Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ: ВИДЫ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ИЗГОТОВЛЕНИЮ

Деятельность любой организации невозможна без создания и использования документов, так как они обеспечивают связь между объектами управления и коммуникацию со сторонними организациями. Для создания документов используются установленные реквизиты, позволяющие идентифицировать автора документа, место, занимаемое документом в пространстве и времени, и другие его характеристики. Для обеспечения точной идентификации документов и ускорения этого процесса законодательством Республики Беларусь установлено требование, согласно которому документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (п.19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству).

В главе 3 Инструкции по делопроизводству закреплены требования к оформлению бланков документов. В п.23 Инструкции по делопроизводству содержится ссылка на государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004), в котором установлены виды бланков и порядок их расположения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В обязательном порядке на бланках оформляются:

• распорядительные документы организации;

• письма и справки, которые являются внешними, т.е. направляются сторонним юридическим или физическим лицам.

Справочно На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы - положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004 (п.18 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41; далее - Методические указания).

Внутренние документы структурных подразделений, совместные документы, внутренние справки допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Справочно Какие документы относятся к организационно-распорядительным документам, см. здесь.

Виды бланков

В каждой организации независимо от формы собственности должны быть разработаны:

1) общий бланк;

2) бланк для письма (часть первая п.19, п.23 Инструкции по делопроизводству).

Общий бланк предназначен для изготовления различных организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида наносится на общий бланк.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений и др.); такие бланки еще называют специальными бланками. В них наименование вида документа наносится на бланк документа. В Инструкции по делопроизводству указано, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов:

• А4 (210 x 297 мм);

• А5 (148 x 210 мм).

Лист бумаги формата А4 должен иметь левое поле - 30 мм, правое - не менее 8 мм, а верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Обратите внимание! Указанные размеры полей должны быть соблюдены и на бланке документа и на последующих страницах документа.

Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста. Чаще всего бланк такого формата используется для изготовления справок.

Реквизиты бланков

На бланк для письма наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» (далее - ОКРБ 004-2001) или код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее - ОКРБ 018-2003).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2015 г. введен в действие новый общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные (п.25 Инструкции по делопроизводству).

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по ОКРБ 004-2001 или код по ОКРБ 018-2003;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• место составления или издания (п.26 Инструкции по делопроизводству).

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Установленный перечень документов содержит максимально возможный набор реквизитов, содержащихся на бланке. На бланк для письма любой организации обязательно наносятся наименование организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные. На общий бланк - наименование организации, место составления или издания.

Остальные реквизиты наносятся при определенных условиях.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. При изготовлении гербовых бланков необходимо руководствоваться:

• Законом Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

• Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

• Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (далее - эмблема) помещается на бланках по усмотрению организации, при этом они должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» или «Наименование вышестоящей организации». На бланках документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь эмблема помещается на левом поле.

Необходимость помещения кода организации на бланках документов определяется организацией самостоятельно.

Наименование вышестоящей организации наносится на бланк документа при ее наличии. Наименование структурного подразделения указывается на бланке документа в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

В СТБ 6.38-2004 к реквизитам, наносимым на бланки организации, относится реквизит «Код документа».

Справочно Для более детального изучения см. вопрос: «Обязательным ли является указание кода формы документа по общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10? Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, указывается ли ее код?».

Расположение реквизитов

В соответствии с пп.27, 28 Инструкции по делопроизводству на бланке документа предусмотрено несколько вариантов расположения реквизитов. Бланки документов разрабатываются на основе:

• продольного или

• углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При этом реквизиты бланка могут располагаться центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Обратите внимание! Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Также бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь оформляются только на двух языках.

Необходимо учитывать, что использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению (например, актов, протоколов), не допускается, так как гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

14.10.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела