Дела по процедурам госзакупок и документы о проведении процедур закупок за счет собственных средств: заголовки дел и включение в номенклатуру дел организации

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

29.03.2024

Рассмотрели, как формировать в дела документы по процедурам госзакупок и закупок за счет собственных средств, особенности составления заголовков таких дел и включения их в номенклатуру дел организации.

Заказчик (организатор) формирует в виде электронных и (или) иных документов дело по процедурам государственных закупок и хранит его в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры государственной закупки несостоявшейся или ее отмены.

В дело по процедурам государственных закупок должны быть включены документы, предоставляемые для подготовки предложения, протоколы заседаний комиссии, протоколы оператора электронной торговой площадки, предложения участников, договор или его копия, справка о проведении процедуры закупки из одного источника и результаты изучения конъюнктуры рынка в случае его проведения (п.1 ст.28 Закона от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 мая 2024 г. следует руководствоваться ч.2 п.1 ст.28 Закона № 419-З в ред. Закона от 31.01.2024 № 354-З. Комментарии см. здесь.

Термин «Дело» употребляется в заголовках дел, состоящих из документов различных видов (разновидностей), связанных между собой последовательностью решения одного вопроса (ч.6 подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Пример Дело по процедурам государственных закупок товаров (работ, услуг)

В организациях формируются дела с документами о проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств согласно постановлению Совмина от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств».

Термин «Документы» используется в заголовках дел при формировании в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью его разрешения. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида (разновидностей) документов, включенных в дело (ч.5 подп.165.2 п.165 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Виды и названия документов в графе 2 Перечня № 140 даны в обобщенной форме (п.2 примечаний Перечня № 140).

Так, Перечень № 140 не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций.

При формулировании заголовков дел, включаемых в номенклатуру дел организации, из Перечня № 140 следует брать соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые целесообразно дополнять другими элементами заголовка.

Пример Дело по процедурам государственных закупок медицинской техники и изделий медицинского назначения Документы о проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств (докладные записки, справки, переписка и др.) (до 1 000 базовых величин) Документы о проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств (докладные записки, справки, переписка и др.) (свыше 1 000 базовых величин)

Обратите внимание! Не допускается заменять в заголовке дела название вида документа указанием действия («Закупки» и т. д.).

Формы документов • Обложка дела с документами о проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств (докладные записки, справки, переписка и др.) (пример). • Обложка дела по процедурам государственных закупок медицинской техники и изделий медицинского назначения (пример).

Заголовки дел комиссий в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, а также специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в:

• самостоятельные разделы;

• соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел организации.

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: номинальный, вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный, корреспондентский, географический (ч.1 п.172 Инструкции № 4).

Дела по процедурам госзакупок товаров (работ, услуг), а также дела с документами о проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения и после завершения делопроизводством остаются частично оформленными:

✓ документы хранятся в скоросшивателях;

✓ листы не нумеруются;

✓ пересистематизация документов в деле не проводится;

✓ внутренние описи и заверительные надписи не составляются;

✓ обложка дела не дооформляется.

Указанные дела в течение установленного срока находятся на оперативном хранении в том структурном подразделении, в котором были сформированы, и после истечения срока хранения подлежат уничтожению (ч.1 п.213 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Определяем сроки хранения документов: 10 вопросов с Платформы. • Хранение документов по процедурам государственных закупок. Комментарий к статье 28 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)».

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.