Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что такое классификаторы в делопроизводстве? Каков порядок их использования в организации?

ОТВЕТ: В организациях могут разрабатываться различные внутренние классификаторы для регистрации документов, их систематизации, поиска и др.

Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (п.А.1.1 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.01.1-2001* «Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь. Основные положения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.12.2001 № 54, http://tnpa.by/#!/DocumentCard/124038/142838).

В делопроизводстве классификация рассматривается как инструмент идентификации и систематизации направлений деловой деятельности или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами классификатора.

Классификация документов и видов деловой деятельности необходима для оптимизации процессов регистрации документов, их поиска, доступа к ним и др., помогает обеспечить связь между документами (например, это находит отражение в систематизации документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации), унифицировать наименование документов (например, разработка альбома унифицированных форм документов организации или справочников видов документов в системе электронного документооборота).

В СТБ 6.01.1-2001 закреплена система классификаторов Республики Беларусь. В зависимости от уровня утверждения и сферы применения могут разрабатываться:

• международные (региональные) классификаторы;

• межгосударственные классификаторы;

• общегосударственные классификаторы Республики Беларусь;

• классификаторы органов управления;

• классификаторы иных организаций.

В области управления документами разработан классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10 (далее - ОКРБ 010-95), который предназначен для обеспечения систематизации и унификации документов в различных сферах деятельности, и используется при решении таких задач, как унификация форм документов и автоматизация процессов сбора, обработки, анализа и учета информации, содержащейся в реквизитах применяемых форм документов. Объекты классификации в ОКРБ 010-95 - унифицированные документы, входящие в состав унифицированных систем документации.

Ведение ОКРБ 010-95 возложено на Министерство юстиции Республики Беларусь согласно перечню республиканских органов государственного управления, уполномоченных на утверждение общегосударственных классификаторов (приложение к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 13.02.2018 № 121).

Классификатор ОКРБ 010-95 - это основа для разработки отраслевых классификаторов унифицированных документов.

Одна из унифицированных систем, включенных в ОКРБ 010-95, - Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (УСОРД). Данная система включает взаимосвязанный комплекс унифицированных форм документов, используемых при документировании таких процессов, как создание, реорганизация и ликвидация организации, прием, перевод и увольнение работников и др.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

В целях управления документами в организациях могут разрабатываться различные внутренние классификаторы, например классификатор корреспондентов, видов используемых документов, вопросов деятельности и др. Классификаторы организаций предназначены для обеспечения информационного взаимодействия и, как правило, разрабатываются в случае отсутствия необходимых объектов или признаков классификации в классификаторах более высокого уровня. Такие классификаторы могут использоваться при регистрации документов, их систематизации, поиске и др.

Использование классификаторов в управлении документами организации может существенно облегчить поиск, обработку и хранение необходимой информации, повысить производительность труда и сократить затраты времени на обработку информации. Системы электронного документооборота, которые обеспечивают работу с классификаторами, позволяют получать выборки по любому сочетанию признаков объекта классификации, формировать запросы по наименованию позиции классификатора, коду позиции, интервалу кодов и т. д.

Одним из важнейших локальных нормативных правовых актов организации, выполняющим помимо прочих функцию классификатора документов и направлений деятельности, является номенклатура дел организации. На основе номенклатуры дел происходит классификация документов с применением принципов документной систематики, что позволяет правильно группировать документированную информацию в первичные логические комплексы (дела). Это облегчает в дальнейшем поиск и организацию работы с документами. Использование номенклатуры дел в практике работы организаций обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.

Роль классификатора в организации может также выполнять табель унифицированных форм документов, который позволяет осуществить классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям.

Важный инструмент в системах классификации - присвоение номеров и кодов.

Номера и коды присваиваются с целью установить местоположение документа в документной системе или его место в иерархии документов. Наиболее традиционным вариантом присвоения номеров и кодов является присвоение документу регистрационного индекса при его регистрации. В качестве примеров номеров и кодов также можно привести индексы дел по номенклатуре дел или описи дел.

Один из инструментов классификации - индексирование, которое определяется как процесс создания условных обозначений для упрощения поиска документов и (или) информации (п.3.11 СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27, http://tnpa.by/#!/DocumentCard/350975/475998).

Под индексированием в СТБ 15489 понимается индексирование текстов документов, включенных в документную систему организации. Индексирование, как правило, значимо при использовании системы электронного документооборота, может осуществляться вручную или автоматически в отношении различных групп документов в документной системе. В результате индексирования создается поисковый образ документа и поисковый образ запроса.

Существуют различные виды индексирования:

• координатное - присваивает документу набор ключевых слов, определяемых его содержанием;

• свободное - из документа извлекаются ключевые слова без учета их видоизменения и отношений;

• контролируемое - создается информационно-поисковый тезаурус, который учитывает видоизмененные слова.

На основе запроса формируется поисковый образ запроса (текст на информационно-поисковом языке, содержащий признаки документа, затребованные пользователем), который соотносится с поисковым образом документа (текст на информационно-поисковом языке, выражающий основное смысловое содержание документа). В итоге отображается результат поиска. Один из факторов, влияющих на результат поиска, - метод индексирования.

_______________________

* В материале даны ссылки на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки действительны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

19.03.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела