Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что такое гибридные дела?

ОТВЕТ: Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе.

В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе (часть вторая п.237 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Такими делами могут быть, например, «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности».

В делопроизводстве организации могут формироваться гибридные дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения, содержащие ЭД и документы на бумажном носителе.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив организации, после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков хранения.

Гибридные дела постоянного и временного хранения, которые передаются в архив организации, по окончании календарного (делопроизводственного) года подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, электронные документы формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел. В рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами (п.73 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.3 п.73 Инструкции № 19 третье предложение («В рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.») исключено постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Справочно Подробно см. комментарий «Изменения в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях при работе с документами в электронном виде, формировании гибридных дел. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39».

11.04.2019

Вячеслав Носевич, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации