Делопроизводство в организации: важные аспекты

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

08.07.2022

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Что учесть при организации делопроизводства в организации, разъяснено в навигаторе.

Делопроизводство - деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (абз.8 ч.1 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»). Аналогичное определение понятия «делопроизводство» содержится в СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18. Однако здесь оно рассматривается в качестве синонима терминов «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и «управление документами».

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться абз.10 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Признак	Содержание	Норма	Аналитические материалы
Назначение ответственных лиц за ДОУ (делопроизводство)	Организация ДОУ возлагается на службу ДОУ. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников)	Пункты 6, 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4
Назначение ответственных лиц за ДОУ (делопроизводство)	Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагается на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Разработка бланков, табеля унифицированных форм документов организации	Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Документы в электронном виде (электронные документы) оформляются в порядке, установленном п.220 Инструкции № 4. Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции № 4). Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке	Пункты 17, 19 Инструкции № 4	Оформление документов в организации. Обязательно ли указывать код формы документа по ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки от 29.09.1995 № 10 (ОКУД)? Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код? Формы документов 1. Табель унифицированных форм документов. 2. Приказ о разработке табеля унифицированных форм документов (пример).
Печати и штампы	Печать - дополнительный удостоверяющий подлинность реквизит, который ставится на документах для придания им юридической силы. Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба предоставлено законодательными актами. Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). При использовании печати организации целесообразно разработать перечень документов, заверяемых печатью организации. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа	Пункты 18, 32, 62 Инструкции № 4. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.18 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113	Оформление документов в организации. Формы документов 1. Приказ о назначении лица, ответственного за учет и хранение печатей и штампов. 2. Общий угловой штамп с эмблемой (пример). 3. Угловой штамп для письма без изображения Государственного герба и эмблемы
Разработка ЛПА в сфере архивного дела и делопроизводства:	Организация должна определить правовое регулирование работы с документами в организации. В обязательном порядке должны быть утверждены ЛПА в сфере архивного дела и делопроизводства. Справочно Локальный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), устанавливающий обязательные правила поведения в целях регулирования вопросов организации внутренней деятельности данного нормотворческого органа (его территориальных органов), подчиненных ему (входящих в его состав, систему) организаций (ч.1 п.1 ст.5 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»)		Формы документов Приказ о формировании банка данных локальных правовых актов
1) инструкция по делопроизводству в организации	Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. Таким образом, в организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы должна быть разработана инструкция по делопроизводству. Обратите внимание! Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству (ч.4 п.7 Инструкции № 4)	Пункт 4 Инструкции № 4	Организация работы с документами. Может ли инструкция по кадровому делопроизводству составляться в организации как отдельный документ, либо вопросы ведения кадрового делопроизводства следует отразить в инструкции по делопроизводству организации?
2) инструкции, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде	Инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим госархивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»	Пункт 5 Инструкции № 4. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.5 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением № 113
3) положение о документообороте	Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело	Пункт 138 Инструкции № 4	Организация работы с документами
4) номенклатура дел	Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения	Глава 10 Инструкции № 4	Номенклатура дел организации. Формы документов Номенклатура дел: каталог форм
5) положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии (ЭК))	ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, согласовываются с соответствующими госархивами, иных организаций - с ЦЭК вышестоящих организаций	Пункт 174 Инструкции № 4
6) положение об архиве	Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этого государственного органа, иной организации. Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение	Статья 13 Закона № 323-З. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.12 Закона № 323-З в ред. Закона № 163-З	Архив организации
7) должностные инструкции работников	Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями. Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов	Пункты 6, 7 Инструкции № 4	Формы документов 1. Должностная инструкция делопроизводителю. 2. Должностная инструкция секретарю приемной. 3. Должностная инструкция секретарю-референту. 4. Должностная инструкция архивариусу. 5. Должностная инструкция секретарю учебной части (пример)
Делопроизводство по обращениям граждан и юрлиц	Обращения, поданные в установленном порядке, подлежат обязательному приему и регистрации. Отказ в приеме обращений не допускается. Справочно Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан осуществляется согласно Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786. От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. постановлением Совмина от 19.12.2022 № 877 внесены изменения в Положение № 1786, в частности изменено название: «Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц». Комментарий см. здесь	Статья 13 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»	Работа с обращениями граждан и юридических лиц
Делопроизводство по обращениям граждан и юрлиц	Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в госорганах, иных организациях, у ИП ведется централизованно	Пункт 4 Положения № 1786	Работа с обращениями граждан и юридических лиц
Ведение книги замечаний и предложений	Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юрлиц, поданным в письменной, устной или электронной форме. Справочно Порядок ведения книги определен Положением о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением Совмина от 16.03.2005 № 285	Пункт 4 Положения № 1786	Книга замечаний и предложений
Делопроизводство по административным процедурам	Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами	Пункты 4, 5 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39. От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31. Следует руководствоваться п.5 новой редакции Инструкции № 39
Делопроизводство по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения	Вопросы ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в том числе подготовка и оформление проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация, отправка, тиражирование, передача, ознакомление, контроль исполнения, хранение, уничтожение, использование, подготовка к передаче в архив государственного органа, юридического лица, не урегулированные Положением и актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, регулируются ЛПА. Справочно К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности госоргана, юрлица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физлиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юрлиц и которые не отнесены к государственным секретам (ч.1 ст.18¹ Закона от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»). От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2022 г. в ч.1 ст.18¹ Закона № 455-З слово «личной» заменено словом «частной» Законом от 10.10.2022 № 209-З	Пункт 15 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783	Организация работы с документами.
Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну	В организациях может быть установлена как централизованная, так и децентрализованная система ведения делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну. Справочно Коммерческая тайна - сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне», в отношении которых установлен режим коммерческой тайны		Организация работы с документами.
Ответственность за организацию делопроизводства	Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел	Пункт 7 Инструкции № 4