Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Архив учреждения не принимает документы, которые имеют срок хранения до 10 лет и находятся на кафедре учреждения образования, так как они имеют временный срок хранения.

Что делать с такими документами?

ОТВЕТ: Провести экспертизу ценности документов и составить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования до момента их уничтожения.

После истечения сроков временного хранения проводится экспертиза ценности документов, по результатам которой оформляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения (п.209 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Соответственно, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться на дела кафедры.

Справочно Форма акта закреплена в приложении 17 к указанной Инструкции.

Оформленный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации.

Получить методическую помощь, а также узнать, утверждены ли и согласованы в установленном порядке архивом сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, можно у заведующего архивом учреждения образования.

Справочно Подробнее по этой теме см. подборку «Хранение документов в организации».

25.05.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела