Материал помещен в архив

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
(примечание)

В настоящем материале рассмотрены вопросы выбора и внедрения программных продуктов, предназначенных для ведения управленческого учета, а также предложен краткий обзор программ.

Необходимость автоматизации учета

Прежде чем начать подробный разговор об автоматизации управленческого учета, немного порассуждаем, необходима ли эта автоматизация как таковая.

Для ясности введем понятие «информационная система предприятия», под которым следует понимать все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями. Оно близко по смыслу понятию «система документооборота».

Справочно Система документооборота - перемещение документов по всем уровням организации, благодаря которому становится возможным управление этой организацией. Недавно такие проблемы, как огромное количество бумаг, долгий поиск нужной копии договора, потеря документов и другое чрезвычайно замедляли деятельность предприятий, а порою и полностью ее останавливали. Эффективная система документооборота - обязательная составляющая управления любой организацией. Система документооборота чрезвычайно важна для ведения учета как финансовой, так и управленческой деятельности организации, и отделять документооборот от бизнес-процессов никак нельзя.

Система управленческого учета должна быть гармоничной частью информационной системы предприятия и при этом экономно использовать ее человеческие и технические ресурсы (схема 1).

Справочно О том, что такое управленческий учет и как его внедрять, подробнее см. здесь.

Напомним, что управленческий учет должен базироваться на разумной учетной политике (например, на международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) и представлять понятную отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло и др.). Отчетность должна формироваться на основе первичных данных, специфичных для каждого отчета.

Первичная информация, поступающая в систему управленческого учета, должна быть полной, правильной и оперативной. Вот здесь и кроется ответ на вопрос: нужна ли автоматизация? Если существующая информационная система способна предоставлять необходимые данные в приемлемые сроки, то в принципе можно ничего не менять. Если же руководство не устраивает скорость подачи и обработки информации, полнота и качество исходных данных, то имеет смысл задуматься об использовании программного обеспечения.

Руководство организации должно четко представлять, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно по определению, поскольку ключевыми фигурами в любой информационной системе остаются люди. Поэтому автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов информации. Таким образом, автоматизация необходима прежде всего для совершенствования информационной системы.

Более того, как показывает практика, есть такие организации, направления и условия бизнеса, где автоматизация будет неэффективной. Например, затраты на автоматизацию учета могут не оправдать себя в следующих случаях:

• организационная структура не формализована, должностные обязанности четко не распределены и дисциплина отсутствует;

• персонал не имеет достаточной квалификации;

• нехватка технических или человеческих ресурсов.

Эти и похожие обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение и использование даже самой лучшей системы автоматизированного учета. Известна фраза: «В результате автоматизации хаоса получится автоматизированный хаос».

Таким образом, первый шаг на пути к автоматизации - постановка регулярного менеджмента, подбор квалифицированного персонала и усовершенствование технического обеспечения.

Если все это в организации уже имеется и при этом ведется какой-либо учет (вручную или частично автоматизированно), то ее руководству следует ответить на следующие принципиальные вопросы:

• кто и почему стал инициатором автоматизации? Это позволит учесть недочеты в информационной системе предприятия и выявить первоочередные и второстепенные направления для работы. Кроме того, нужно удостовериться, что необходимость автоматизации действительно существует, а не представляет собой надуманную проблему;

• что можно сделать прямо сейчас? Иными словами, нужно убедиться, что все возможные ресурсы для улучшения информационной системы организации использованы.

Ответив на эти вопросы, можно понять, чего ждать от автоматизации. Как правило, автоматизация позволяет решить следующие проблемы (повторимся, что это верно только для предприятий с отрегулированной информационной системой):

• общее повышение надежности системы документооборота;

• разгрузка персонала от рутинных и сложных операций;

• уменьшение количества сверок;

• ускорение подготовки отчетности;

• увеличение достоверности отчетности.

Следует заметить, что при внедрении автоматизации сокращение персонала происходит достаточно редко и в меньших объемах, чем это изначально ожидалось. Дело в том, что персонал переключается на более интеллектуальную (аналитическую) деятельность. Разумеется, для этого требуется повышение квалификации и желание работников.

В любом случае, прежде чем начинать автоматизацию управленческого учета, следует ее опробовать в «ручном» режиме. Это позволит снять множество вопросов в дальнейшем - на стадии выбора и внедрения программного обеспечения. После этого можно определить для себя желательные объемы и порядок автоматизации учета. Из практики известно, что наибольший эффект дают комплексные решения, которые охватывают бухгалтерию, торговый отдел, склады, производство, управленческий контур и т.д. Данный эффект достигается за счет использования единой платформы (информация во всех модулях совпадает и не нуждается в дополнительных сверках) и исключения повторного ввода данных (данные должны вводиться в программу 1 раз в месте своего возникновения).

Однако комплексная автоматизация - это долгий и ответственный процесс, и «коробочных» решений (купил - и завтра все заработало) не существует. Как правило, приходится двигаться поэтапно: автоматизировали какой-либо участок учета, проверили его, увязали с остальными участками, перешли к следующему.

Варианты автоматизации управленческого учета

Как уже сказано выше, автоматизация управленческого учета происходит в контексте автоматизации всей информационной системы. Существуют различные варианты увязки информационных потоков между отдельными частями этой системы. Нужно выбрать для организации тот вариант, который наиболее полно отвечает ее потребностям.

Трансформация бухгалтерской отчетности

Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности (схема 2).

Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если организация строит свою деятельность через несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по ним. Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности и обученный методике трансформации. Основное достоинство трансформации - небольшая трудоемкость, но при условии, что все хозяйственные операции имеют документальное отражение в бухгалтерии. Однако если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре, присутствуют оффшорные и серые обороты, то процесс трансформации многократно усложняется.

С точки зрения программного обеспечения для нормальной работы схемы 2 достаточно наличия продукта, трансформирующего отчетность, который может быть как приобретенной программой, так и обычной таблицей Excel, разработанной собственными силами.

Единая база данных

Второй способ автоматизации - использование единой информационной базы данных, в которую заносятся все документы, как бухгалтерские, так и иных служб (схема 3).

Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб организации. Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Эти системы требуют квалифицированного внедрения и обслуживания, а кроме того, достаточно дороги.

Несмотря на названные минусы, данная схема наиболее логична и удобна. Так что если есть желание и деньги, то стоит ее попробовать.

Трансформация проводок

Еще одним решением может стать способ трансформации проводок (схема 4).

Он позволяет организовать в одной базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по типовому плану счетов бухгалтерского учета, сгенерировать проводку по управленческому учету или МСФО. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно лишь небольшим предприятиям, поскольку при усложнении структуры холдинга все равно потребуется проверка управленческой отчетности и ее исправление вручную.

Использование нескольких программ

Кроме перечисленных методов имеется еще один, суть которого заключается в раздельном использовании различных функциональных программ (схема 5).

Это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются раздельно, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

Основной недостаток данного метода - необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Однако это решаемая проблема, если привлечь к работе профессионалов. Тем более что экспорт-импорт давно используется через программы типа «Клиент-Банк». Преимуществ у данного способа несколько:

• безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала;

• удобство пользователей - им не нужно переучиваться с привычной программы на новую;

• улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых бухгалтерский либо управленческий контур «навинчивается» непосредственно на первичный (схема 6).

Как выбрать программу

Фактически это означает использование двух программ: оперативно-бухгалтерской и управленческой либо оперативно-управленческой и бухгалтерской. Вариант I допустим, если используется одно юридическое лицо и бухгалтер не боится работать в одной программе с менеджерами. Вариант II более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией. В целом, если информационная система предприятия еще не начала развиваться по варианту I, то предпочтение следует отдавать либо варианту II, либо раздельному использованию всех трех программ.

Ниже приведены общие правила, которых следует придерживаться, выбирая учетную программу. Может показаться, что сделать правильный выбор при покупке программного обеспечения практически невозможно, не ошибившись несколько раз. Однако на самом деле, чтобы правильно выбрать программу, не нужно обладать знаниями программиста. Главное, определить для себя цепочку действий и достаточные критерии выбора.

Первым делом нужно сформировать рабочую группу, ответственную за процесс отбора, покупки и внедрения программы, включив в нее представителей всех заинтересованных отделов.

Подготовительная стадия

На начальной стадии необходимо описать бизнес-процессы, протекающие в информационной системе организации, и выделить участки, нуждающиеся в автоматизации. Это позволит оценить масштабность автоматизации с точки зрения собственных потребностей. Следует ответить на следующие вопросы:

• кто будет пользоваться системой, как может быть организован процесс обучения;

• будет ли будущая система интегрирована с имеющимися автоматизированными системами;

• начиная с какого момента и в течение какого периода планируется использовать новую систему;

• каков бюджет на покупку программы, обучение сотрудников, внедрение и сопровождение?

После этого можно сформулировать требования к будущей программе, в т.ч.:

• список обязательных и желательных возможностей системы, полный список операций, которые должны быть автоматизированы, полный список входных и выходных форм отчетности;

• производительность и масштабируемость системы;

• желательная гибкость в настройке системы.

Выбор поставщика программы

Имея на руках перечисленную информацию, можно приступать к изучению рынка: составить список существующих учетных программ для предприятий, сравнимых по объему учитываемой информации. На этом этапе можно руководствоваться различными источниками информации: публикациями в печати, аналитическими обзорами, рекомендациями коллег, рекламными материалами компаний-разработчиков. На основе полученной информации составляется рейтинг программных продуктов по совокупности параметров:

• соответствие сформулированным требованиям;

• стоимость предлагаемого решения;

• история компании-разработчика на рынке, стабильность ее положения;

• простота системы в поддержке и администрировании.

Затем нужно:

• определить «точку отсечения» и сократить свой список до двух-четырех компаний-поставщиков;

• попросить каждого из отобранных поставщиков провести презентацию продукта перед рабочей группой;

• запросить у поставщиков список их клиентов и посетить две-три компании из их числа.

Заключение контракта

Следует:

• убедиться, что в предлагаемом контракте определена ответственность поставщика за соблюдение сроков выполнения работ, дополнить стандартный контракт поставщика собственными условиями, уточнить сумму и условия оплаты;

• включить в качестве приложения к контракту лицензионное соглашение и план внедрения системы, а также план тестовых испытаний, включающий описание как штатных, так и нештатных ситуаций;

• согласовать график рабочих встреч и точек контроля.

Внедрение программного обеспечения

При внедрении выбранной программы следует руководствоваться подписанным контрактом. Внедрение исполнитель должен производить совместно с заказчиком. Для этого можно использовать уже созданную рабочую группу по выбору программного обеспечения, дополнив ее состав представителями исполнителя. Рабочая группа проходит максимально полное обучение по работе с программой, а затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы на предприятии и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать рабочие вопросы по настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы - залог успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важен вопрос выбора руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления.

Внедрение новых программных продуктов часто вызывает активное сопротивление сотрудников на местах, которое служит серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать проект внедрения. Это вызвано несколькими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, опасением утратить свою незаменимость, боязнью увеличивающейся ответственности. Руководители предприятия в таких случаях должны:

• вести разъяснительную работу с кадрами;

• наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями;

• оказывать поддержку рабочей группе;

• всегда подкреплять решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов.

На некоторых этапах проекта внедрения программного обеспечения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия, поскольку, помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В таких случаях руководителю предприятия, кроме ведения разъяснительной работы, необходимо:

• принять организационные меры к сокращению переходного периода;

• повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы.

Примечание. При подготовке материала были использованы материалы статей А.Гершуна и М.Горского «Семь шагов по выбору бухгалтерской системы», Г.Верникова «Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи».

25.04.2014

Александр Синкевич, директор компании «Sinkevich Technologies»