Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Что такое классификаторы в делопроизводстве? Каков порядок их использования в организации?

ОТВЕТ: В организациях могут разрабатываться различные внутренние классификаторы, которые используются при регистрации документов, их систематизации, поиске и др.

Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (п.А.1.1 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.01.1-2001* «Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь. Основные положения», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 29.12.2001 № 54, далее - СТБ 6.01.1-2001, см. http://tnpa.by/#!/DocumentCard/124038/142838).

В делопроизводстве классификация рассматривается как инструмент идентификации и систематизации направлений деловой деятельности или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами, представленными в классификаторе.

Классификация документов и видов деловой деятельности необходима для оптимизации процессов регистрации документов, их поиска, доступа к ним и др. Она помогает обеспечить связь между документами (например, это находит отражение в систематизации документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации), унифицировать наименование документов (например, разработка альбома унифицированных форм документов организации или справочников видов документов в системе электронного документооборота).

В СТБ 6.01.1-2001* закреплена система классификаторов Республики Беларусь. В зависимости от уровня утверждения и сферы применения могут разрабатываться:

• международные (региональные) классификаторы;

• межгосударственные классификаторы;

• общегосударственные классификаторы Республики Беларусь;

• классификаторы органов управления;

• классификаторы иных организаций.

В области управления документами разработан классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Белстандарта от 29.09.1995 № 10 (далее - ОКРБ 010-95), который предназначен для обеспечения систематизации и унификации документов, используемых в различных сферах деятельности, и используется при решении таких задач, как унификация форм документов и автоматизация процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов. Объектами классификации в ОКРБ 010-95 являются унифицированные документы, входящие в состав унифицированных систем документации.

Классификатор ОКРБ 010-95 - это основа для разработки отраслевых классификаторов унифицированных документов.

Одной из унифицированных систем, включенных в ОКРБ 010-95, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (УСОРД). Данная система включает взаимосвязанный комплекс унифицированных форм документов, используемых при документировании ряда процессов, таких как создание, реорганизация и ликвидация организации, прием, перевод и увольнение работников и др.

Справочно Классификатор подсистем и видов документов, используемых в УСОРД, см. здесь.

В целях управления документами в организациях могут разрабатываться различные внутренние классификаторы, например, классификатор корреспондентов, видов используемых документов, вопросов деятельности и др. Классификаторы организаций предназначены для обеспечения информационного взаимодействия и, как правило, разрабатываются в случае отсутствия необходимых объектов или признаков классификации в классификаторах более высокого уровня. Такие классификаторы могут использоваться при регистрации документов, их систематизации, поиске и др.

Использование классификаторов в управлении документами организации может существенно облегчить поиск, обработку и хранение необходимой информации, способствуя тем самым повышению производительности труда и сокращению затрат времени на обработку информации. Системы электронного документооборота, которые обеспечивают работу с классификаторами, позволяют получать выборки по любому сочетанию признаков объекта классификации, формировать запросы по наименованию позиции классификатора, коду позиции, интервалу кодов и т.д.

Одним из важнейших локальных нормативных правовых актов организации, выполняющим помимо прочих функцию классификатора документов и направлений деятельности, является номенклатура дел организации. На основе номенклатуры дел происходит классификация документов с применением принципов документной систематики, что позволяет правильно группировать документированную информацию в первичные логические комплексы (дела). Это облегчает в дальнейшем поиск и организацию работы с документами. Использование номенклатуры дел в практике работы организаций обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.

Роль классификатора в организации может также выполнять табель унифицированных форм документов, который позволяет осуществить классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям.

Справочно См. также пособие «Альбом и табель унифицированных форм документов в организации».

Важным инструментом в системах классификации является присвоение номеров и кодов.

Целью присвоения номеров и кодов является установление местоположения документа в документной системе или его место в иерархии документов. Наиболее традиционным вариантом присвоения номеров и кодов является присвоение документу регистрационного индекса в процессе его регистрации. В качестве примеров номеров и кодов также можно привести индексы дел по номенклатуре дел или описи дел.

В соответствии с п.3.11 СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 12.03.2012 № 14 (далее - СТБ П 15489) (см. http://tnpa.by/#!/DocumentCard/278520/376315), одним из инструментов классификации является индексирование, которое определяется как процесс создания условных обозначений для упрощения поиска документов и (или) информации.

Под индексированием в СТБ П 15489 понимается индексирование текстов документов, включенных в документную систему организации. Индексирование, как правило, имеет большее значение при использовании системы электронного документооборота. Индексирование может осуществляться вручную или автоматически в отношении различных групп документов в документной системе. В результате индексирования создается поисковый образ документа и поисковый образ запроса.

Существуют различные виды индексирования:

• координатное (присваивает документу набор ключевых слов, определяемых его содержанием);

• свободное (из документа извлекаются ключевые слова без учета их видоизменения и отношений);

• контролируемое (создается информационно-поисковый тезаурус, который учитывает видоизмененные слова).

На основе запроса формируется поисковый образ запроса (текст на информационно-поисковом языке, содержащий признаки документа, затребованные пользователем), который соотносится с поисковым образом документа (текст на информационно-поисковом языке, выражающий основное смысловое содержание документа). В итоге отображается результат поиска. Одним из факторов, влияющих на результат поиска, является метод индексирования.

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

21.03.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела