Материал помещен в архив

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ: РАЗРАБОТКА И ПРИМЕНЕНИЕ

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) (часть первая п.4 Инструкции).

Таким образом, в организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы должна быть разработана инструкция по делопроизводству.

Каждой организации - свой вид инструкции по делопроизводству

Вышестоящие организации могут разрабатывать для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций (часть вторая п.4 Инструкции).

Порядок согласования и утверждения инструкции по делопроизводству определен п.5 Инструкции.

Так, инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (часть вторая п.5 Инструкции).

Кто должен разрабатывать инструкцию по делопроизводству в организации?

В крупных организациях инструкцию по делопроизводству разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы.

В небольших организациях, где такой службы нет, данная задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам. В этом случае он должен знать все нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними.

Если работник, которому поручена разработка инструкции по делопроизводству организации, не обладает достаточной квалификацией, подготовка инструкции по делопроизводству организации может осуществляться сторонними организациями: специализированными научно-исследовательскими учреждениями, работниками государственных архивов и др.

Структура инструкции по делопроизводству

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела не определяют структуру инструкции конкретной организации и ее «типовое» содержание. Таким образом, структуру инструкции по делопроизводству организации, ее содержание (количество и наименования разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) определяют ее разработчики.

Обратите внимание! Положения инструкции по делопроизводству организации должны последовательно отражать все стадии работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив.

Главные разделы инструкции по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству организации обычно состоит из трех частей:

1) вводная (общие положения);

2) основная (тематические разделы);

3) приложения.

В разделе «Общие положения» указывают область распространения инструкции по делопроизводству организации, цели и причины ее издания; приводят документы, на основании которых она разработана, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней.

В этом разделе также указываются наименования структурных подразделений и должности лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции по делопроизводству организации и др.

К основным тематическим разделам инструкции по делопроизводству организации относятся:

• подготовка и оформление документов;

• организация работы с документами (документооборота);

• регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата;

• контроль исполнения документов;

• хранение документов.

Основные разделы могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить следующие главы:

• виды бланков организации и порядок их использования;

• правила подготовки и оформления документов - должен быть конкретизирован состав распорядительных документов, издаваемых в организации;

• правила подготовки отдельных видов документов (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов и др.

Раздел «Организация документооборота» может включать такие главы, как:

• порядок прохождения (обработки) входящих документов;

• порядок прохождения (обработки) исходящих документов;

• порядок прохождения (обработки) внутренних документов;

• учет объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» должна быть описана процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, должны быть указаны формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов.

В инструкцию по делопроизводству организации следует включить описание регистрационно-контрольных форм (журналов, карточек), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.

В данном разделе должен быть отражен принцип централизации регистрации документов, в том числе следует закрепить, что все приказы одной категории (по личному составу 75-летнего срока хранения, по основной деятельности и др.) регистрируются централизованно, то есть в одном месте, независимо от того, какое структурное подразделение или должностное лицо готовит тот или иной конкретный приказ.

В разделе «Контроль исполнения документов» следует перечислить виды документов, подлежащих обязательному контролю, описать порядок их постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Правила хранения документов, порядок разработки и применения номенклатуры дел, систематизации и индексации дел, вопросы ответственности за сохранность документов, текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов». Раздел может содержать следующие главы:

• составление номенклатуры дел;

• формирование дел;

• оперативное хранение дел;

• экспертиза ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел;

• передача дел в архив организации;

• уничтожение дел с истекшими сроками хранения;

• передача дел на архивное хранение.

В инструкцию по делопроизводству организации можно включать и другие разделы (главы), например: «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения» и др.

Справочно Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») (пример) см. здесь.

Отдельные положения инструкции по делопроизводству организации могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами. Например, можно разработать отдельную инструкцию, которая будет регламентировать порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Порядок работы с документами в электронном виде в организации может быть изложен в соответствующих разделах общей инструкции по делопроизводству организации, включен в ее состав отдельным разделом либо закреплен в отдельном документе.

Приложения к инструкции по делопроизводству организации

Состав приложений зависит от содержания разделов (глав) инструкции по делопроизводству организации. В качестве приложений могут приводиться:

• образцы бланков документов;

• унифицированные формы основных видов документов (приказ, распоряжение, письмо и др.).

Унифицированные формы документов включаются в табель унифицированных форм документов организации.

Справочно На эту тему см. «Альбом и табель унифицированных форм документов в организации».

Обратите внимание! Целесообразно утвердить приказом руководителя организации образцы документов, не имеющих унифицированных форм, и включить их в приложения: • классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов и др.); • формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; • перечень документов, не подлежащих регистрации в организации, и пр.; • форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др. В разделе (главе) «Формирование дел» должно быть указано на недопустимость формирования в одно дело приказов по личному составу, имеющих разные сроки хранения. Здесь же должны быть определены группы дел с приказами по личному составу, которые ведутся в данной организации, а также структурные подразделения (службы), осуществляющие формирование приказов соответствующих категорий в дела.

Работа с кадровой документацией в инструкции по делопроизводству организации

Вопросы работы с кадровой документацией в организации (от составления и оформления до формирования в дела и передачи в архив) должны быть регламентированы в соответствующих разделах и главах инструкции по делопроизводству организации либо в отдельной инструкции по кадровому делопроизводству. Например, в разделе (главе) «Подготовка и оформление документов» целесообразно оговорить особенности визирования кадровой документации, определить круг должностных лиц, которые обязаны в соответствии со своими функциями согласовывать те или иные кадровые документы.

Также может быть установлено, что дела с приказами по основной деятельности ведутся службой документационного обеспечения управления, а дела с приказами по личному составу - кадровой службой.

Оформление инструкции по делопроизводству и ее утверждение

Инструкцию по делопроизводству организации следует оформлять на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4. Проект инструкции по делопроизводству организации передается на утверждение руководителю организации.

Если инструкция по делопроизводству организации утверждается распорядительным документом (приказом), то в приказе нужно указать:

• на утверждение инструкции по делопроизводству организации (например, «Утвердить прилагаемую Инструкцию…»);

• дату введения инструкции по делопроизводству организации в действие;

• мероприятия, связанные с внедрением инструкции по делопроизводству организации;

• сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа;

• ответственных исполнителей инструкции по делопроизводству организации.

Справочно Пример приказа об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству организации см. здесь.

Датой инструкции по делопроизводству организации является дата ее утверждения.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Основным критерием, определяющим необходимость переработки или внесения изменений в инструкцию по делопроизводству организации, является ее соответствие требованиями Инструкции.

Если в действующей инструкции по делопроизводству организации изменения требуют только отдельные ее положения, то они вносятся путем издания соответствующего приказа руководителя организации. В приказе должны быть отражены пункты инструкции и описание вносимых изменения и дополнений.

Справочно Пример приказа о внесении изменений и дополнений в инструкцию по делопроизводству организации см. здесь.

Если инструкция по делопроизводству в организации требует существенной переработки, то целесообразно разработать новую инструкцию по делопроизводству организации и утвердить ее в установленном порядке.

22.04.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота