Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что следует учитывать при издании, регистрации, формировании в дела и какие сроки хранения приказов об оказании материальной помощи работнику организации, бывшему работнику организации, близкому родственнику работника организации, что предусмотрено коллективным договором, а также человеку, который никогда не являлся работником организации?

Относятся ли приказы по оказанию материальной помощи родственникам работника к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Присваивается ли такому приказу литера?

ОТВЕТ: Приказы об оказании материальной помощи работникам, иным лицам относятся к категории приказов по личному составу, регистрационному номеру приказа по личному составу трехлетнего срока хранения присваивается литера «л».

Приказы, издаваемые в организации, подразделяются на три вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу;

• по административно-хозяйственным вопросам (часть первая п.98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен.

Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен:

• п.172 Инструкции;

• п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118;

• подп.21.3 и 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Приказы об оказании материальной помощи относятся к категории приказов по личному составу (абзац 3 части четвертой п.46 Правил). При этом Правила, иные нормативные правовые акты не содержат каких-либо частных норм в отношении категорий лиц, которым выплачивается материальная помощь. Основание для оказания материальной помощи (коллективный договор и др.) значения также не имеет.

Таким образом, согласно положениям нормативных правовых актов Республики Беларусь приказы об оказании материальной помощи работникам, иным лицам должны быть отнесены к категории приказов по личному составу.

Для приказов об оказании материальной помощи срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21 Перечня).

В случае если приказы об оказании материальной помощи в будущем могут быть использованы при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), для них по решению экспертной комиссии организации должен быть установлен срок хранения 75 лет.

Требования к регистрации приказов, в том числе по личному составу, установлены подп.142.1-142.4 п.142 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.142.2 и 142.3 п.142 Инструкции внесены изменения постановлением Минюста от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь. С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.142.4 п.142 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста о т 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно (часть вторая п.98 Инструкции).

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (часть третья подп.142.3 п.142 Инструкции).

При этом к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения добавляется литера «к», а к регистрационному номеру приказа по личному составу трехлетнего срока хранения - литера «л».

Следовательно, если для приказов об оказании материальной помощи устанавливается срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (при ее отсутствии - 10 лет), то их регистрационные индексы должны включать порядковый регистрационный номер, присвоенный документу в пределах делопроизводственного года, дополненный буквой «л».

Обратите внимание! Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп.142.4 п.142 Инструкции). Состав этого обозначения определяется организацией самостоятельно, например это могут быть литеры «ах», «ахв» и т. п.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть четвертая п.172 Инструкции, часть четвертая п.46 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 октября 2019 г. часть четвертая п.172 Инструкции изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 193. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Следовательно, приказы об оказании материальной помощи, для которых установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (при ее отсутствии - 10 лет), должны быть подшиты в дело с другими приказами по личному составу, для которых также установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (при ее отсутствии - 10 лет).

31.10.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела