Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ДОГОВОРНЫХ ОТНОШЕНИЯХ: СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

В настоящее время субъекты хозяйствования, вступающие в договорные отношения, все чаще используют для переписки и обмена документами электронную почту.

Такой способ передачи информации отличается удобством, простотой и эффективностью, однако он влечет многочисленные риски, которые должны учитывать стороны подобного взаимодействия.

Виды и формы представления электронных документов

Документы, которые стороны могут направить друг другу по электронной почте, можно разделить на две группы:

1) непосредственно электронные документы - документы, созданные с использованием специальных компьютерных программ, существующие исключительно в электронно-цифровой форме;

2) сканированные версии бумажных документов - электронные копии документов, созданные с помощью специальных технических средств, сохраненные в виде файла определенного формата.

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность (абзац 14 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. ст.1 Закона № 113-З изложена в новой редакции на основании Закона Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З. Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью, которая представляет собой последовательность символов, являющуюся реквизитом электронного документа и предназначенную для подтверждения его целостности и подлинности.

Подлинный электронный документ с электронной цифровой подписью приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (часть первая ст.22 Закона № 113-З).

Сканированные (электронные) копии документов всегда являются производными от бумажных документов. Наличие такой копии документа свидетельствует о первоначальном изготовлении (оформлении и подписании) документа на бумажном носителе.

В подавляющем большинстве случаев стороны обмениваются посредством электронной почты именно сканированными электронными документами.

Заключение договора путем обмена электронными документами

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.404 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)).

Договор, заключаемый в простой письменной форме, должен быть подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (п.1 ст.161 ГК). Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. следует руководствоваться п.2 ст.404 и п.1 ст.161 ГК с изменениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 135-З.

Анализ указанных правовых норм позволяет определить условия, при которых возможно заключение договора путем обмена электронными документами.

1. Передаваемый по электронной почте документ должен быть подписан стороной договора либо уполномоченным лицом.

В отношении обычных электронных документов это условие легко выполняется путем их подписания электронной цифровой подписью: такие электронные документы приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу согласно части первой ст.22 Закона № 113-З.

Сканированные электронные документы содержат воспроизведение собственноручной подписи лица с помощью средств копирования.

Гражданский кодекс допускает использование такой подписи при заключении сделки, но только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Таким образом, для соблюдения простой письменной формы договора при обмене сканированными документами необходимо четко выраженное согласие сторон сделки на использование указанных документов.

Для этого нужно в текст договора включать условия о порядке заключения договора путем обмена сканированными документами.

Пример условия о заключении договора путем обмена сканированными документами по электронной почте

<…>

Настоящий договор заключается путем обмена сторонами сканированными образами текста договора, подписанного сторонами.

Сканированная подпись стороны имеет равную юридическую силу с собственноручной подписью, а сканированный договор - равную юридическую силу с договором на бумажном носителе, подписанном собственноручно.

Сканированный подписанный договор направляется по следующим адресам электронной почты:

- сторона-1: _______________________;

- сторона-2: _______________________.

Договор считается заключенным с момента отправки стороной, получившей сканированный договор с подписью другой стороны, подписанного и ею данного сканированного договора.

Документом, подтверждающим направление и получение подписанного сканированного договора, является скриншот электронного письма отправителя.

<…>

2. Передаваемый по электронной почте документ должен достоверно исходить от стороны по договору.

Это требование является обязательным как для обычных электронных документов, так и для сканированных.

В отношении электронных документов, подписанных ЭЦП, достаточно самого факта надлежащего подписания документа сторонами сделки: именно ЭЦП подтверждает, что договор исходит от надлежащего лица.

Однако и в этом случае возможны споры. Другая сторона сделки может сослаться на то, что хоть и подписала электронный документ ЭЦП, но не направляла его контрагенту (например, электронный документ направил по электронной почте работник, не имевший на это полномочий, либо техническими средствами ЭЦП воспользовалось неуполномоченное лицо).

Доказать факт направления сканированных электронных документов стороной сделки, если стороны не указали в договоре определенные реквизиты (конкретные адреса электронной почты, сведения о лицах, уполномоченных на прием и отправку документов, порядок подтверждения получения определенных документов), практически невозможно.

Пример В постановлении от 13.08.2015 по делу № 80-4/2015/168А апелляционная инстанция экономического суда Брестской области указала, что не могут быть приняты во внимание ссылки истца на имеющуюся электронную переписку между ним и ответчиком, поскольку данная переписка не соответствует требованиям законодательства о простой письменной форме сделки по возмездному оказанию услуг и не подтверждает, что она осуществлялась между истцом и ответчиком по настоящему спору.

Таким образом, если стороны договорились об использовании для переписки и обмена документами конкретных адресов электронной почты и о порядке подтверждения получения сообщений и документов, то с большой долей вероятности суд признает документы допустимыми доказательствами юридически значимых фактов.

Пример (из арбитражной практики Российской Федерации) Суд установил силу юридически значимых сообщений в рамках обмена электронными сообщениями, учитывая, что стороны заранее договорились о согласовании условий договора путем обмена письмами по электронной почте, определили представителей и указали в договоре адреса их электронной почты (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 14.10.2015 № 02АП-6578/2015 по делу № А31-130/2015).

Внешнеэкономические сделки

Справочно Внешнеэкономическая сделка, хотя бы одним из участников которой является юридическое лицо Республики Беларусь или гражданин Республики Беларусь, совершается независимо от места заключения сделки в письменной форме (п.2 ст.1116 ГК). Несоблюдение простой письменной формы внешнеэкономической сделки влечет ее недействительность (п.3 ст.163 ГК).

При заключении внешнеэкономического договора путем обмена сканированными документами по электронной почте без последующего представления бумажных оригиналов стороны несут риск признания такой сделки недействительной (особенно если одна из сторон не подтверждает факта заключения соответствующего договора).

Пример В одном экономическом споре факт заключения контракта и соблюдения письменной формы внешнеэкономической сделки истец обосновывал наличием между сторонами факсовых документов (копий контракта), позволяющих достоверно установить, что документы исходят от стороны по договору и в указанных копиях согласованы предмет договора и все существенные условия для договоров данного вида. Однако достоверных и убедительных доказательств в подтверждение факта соблюдения простой письменной формы сделки истец суду не представил. Имеющиеся в материалах дела копии контракта от 20.11.2012 не идентичны по своему содержанию. Из копии контракта, представленной истцом, следует, что товар должен быть оплачен в течение 10 банковских дней с момента поступления товара на склад покупателя. Копия контракта ответчика предусматривает оплату товара до 18 января 2013 г. Не представлено истцом также и достоверных доказательств, свидетельствующих о том, что после подписания контракта и получения счета-фактуры посредством электронной связи ответчик приступил к исполнению контракта путем заключения договора с перевозчиком и организации перевозки, связанной с исполнением контракта. На основании изложенного суд установил факт ничтожности контракта от 20.11.2012 и пришел к выводу об отсутствии у истца права на удовлетворение требований, вытекающих из него (постановление судебной коллегии по экономическим делам Верховного Суда Республики Беларусь от 25.11.2014, дело № 74-14/2014/145А /1062К).

Таким образом, законодательство не запрещает использовать при заключении договоров электронные документы (как подписанные ЭЦП, так и сканированные), направленные по электронной почте.

Исключение составляют случаи, когда для заключения определенных видов договоров (продажа недвижимости, продажа предприятия, поставка товаров для государственных нужд, доверительное управление недвижимым имуществом) требуется составление одного документа, подписанного сторонами. В этих случаях иные способы заключения договора не свидетельствуют о соблюдении формы договора его участниками (часть пятая п.2 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 16.12.1999 № 16 «О применении норм Гражданского кодекса Республики Беларусь, регулирующих заключение, изменение и расторжение договоров» (далее - постановление Пленума ВХС № 16)).

Однако в случае отсутствия у стороны подписанного на бумажном носителе договора при возникновении спора всегда есть риск признания договора незаключенным либо недействительным.

Использование электронных документов в процессе исполнения и расторжения договора

В процессе исполнения договора стороны могут направлять по электронной почте самые различные документы и юридически значимые сообщения:

• заявки на отгрузку товара либо перевозку грузов;

• уведомление о готовности товара к отгрузке;

• запрос документов и сведений;

• уведомление о форс-мажорных обстоятельствах;

• сообщение о приостановлении исполнения договора и т. п.

Многие из указанных сообщений можно отправить в простом электронном письме, однако в настоящей статье рассматриваются только сообщения в форме электронного документа либо сканированного электронного образа документа, направленные по электронной почте.

Документы и юридически значимые сообщения по договору, направленные во исполнение его по электронной почте, будут иметь юридическую силу, если это, прежде всего, предусмотрено самим договором.

Пример (из арбитражной практики Российской Федерации) Договором было предусмотрено, что при обмене письмами, уведомлениями, документами и другой корреспонденцией (далее - сообщения) сообщения будут считаться исполненными надлежащим образом, если они переданы по электронной почте в виде сканированной копии, удостоверенной печатью и подписью руководителя. Суд взыскал задолженность по договору, так как установил, что после согласования сумм со специалистами ответчика истец направил в адрес ответчика электронной почтой предусмотренные договором сканированные документы с подписью и печатью. Сумма оплаты за оказанные услуги составила 1 247 550 рос. руб. Однако ответчик нарушил условия заключенного договора, оплатив сумму оказанных услуг не в полном объеме и с просрочкой. При вынесении решения у суда не возникло необходимости в идентификации отправителя (решение арбитражного суда г. Москвы от 31.08.2015 по делу № А40-53134/2015).

Даже если направление электронных документов и иных сообщений не предусмотрено договором, суд может признать такие документы надлежащим доказательством, если другая сторона признает факт их получения либо этот факт подтверждается другими доказательствами.

В силу положений ст.290, 733, 735 ГК суд с учетом представленных доказательств обоснованно признал наличие факта исполнения ответчиком своих обязательств по оказанию истцу юридических услуг.

Пример При принятии оказанных услуг в феврале - марте 2010 г. истец не заявил предпринимателю претензий ни по качеству, ни по объему выполненной работы, что однозначно свидетельствует о принятии работы. Опрошенный хозяйственным судом в качестве свидетеля Петров П.П. признал факт получения от ответчика по электронной почте дистрибьюторского договора и других документов правового характера (постановление апелляционной инстанции хозяйственного суда г. Минска от 08.12.2010, дело № 896-24/2010/1072а).

При направлении уведомлений об одностороннем отказе от договора либо о расторжении договора по электронной почте в форме электронных документов необходимо учитывать следующее.

Договор считается измененным или расторгнутым с момента получения другой стороной соответствующего уведомления либо по истечении срока предупреждения, установленного законодательством, если иной срок не установлен уведомлением, соглашением сторон либо законодательством (часть десятая п.19 постановления Пленума ВХС № 16).

Для одностороннего отказа либо расторжения договора требуется установить факт и дату получения соответствующего уведомления другой стороной.

Если в договоре не предусмотрена возможность направления таких уведомлений по электронной почте, а также порядок подтверждения факта их получения, то в случае спора сторона не сможет ссылаться на прекращение договора.

Пример (из арбитражной практики Российской Федерации) Подрядчику 17 июня 2016 г. по электронной почте направлено письмо с требованием об устранении недостатков. Поскольку подрядчик недостатки не устранил и работы в установленный срок не сдал, ответчик на основании ст.450, 715 Гражданского кодекса Российской Федерации направил истцу уведомление от 12.07.2016 об отказе от договора в одностороннем порядке. Между тем положениями договора не предусмотрена возможность ведения сторонами переписки посредством электронной почты, ввиду чего арбитражный суд первой инстанции, принимая во внимание отрицание подрядчиком получения письма от 17.06.2016, обоснованно пришел к выводу о том, что направление вышеуказанного письма по электронной почте не является надлежащим доказательством уведомления подрядчика о наличии в выполненных работах недостатков, вследствие чего ООО «МеллерИндустриБауРуссия», расторгая спорный договор, не вправе ссылаться на вышеуказанное обстоятельство в обоснование причин расторжения договора в порядке, предусмотренном п.3 ст.715 Гражданского кодекса Российской Федерации (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2017 № 10АП-18535/2016 по делу № А41-55969/16).

Учитывая определенные трудности доказывания идентификации сканированного и направленного по электронной почте документа, следует указать в самом договоре подробный порядок обмена электронными документами и сообщениями, их юридическую силу. Подобные условия придают значение обязательству в целом - в дальнейшем это лишит недобросовестную сторону права ссылаться на неисполнение договора либо недействительность или недопустимость электронного сканированного документа.

Пример условия об обмене любыми документами по электронной почте

<…>

1. Порядок обмена документами в электронном виде.

1.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться по электронной почте, с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «Получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

1.2. С использованием электронной почты могут направляться:

- уведомления о приостановлении исполнения договора;

- претензии;

- иные юридически значимые документы, необходимость в обмене которыми возникает в связи с исполнением данного Договора.

1.3. Сообщения направляются по следующим электронным адресам:

а) в адрес Продавца по e-mail ______________;

б) в адрес Покупателя по e-mail _____________.

Стороны признают юридическую силу за электронными письмами, электронными документами, подписанными ЭЦП, и сканированными документами, направленными по адресам электронной почты (e-mail), указанным в настоящем договоре, и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, так как только сами Стороны и уполномоченные ими лица имеют доступ к соответствующим адресам электронной почты, указанным в Договоре в реквизитах Сторон.

Доступ к электронной почте каждая Сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность.

1.4. Достаточным документом, подтверждающим направление и получение сообщений, уведомлений и документов по договору, является скриншот электронного письма отправителя.

1.5. Ответственность за получение сообщений, уведомлений и документов вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия (бездействия) провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

<…>

Направление претензии по электронной почте в рамках претензионного порядка урегулирования спора

Порядок предъявления претензии устанавливается законодательством и договором (часть первая п.2 ст.10 ГК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. ст.10 ГК изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.12.2019 № 277-З. Комментарий см. здесь.

Претензия подписывается заявителем претензии или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись (п.4 приложения к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь (далее - ХПК)).

Высший Хозяйственный Суд Республики Беларусь в подп.1.7 п.1 разъяснения от 24.02.2011 № 02-38/380 «О применении законодательства» (далее - разъяснение № 02-38/380) указал, что в договоре стороны вправе предусмотреть иной способ предъявления претензии (посредством факсимильной связи, электронной почты, телефонограммы и др.).

Таким образом, направление претензии в виде электронного либо сканированного документа по электронной почте допускается, если это предусмотрено договором.

В этом случае в договоре необходимо предусмотреть возможность направления претензии посредством электронной почты, указать электронные адреса сторон, с которых должны быть направлены претензия и ответ на нее, а также максимально полно описать процесс подтверждения получения претензии (ответа).

Пример условия о претензионном порядке

<…>

1. Соглашение о порядке разрешения споров.

1.1. Все споры, разногласия или требования, основанные на Договоре или вытекающие из него, а также связанные с признанием настоящего Договора недействительным или незаключенным полностью или в части, применением последствий недействительности или незаключенности Договора, взысканием неосновательного обогащения, возникшего в результате прекращения или расторжения Договора, а также возникших в связи с Договором иных внедоговорных обязательств, подлежат разрешению в порядке и на условиях, установленных в настоящем пункте.

Настоящий пункт Договора является соглашением, действительность и заключенность которого не зависит от действительности и заключенности самого Договора.

1.2. Претензионный порядок разрешения споров по Договору обязателен для Сторон. Срок рассмотрения претензии составляет _______________ календарных дней с даты направления претензии.

Любые претензии, направляемые в рамках настоящего Договора, могут быть направлены на указанный в подп.1.3 п.1 настоящего Договора адрес либо на адрес регистрации Стороны, указанный в реквизитах Сторон.

Претензии по электронной почте должны быть направлены в форме скана подписанной стороной бумажной версии претензии в формате .pdf. Стороны признают юридическую силу такого документа равной юридической силе бумажного документа, подписанного собственноручно.

Надлежащим порядком направления претензии признается любой из следующих способов: телеграммой, по телеграфу, по факсу, электронной почте, через почтовую или курьерскую службу либо доставка в приемную Стороны по адресам, указанным в Договоре или Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Претензия считается доставленной, если направлена способом, указанным в настоящем Договоре. Претензия считается доставленной при недобросовестном воспрепятствовании или уклонении от получения отправления, письма, телеграммы, а также блокировки получения электронных сообщений от направляющей Стороны.

В случае направления претензии по электронной почте документом, подтверждающим ее направление и получение, является скриншот электронного письма отправителя претензии.

1.3. Надлежащими адресами для отправки почты, электронной почты и надлежащими номерами факсов, на которые должны отправляться претензии, являются:

Продавец:

Почтовый адрес: _________________.

E-mail: __________________.

Факс: ___________________.

Покупатель:

Почтовый адрес: __________________.

E-mail: _________________.

Факс: __________________.

1.4. Все направляемые претензии и уведомления должны быть адресованы лицу, ответственному за исполнение Договора:

Продавец: ______________ (фамилия, имя, отчество, контакты ответственного лица);

Покупатель: ______________ (фамилия, имя, отчество, контакты ответственного лица).

<…>

Отдельно необходимо предусмотреть документ, который стороны признают достаточным для подтверждения факта направления претензии (например, скриншот сообщения с электронного ящика отправителя претензии). Это крайне важное условие, поскольку обращение в суд с иском возможно лишь после истечения срока ответа на претензию: по общему правилу он составляет 30 дней с момента получения претензии (п.6 приложения к ХПК).

Пример Стороны спора предусмотрели, что в случае просрочки оплаты счета истец направляет ответчику письменное напоминание по электронной почте (решение Международного арбитражного суда при Белорусской торгово-промышленной палате от 17.01.2012, дело № 1035/22-11).

В случае направления претензии по электронной почте претензионный порядок может быть признан судом соблюденным, даже если такой способ отправки не предусмотрен договором.

Если претензия направлена способом, не предусмотренным законодательством или договором, то для подтверждения соблюдения претензионного порядка истцу необходимо представить доказательства получения претензии ответчиком (например, претензия направлена по электронной почте, когда в договоре такой способ не предусмотрен, и на нее получен ответ). При наличии таких доказательств претензионный порядок считается соблюденным, при отсутствии - не соблюденным (подп.1.7 п.1 разъяснения № 02-38/380).

Использование электронных документов в суде

Доказательствами по делу являются полученные в соответствии с ХПК и иными законодательными актами сведения, на основании которых суд, рассматривающий экономические дела, устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного разрешения дела (часть первая ст.83 ХПК).

Перечень средств доказывания является открытым, поэтому в качестве доказательств могут использоваться любые материалы, которые соответствуют критериям относимости, допустимости и достоверности (ст.108 ХПК).

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных ХПК, иным законодательством или договором, к данному виду доказательств (часть вторая ст.84 ХПК).

Таким образом, электронные документы и сканированные документы, направленные по электронной почте, могут являться надлежащими доказательствами в экономическом споре.

Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, равна юридической силе подписанного собственноручно бумажного документа, поэтому его использование в качестве доказательства в суде не вызывает проблем.

В отношении использования сканированных документов возможны два варианта:

1) стороны могут предусмотреть в договоре, что признают юридическую силу сканированных документов. В этом случае при соблюдении требований и условий договора суд примет такие документы как доказательства на основании части второй ст.84 ХПК;

2) если договор не содержит никаких специальных условий, то сканированные документы могут быть признаны судом лишь копией бумажного документа. При возникновении спора относительно подписания документа и его содержания суд может потребовать представления оригиналов этих документов на основании частей третьей, седьмой ст.84 ХПК. При отсутствии бумажных оригиналов суд может признать сканированный электронный образ документа недопустимым доказательством.

Пример Суд установил, что в деле имеются только скан-копии документов. Подлинные либо надлежащим образом заверенные копии документов ответчиками не представлены. При таких обстоятельствах суд признал скан-копии документов недопустимым доказательством (постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.01.2015 № Ф05-9484/2014 по делу № А40-188360/13-129-1234).

Таким образом, при возникновении спора сторона вправе представить в суд электронные документы и электронные сканированные документы. Однако участник процесса всегда будет нести риск признания таких документов недопустимым доказательством либо копией надлежащего доказательства.

Следует отметить, что самым безопасным вариантом является установление обязанности сторон направлять друг другу наряду с документами (особенно сканированными) по электронной почте их оригиналы на бумажном носителе.

Справочно Для более детального изучения см. материал «Электронная переписка (e-mail) как доказательство в экономических спорах».

16.10.2017

Олег Бандык, юрист