Материал помещен в архив

ВОПРОС: Для определения срока хранения дела «Документы по организации спортивно-массовых мероприятий и стратегических сессий», ведущегося в организации, в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), наиболее подходящим является п.1184 «Документы об организации и проведении конференций, семинаров, круглых столов, акций, встреч (протоколы, программы, планы, доклады, информации и др.)» (срок хранения - постоянно). Однако этот пункт находится в главе 49 «Деятельность общественных организаций (объединений)».

Правомерно ли руководствоваться нормами данного пункта в коммерческой организации?

ОТВЕТ: Неправомерно.

Указанные в главе 49 Перечня сроки хранения имеют отношение лишь к документам общественных организаций (объединений), в том числе общественных объединений работников организаций (например, профсоюзов). В случае если организация не относится к категории общественных организаций (объединений) и указанные в вопросе документы образуются в деятельности ее структурных подразделений, то для определения сроков их хранения нельзя применять нормы главы 49 Перечня.

В Перечне не нашли отражения сроки хранения документов по физической культуре и спорту. Для определения сроков хранения таких документов целесообразно использовать соответствующий ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения (при его наличии и в случае, если его действие распространяется на организацию). В случае если в ведомственном перечне не отражены сроки хранения соответствующих документов или он отсутствует, а также если его действие не распространяется на организацию, следует проанализировать нормативные правовые акты, которыми регламентирован порядок проведения массовых спортивных мероприятий. В случае если сроки хранения интересующих документов (документированной информации) не закреплены ни в одном нормативном правовом акте, то сроки их хранения уполномочена определять экспертная комиссия организации в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания экспертная комиссия, который подлежит утверждению руководителем организации.

Необходимо отметить, что в конце заголовков дел, начинающихся со слова «Документы…» и включающих различные виды документов по одному вопросу, следует в скобках указать 2, 3 основных вида документов, включенных в дело, например «Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)» (подп.165.2 п.165 вышеуказанной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться подп.165.2 п.165 названной Инструкции в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

29.06.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года