Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Что делать с документами, образовавшимися в процессе деятельности акционерного общества, если оно ликвидируется?

ОТВЕТ: Передать документы в государственный архив либо архив вышестоящей организации.

Требования к порядку передачи документов и дел на хранение при ликвидации организации закреплены в главе 47 Правил работы архивов в государственных органах, иных организациях, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

1. Необходимо определить, является ли организация источником комплектования государственного архива.

Комплектование государственного архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=6.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

2. При передаче документов ликвидированной организации в архив вышестоящей организации вышестоящая организация в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения.

Справочно О передаче дел в архив см. материал: «Алгоритм передачи дел по личному составу в архив организации».

3. Необходимо оформить передачу дел актом приема-передачи дел на государственное хранение по форме согласно приложению 31 к Правилам.

Затем государственный архив представляет справку для регистрирующего органа о приеме дел на хранение.

4. Документы и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 14 к Правилам).

25.08.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела