится активная работа с документами.

Понятие документооборота и его анализ

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (часть первая подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция)).

Требования к организации документооборота:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (подп.138.2 п.138 Инструкции).

Анализ документооборота проводится с целью:

• сокращения документооборота;

• сокращения трудоемкости обработки документов;

• увеличения скорости движения и соответственно исполнения документов.

Важное место при анализе документооборота отводится службе документационного обеспечения управления как координатору работы всех структурных подразделений.

Анализ документооборота проводится в следующих направлениях:

• состав документов;

• количество документов;

• маршруты движения документов;

• организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение);

• формы документов.

При изучении документооборота в каждом из указанных направлений проверяется соответствие его требованиям нормативных правовых актов и максимально учитывается специфика деятельности организации. Анализ документооборота организации - довольно трудоемкий процесс, поэтому целесообразно проводить его по частям. В первую очередь изучению подлежат наиболее массовые виды документов, структурное подразделение с наибольшим объемом документооборота.

Анализ документооборота состоит из четырех основных этапов:

1) сбор данных;

2) изучение;

3) моделирование;

4) внедрение и обеспечение функционирования.

Сбор данных

Сбор данных - важнейший этап выполнения анализа документооборота, так как на его основе проводится вся последующая работа. Сбор данных осуществляется с использованием различных методов: наблюдение, анкетирование, сбор документов, опрос, интервьюирование и др.

Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно (подп.144.1, 144.2 п.144 Инструкции).

Документооборот любой организации включает в себя три основных документопотока:

1) входящий;

2) исходящий;

3) внутренний.

При этом не все виды документов можно однозначно отнести к одному из перечисленных документопотоков. Например, распорядительный документ организации по отношению к ней будет являться внутренним документом, а тот же распорядительный документ, направленный в подведомственную организацию, будет также являться и исходящим документом.

Составление маршрутов движения документов

Первоначально необходимо изучить направленность каждого документопотока с помощью составления маршрутов движения документов.

Составленный маршрут движения документов позволяет определить структурные подразделения, через которые проходит документ, последовательность их прохождения, увидеть, сколько раз один документ поступает одному и тому же исполнителю. С помощью графических редакторов или программ для проектирования такие схемы для бумажных документов возможно изобразить вместе с планом помещения (этажа здания). Они позволят дополнительно учесть протяженность маршрутов.

Составление оперограмм

После изучения маршрутов движения входящих, исходящих и внутренних документопотоков необходимо переходить к изучению маршрутов групп документов или отдельных документов. С целью анализа организации процессов обработки документов составляется оперограмма.

Справочно Цель оперограммы - отразить прохождение документа с указанием операции, производимой с ним. Сущность оперограммы - расчленение общей операции на ряд последовательных операций с указанием операций и порядка прохождения документов через структурные подразделения.

Оперограммы составляются в таблично-графической форме. На самой простой оперограмме слева указываются операции, а вверху справа - исполнители. При работе с оперограммами происходит переход к третьему этапу анализа документооборота - моделированию, так как на оперограмме отражаются не только существующие операции, но и проектируемые.

При анализе составленных маршрутов движения документов необходимо максимально сократить инстанции прохождения документов, сократить движение документов в обратном направлении, привести к единообразному движению документов одного вида или функциональной группы.

Унификация форм документов

Совершенствование форм документов позволяет оптимизировать состав применяемых форм в организации, исключить их дублирование, провести унификацию. Унификация форм документов заключается в определении включаемой в документы информации, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед организацией задач, а также исключении дублирующих и неиспользуемых форм документов. В результате унификации форм документов устанавливается оптимальный состав реквизитов для каждой формы документа, закрепляется порядок их расположения и оформления, проводится унификация текста документа. При проведении унификации форм в первую очередь необходимо проверить, соответствует ли форма требованиям нормативного правового акта, ее установившим. Если требования к форме не установлены, то необходимо исходить из условий и целей ее практического применения.

При разработке форм организационно-распорядительных документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Результаты анализа документооборота в дальнейшем используются для обоснования оптимизации процедур работы, совершенствования структуры и штатной численности подразделений. Внедрение новых форм работы с документами осуществляется путем их закрепления в локальных нормативных правовых актах организации и разъяснения установленных норм работникам.

Анализ документооборота также является важным этапом при автоматизации делопроизводства. Упорядоченное движение унифицированных форм документов ускоряет их перевод на использование в системе электронного документооборота.

25.03.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела