БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (ГЕРБОВЫЕ БЛАНКИ): УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям. Иным организациям может быть предоставлено такое право Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке (п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»).

Изготовление и учет гербовых бланков

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций (п.1 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, далее - Положение).

Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство государственных органов и иных государственных организаций. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказами (распоряжениями) руководителей государственных органов и иных государственных организаций.

Приказ о назначении лица, ответственного за учет, использование и хранение гербовых бланков (пример)

О назначении лица, ответственного за учет, использование и хранение гербовых бланков

В целях обеспечения качественного отбора и уничтожения документов и дел, образующихся в деятельности _____________________________________,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным лицом за учет, использование и хранение гербовых бланков заведующего канцелярией М.М.Григорьеву.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по их видам в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) с использованием следующих реквизитов:

• наименование вида гербового бланка;

• дата поступления;

• номер сопроводительного документа;

• организация - поставщик гербовых бланков;

• количество экземпляров;

• серия и номер гербовых бланков;

• наименование структурного подразделения государственного органа и иной государственной организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

• расписка в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Учетно-регистрационная форма (карточка, журнал) включается в номенклатуру дел государственного органа и иной государственной организации.

Распределение гербовых бланков между структурными подразделениями государственного органа, иной государственной организации также учитывается в журнале учета. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не установлена.

Уничтожение гербовых бланков

Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале). Форма такого акта нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена.

Акт об уничтожении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (пример)

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

АКТ

09.04.2015 № 8

г. Минск

Об уничтожении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Составлен комиссией:

Председатель - заведующая канцелярией М.М.Григорьева.

На основании проведенной проверки использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь установлено, что с 02.01.2014 по 30.12.2014 использовано 360 экземпляров бланков, из которых 23 испорчено и подлежат уничтожению:

Итого уничтожено 23 (двадцать три) бланка документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков

Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются (п.4 Положения).

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи.

Пример Проверено Заместитель главного бухгалтера 10.04.2015 Подпись И.И.Иванов

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций.

06.05.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела