Материал помещен в архив

Частное учреждение образования руководствуется перечнем типовых документов

Ситуация Частное учреждение общего среднего образования составляет номенклатуру дел, не является источником комплектования государственного архива. При определении сроков хранения какой графой перечня документов Министерства образования Республики Беларусь необходимо руководствоваться: 4 или 5?

Необходимо руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (часть пятая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.6 ст.4 Закона в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее - Перечень № 52).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

Справочно В первоначальной редакции в наименовании Перечня № 52 отсутствовали слова «учреждения образования с частной формой собственности». Указанная формулировка была включена в наименование Перечня № 52 постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 04.05.2019 № 48.

Отметим, что Министерству образования Республики Беларусь (далее - Министерство образования) подчиняются:

• структурные подразделения областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющие государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики;

• государственные организации согласно перечню, утверждаемому Советом Министров Республики Беларусь (часть третья п.1 Положения о Министерстве образования Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 04.08.2011 № 1049).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 июля 2023 г. следует руководствоваться ч.4 п.1 Положения № 1049 в ред. постановления Совмина от 13.07.2023 № 457.

Перечень государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь (приложение к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 976), не включает частные учреждения образования, поскольку в указанный перечень включены только государственные организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 июля 2023 г. из названия вышеназванного перечня слово «государственных» исключено постановлением Совмина от 13.07.2023 № 457.

Таким образом, Министерство образования в нарушение части пятой ст.4 Закона распространило действие Перечня № 52 на частные учреждения образования, однако указанные организации не подчиняются и не входят в состав (систему) подчиненных ему органов, организаций.

Перечень № 52 устанавливает сроки хранения в:

• Министерстве образования (графа 3);

• организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов (графа 4);

• организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (графа 5).

Перечень № 52 используется при проведении Министерством образования, структурными подразделениями областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющими государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственными организациями, подчиненными Министерству образования, экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения (примечание 1 к Перечню № 52).

В примечании 1 к Перечню № 52 при перечислении сферы его действия не упоминаются частные учреждения образования. При этом в наименовании Перечня № 52 они выделены отдельно. Указанное обстоятельство не позволяет утверждать, что на частные учреждения образования распространяется действие Перечня № 52.

Как правило, частные учреждения образования не являются источниками комплектования государственных архивов. Соответственно, руководствуясь Перечнем № 52, сроки хранения образующихся в деятельности частных учреждений образования документов необходимо определять согласно графе 5 Перечня № 52. Однако такой подход противоречит логике Перечня типовых документов.

Перечень типовых документов обязателен к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечание 2 к Перечню типовых документов).

Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения:

• в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях (частные учреждения образования - это негосударственные организации), у индивидуальных предпринимателей (графа 3);

• государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (графа 4).

Определение сроков хранения для организаций-источников и организаций - не источников комплектования государственных архивов имеет принципиальное значение, так как в первом случае в организации будут образовываться документы постоянного срока хранения, а во втором - нет.

На основании вышеизложенного следует:

• распространение Перечня № 52 на частные учреждения образования противоречит Закону;

• частным учреждениям образования при определении сроков хранения образующихся в их деятельности документов необходимо руководствоваться графой 3 Перечня типовых документов. В этом случае частное учреждение образования не нарушит нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства и сможет установить корректные сроки хранения своих документов.

Справочно В Перечне типовых документов некоторые главы посвящены вопросам организации получения общего среднего образования, например: глава 30 «Организация и управление образовательным процессом», глава 32 «Общее среднее и специальное образование», глава 33 «Социальная реабилитация детей» и др.

Перечень типовых документов устанавливает сроки хранения большинства документов, образующихся в деятельности частного учреждения образования.

Сроки хранения документов, не включенных в перечни документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией организации согласно части второй подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

25.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела