Материал помещен в архив

ВОПРОС: Что такое текст-трафарет и где он используется?

ОТВЕТ: Текст документа является одним из его реквизитов.

Он может оформляться в различных формах:

• связный текст;

• трафарет;

• анкета;

• таблица.

Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

Выработка трафаретов текстов документов является одним из направлений унификации содержания документов. Указанное направление стало развиваться в 1920-1930-е годы в СССР.

Применение трафарета регламентируется п.78 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41. Разработка текста-трафарета может использоваться при оформлении различных документов, например договоров, контрактов, заявлений, справок и т. д.

В текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией, то есть необходимо сохранить грамматическую структуру текста. Использование текста-трафарета способствует повышению уровня общей культуры составления документов, их качества. Также оно помогает достигнуть снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

В современных условиях проект теста-трафарета можно создать с помощью текстового процессора MS Word на основе шаблона. Шаблон представляет собой предварительно разработанную заготовку, в которую удобно вводить недостающие данные. Использование шаблонов исключает необходимость ввода типовой информации и форматирования документа и позволяет поддерживать единообразный стиль документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. Методические указания № 41 утратили силу в связи с отменой СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

26.08.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела