Вопрос-ответ от 13.11.2012
Автор: Сукач А.

Для определения срока хранения дела «Документы по организации спортивно-массовых мероприятий и стратегических сессий» в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения наиболее подходящим является пункт 1184 главы 49 «Деятельность общественных организаций (объединений)». Правомерно ли руководствоваться нормами данного пункта в коммерческой организации?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС (ООО «П»): Для определения срока хранения дела «Документы по организации спортивно-массовых мероприятий и стратегических сессий», ведущегося в организации, в новом Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), наиболее подходящим является п.1184 «Документы об организации и проведении конференций, семинаров, круглых столов, акций, встреч (протоколы, программы, планы, доклады, информации и др.)» (срок хранения - постоянно). Однако этот пункт находится в главе 49 «Деятельность общественных организаций (объединений)».

Правомерно ли руководствоваться нормами данного пункта в коммерческой организации?

 

ОТВЕТ: Неправомерно.

Указанные в главе 49 Перечня сроки хранения имеют отношение лишь к документам общественных организаций (объединений), в т.ч. общественных объединений работников организаций (например, профсоюзов). В случае если организация не относится к категории общественных организаций (объединений) и указанные в вопросе документы образуются в деятельности ее структурных подразделений, то для определения сроков их хранения нельзя применять нормы главы 49 Перечня.

В Перечне не нашли отражения сроки хранения документов по физической культуре и спорту. Также к настоящему времени Министерством спорта и туризма РБ еще не утвержден ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения, в котором должны быть закреплены сроки хранения названных в вопросе документов.

Для определения сроков хранения таких документов целесообразно проанализировать нормативные правовые акты, которыми регламентирован порядок проведения массовых спортивных мероприятий. В случае если сроки хранения интересующих документов (документированной информации) не закреплены ни в одном нормативном правовом акте, то сроки их хранения уполномочена определять экспертная комиссия (далее - ЭК) организации в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143. В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации.

В дополнение к сказанному необходимо отметить, что согласно подп.165.2 п.165 приведенной выше Инструкции по делопроизводству в конце заголовков дел, начинающихся со слова «Документы…» и включающих различные виды документов по одному вопросу, следует в скобках указать 2-3 основных вида документов, включенных в дело, например «Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)».

 

13.11.2012 г.

 

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

 

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»