Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ДОКУМЕНТЫ НА ИНОСТРАННОМ ЯЗЫКЕ

Терминология, порядок работы

В международной практике используемым в законодательстве Республики Беларусь понятиям «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (далее - ДОУ) соответствует термин «управление документами».

Справочно Под управлением документами понимают область управления, включающую совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности (СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 12.03.2012 № 14)).

Понятие «делопроизводство» традиционно используется для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации.

Существенных различий между этими понятиями нет. Понятия «ДОУ» («делопроизводство») и «управление документами» подразумевают определенную сферу деятельности, в рамках которой обеспечиваются надлежащее создание документов и организация работы с ними (использование, хранение, уничтожение).

Порядок и правила работы с документами на иностранном языке целесообразно закрепить в локальных правовых актах. Это может быть глава в инструкции по делопроизводству, отдельная инструкция по работе с такими документами.

Справочно Подробнее см. «Инструкция по делопроизводству в организации: разработка и применение».

В качестве приложения к локальным правовым актам может быть разработан перечень документов на иностранном языке, подлежащих переводу и нотариально заверенному переводу, могут быть определены категории или конкретные работники, ответственные за работу с такими документами.

Обратите внимание! Тексты протоколов заседаний коллегиальных органов управления изначально могут составляться на двух языках.

Справочно Пример протокола на двух языках см. здесь.

Документирование информации

Информационный обмен с зарубежными организациями осуществляется, как правило, с помощью писем, поэтому в организации может быть разработан бланк для письма на двух языках, один из которых будет языком получателя. При этом Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), не ограничивает количество языков, на которых может изготавливаться бланк, однако на практике при изготовлении бланка возможность использования более двух языков ограничена областями размещения реквизитов бланка.

В то же время требования международных стандартов не совпадают с требованиями, закрепленными в Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Так, часть реквизитов бланка допускается размещать на нижнем поле (международный стандарт «Forms design shit and layout chart» и ISO 8439:1990 «Forms design. Basic layout» (далее - ISO 8439:1990)).

В поле сведений о составителе (issuer field) также указываются название (имя), логотип, отдел, а в дополнительных полях в нижней части бланка - подробные сведения о составителе: почтовый адрес, номера телефона, телекса и факса и т. д. (п.6.1 ISO 8439:1990).

Однако установленные форматы листов бумаги совпадают - А4 и А5 (п.24 Инструкции по делопроизводству и п.4 ISO 8439:1990), что облегчает дальнейшее формирование документов в дела.

Поступающие в организацию документы подлежат регистрации. Это позволяет подтвердить факт их получения, что, в свою очередь, накладывает на организацию или должностное лицо определенные обязательства по выполнению каких-либо действий или принятию решений в процессе своей деятельности. Документы могут создаваться и поступать в организацию на различных носителях: бумажных или электронных. Документы также могут поступать посредством электронной почты и других программных или технических средств. С учетом высокой скорости пересылки информации и низких затрат на ее создание и пересылку по электронной почте при контактах с зарубежными партнерами такой способ обмена информацией является преимущественным.

Справочно Делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации рассмотрены в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3.

Затем такие документы подлежат всем делопроизводственным процедурам, как и остальные документы: рассмотрение, исполнение, формирование в дело и уничтожение или передача на постоянное хранение.

Заголовки дел указываются на государственном языке, несмотря на то, что документы, включаемые в них, могут быть составлены на иностранном.

Пример Документы о проведении валютных операций (аккредитивы, гарантии и др.).

Хранение документов

Порядок оперативного хранения документов организаций закреплен в главе 17 Инструкции по делопроизводству, а их хранения в архивах организаций - в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Сроки хранения документов организаций определяются с учетом норм Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Так, государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ст.4 названного Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Основной нормативный правовой акт, в соответствии с которым определяются сроки хранения документов организаций, - перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Сроки хранения документов, закрепленные в названном перечне, обязательны к соблюдению всеми государственными органами и иными организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.) и языка документа.

Обратите внимание! Уменьшение сроков хранения, закрепленных в актах законодательства, не допускается (п.9 примечаний к перечню).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В случае если срок хранения документов в законодательстве не закреплен, решение о его установлении полномочна принимать экспертная комиссия организации.

Справочно Подробнее см. раздел подборки «Хранение документов в организации».

Если возникает необходимость хранения документов дольше, чем установлено, то увеличение сроков хранения допускается по решению экспертной комиссии организации, закрепляемому в протоколе ее заседания, подлежащем утверждению руководителем организации (п.176 Инструкции по делопроизводству).

16.05.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела