Материал помещен в архив

ВОПРОС: Для каких категорий электронных дел необходимо составлять внутренние описи?

ОТВЕТ: Для всех электронных дел, подлежащих передаче в архив организации.

Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) внутреннюю опись электронного дела.

Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись (п.87 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.87 Инструкции № 19 слова «внутреннюю опись электронного дела» заменены словами «внутреннюю опись электронного дела (далее - внутренняя опись)», пп.17 и 18 Инструкции № 19 исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Справочно Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ. В целях сохранения юридической значимости электронных документов по решению руководителя организации допускается досрочная передача электронных дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения (пп.17-18 Инструкции № 19).

Форма внутренней описи электронного дела приведена в приложении 4 к Правилам работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 .

Внутренняя опись электронного дела является основным учетным документом для электронных документов в архиве организации (п.34 названных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.34 Правил № 20 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116.

Таким образом, функционал применяемой в организации АС ДОУ должен обеспечивать возможность формирования внутренней описи электронного дела при его передаче в архив организации.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела