Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДОГОВОР № 12
на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства и учета

Общество с ограниченной ответственностью «Сфинкс», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице директора Федорова Игоря Георгиевича, действующего на основании устава, с одной стороны и общество с ограниченной ответственностью «Лувр», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора Ивановой Екатерины Алексеевны, действующей на основании устава, с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства и учета Заказчика в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Своевременно в течение срока действия настоящего договора оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства и учета в соответствии с настоящим договором и действующим законодательством Республики Беларусь на основании документов, представляемых Заказчиком.

Список документов, представляемых Заказчиком для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем, приведен в приложении 1 к настоящему договору.

Список документов, которые готовит Исполнитель, по кадровому делопроизводству и учету, приведен в приложении 2 к настоящему договору.

2.1.2. Выполнять требования исполнительного органа Заказчика, а также лиц, уполномоченных им, по вопросам ведения кадрового делопроизводства и учета в рамках договора, если такие требования не противоречат законодательству Республики Беларусь.

2.1.3. Сопровождать проверки Заказчика, проводимые контролирующими органами, готовить проекты возражений по актам проверки за период действия настоящего договора, участвовать в судебных разбирательствах с контролирующими органами в качестве представителя Заказчика.

Если проверка Заказчика контролирующими органами проводится за временной период, полностью охватываемый действием настоящего договора, и при этом требования контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в кадровых документах, оформляемых Исполнителем, или в случае отсутствия (присутствия не в полном объеме) таковых, плата за услуги Исполнителя по участию в проверке не взимается.

Если проверка проводится за временной период, не охватываемый (хотя бы частично) действием настоящего договора, или в случае, если требования контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в кадровых документах, составленных Заказчиком или третьим лицом, то за участие Исполнителя в проверке взимается плата, размер которой определяется дополнительным соглашением, но не менее 2 000 000 (двух миллионов) руб.

Участие Исполнителя в судебных заседаниях оплачивается Заказчиком во всех случаях, при этом размер платы за участие в судебных делах определяется дополнительным соглашением.

2.1.4. Не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные работников Заказчика без их согласия, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

2.1.5. Принимать все необходимые меры для обеспечения безопасного хранения, передачи и обработки персональных данных работников Заказчика. В случае нарушения данного обязательства Исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

2.2. Заказчик обязан:

2.2.1. Представить Исполнителю список своих представителей, уполномоченных давать обязательные для Исполнителя указания по ведению кадрового делопроизводства и учета, с указанием их компетенции, заверенный подписью исполнительного органа Заказчика и скрепленный его печатью.

2.2.2. Своевременно представлять Исполнителю документы и информацию по движению кадров. Порядок представления документов Исполнителю согласовывается сторонами (приложение 3). Документы передаются по описи, составляемой Заказчиком.

2.2.3. Запрашивать у работников согласие на обработку их персональных данных для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем по настоящему договору.

2.2.4. Немедленно ставить в известность Исполнителя обо всех изменениях в информации, материалах, документах, передаваемых Исполнителю, а также об изменении своих намерений в отношении разрешаемого в его интересах вопроса.

2.2.5. Письменно требовать документы к исполнению по осуществлению отдельных хозяйственных операций. Заказчик несет всю полноту ответственности за последствия проведения таких операций.

2.2.6. Оплатить услуги Исполнителя в порядке, сроки и размере, установленные настоящим договором.

3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТА

3.1. Стоимость услуг Исполнителя по настоящему договору определяется исходя из тарифов, указанных в приложении 4 к настоящему договору.

3.2. Не позднее 5 рабочих дней после представления Заказчиком первичной документации Исполнителю Исполнитель выставляет Заказчику счет, в котором указывается сумма платы за предоставляемые услуги, а также сумма предоплаты стоимости услуг за следующий месяц в размере 50 % (пятидесяти процентов) от стоимости оказанных услуг за предыдущий месяц. При этом излишне внесенные средства засчитываются в счет предоплаты услуг в следующем месяце.

3.3. Оплата услуг производится Заказчиком не позднее 5 рабочих дней с момента получения Заказчиком счета, выставленного Исполнителем, путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

3.4. Исполнитель выставляет Заказчику акт оказания услуг, который должен быть подписан Заказчиком в течение 3 рабочих дней с момента получения. В случае если в течение указанного срока акт не будет подписан Заказчиком и Заказчик не представит в письменной форме возражений по нему, односторонне подписанный Исполнителем акт считается подтверждением надлежащего оказания услуг по договору.

3.5. Датой оплаты услуг при безналичных расчетах является дата списания средств с расчетного счета Заказчика.

3.6. В случае неоплаты или неполной оплаты Заказчиком выставленного счета Исполнитель имеет право приостановить обслуживание Заказчика до момента полной оплаты услуг. В случае частичной оплаты Заказчик вправе указать, какие услуги ему должны быть оказаны в пределах уплаченной суммы.

3.7. Исполнитель вправе в одностороннем порядке изменять стоимость услуг по настоящему договору. При этом Исполнитель обязан уведомить Заказчика о предстоящем изменении стоимости услуг не менее чем за 30 дней до их изменения. В случае согласия Заказчика с предлагаемыми Исполнителем изменениями стоимости услуг с Заказчиком подписывается дополнительное соглашение к договору, в котором отражаются изменения стоимости услуг.

4. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

4.1. Стороны обязуются хранить в тайне любую информацию и данные, представленные каждой из сторон в связи с настоящим договором, не раскрывать и не разглашать в общем или в частности факты или информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия другой стороны. Обязательства по конфиденциальности и по неиспользованию информации, наложенные на Исполнителя настоящим договором, не будут распространяться на общедоступную информацию.

4.2. Информация, передаваемая Исполнителю в соответствии с настоящим договором, представляется исключительно для него и не может передаваться ни частично, ни полностью третьим лицам или использоваться каким-либо иным способом с участием третьих лиц без согласия Заказчика (кроме случаев, установленных законодательством Республики Беларусь).

Исполнитель дополнительно подтверждает, что передаваемые ему Заказчиком по описи для оказания услуг, указанных в п.1.1 настоящего договора, документы, содержащие информацию о персональных данных работников Заказчика, будут использоваться им только для выполнения оговоренных в настоящем договоре услуг, и обязуется не передавать и не разглашать информацию, содержащую сведения о персональных данных работников Заказчика, без их согласия, а также не использовать персональные данные работников в коммерческих целях.

4.3. Изложенные условия по конфиденциальности действительны в течение срока действия настоящего договора и на протяжении 5 лет после окончания срока его действия, а в отношении персональных данных работников Заказчика - бессрочно.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. В случае задержки представления первичных документов Исполнителю более чем на 5 рабочих дней после даты, утвержденной графиком документооборота, стоимость обслуживания за текущий месяц увеличивается на 20 % (двадцать процентов).

5.2. В случае предъявления Заказчику со стороны контролирующих органов требований о взыскании штрафов Заказчик обязан обратиться в хозяйственный или общий суд и по необходимости обжаловать решение суда в апелляционной и кассационной инстанциях. При несоблюдении требований указанного пункта Исполнитель не несет ответственности перед Заказчиком по возмещению убытков в виде штрафов.

Судебные расходы оплачивает Заказчик.

Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком в форме компенсации убытков в размере уплаченных Заказчиком (или фактически взысканных) сумм штрафов, законность начисления (взыскания) которых подтверждается постановлением кассационной инстанции суда, а также в размере уплаченных сумм государственных пошлин на ведение соответствующих судебных дел.

5.3. Предел ответственности Исполнителя по настоящему договору составляет 1 000 (одну тысячу) руб. По согласованию сторон предел ответственности Исполнителя может быть изменен.

5.4. В случае нарушения Заказчиком сроков оплаты услуг Исполнителя Заказчик уплачивает Исполнителю пеню в размере 1 % (одного процента) от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

6.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до 31 декабря 2017 г.

6.2. Если за 30 календарных дней до окончания срока действия настоящего договора, указанного в п.6.1, ни одна из сторон не заявит о желании прекратить его действие, то срок действия настоящего договора продлевается на 1 год.

6.3. По инициативе Заказчика перечень оказываемых услуг по настоящему договору может быть изменен с согласия Исполнителя путем заключения дополнительного соглашения. О своем намерении изменить перечень оказываемых услуг и, соответственно, заключить дополнительное соглашение Заказчик предупреждает Исполнителя письменно не позднее чем за 10 календарных дней.

6.4. Настоящий договор может быть расторгнут по инициативе любой из сторон с обязательным уведомлением другой стороны в письменном виде не позднее чем за 30 календарных дней до момента его расторжения.

При просрочке платежей по настоящему договору более 20 календарных дней Исполнитель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор, письменно уведомив об этом Заказчика за 3 суток.

6.5. По окончании срока действия настоящего договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в течение 15 рабочих дней с момента окончания срока действия настоящего договора либо с момента расторжения договора документы в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения кадрового делопроизводства и учета Заказчиком.

6.6. Окончание срока действия настоящего договора не освобождает стороны от ответственности за ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя в период действия настоящего договора.

7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

7.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

7.2. Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, стороны разрешают путем переговоров. В случае если стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, спор подлежит окончательному разрешению в хозяйственном суде г. Минска.

7.3. Любые изменения и дополнения к настоящему договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то сторонами.

7.4. Вся переписка сторон, связанная с исполнением настоящего договора, осуществляется по адресам и телефонам, указанным в разделе 8.

В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов стороны обязаны своевременно уведомлять другую сторону о соответствующих изменениях. В противном случае сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.

8. АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Список документов,
представляемых Заказчиком для ведения кадрового делопроизводства и учета Исполнителем

1. Заявление о приеме на работу с указанием должности (профессии).

2. Копия паспорта работника или иного удостоверяющего его личность документа.

3. Копия страхового свидетельства.

4. Копии документов об образовании и (или) обучении.

5. Копия документа воинского учета (военного билета или удостоверения призывника).

6. …

Список документов по кадровому делопроизводству и учету

1. Трудовой договор (контракт) с работником.

2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.

3. Личная карточка работника.

4. Штатное расписание.

5. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу.

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

7. График отпусков.

8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение).

9. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку.

10. Командировочное удостоверение.

11. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

12. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников).

13. ...

График представления документов Исполнителю

Заказчик обязан представлять Исполнителю документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства и учета, в следующие сроки:

- не позднее чем за 3 рабочих дня до выплаты заработной платы работникам Заказчика;

- не позднее чем за 3 рабочих дня до выплаты аванса работникам Заказчика.

В случае если Заказчик по каким-либо причинам не выплачивает заработную плату своим работникам, документы по кадровому делопроизводству должны быть представлены Исполнителю в срок не позднее 5-го числа каждого месяца, следующего за текущим;

- не позднее чем за 5 рабочих дней - для начисления отпускных работникам Заказчика;

- не позднее чем за 3 рабочих дня - для начисления и выплаты командировочных работникам Заказчика;

- при оформлении на работу нового работника документы должны быть представлены Исполнителю в течение 3 рабочих дней;

- при перемещении, переводе на другую должность работников документы должны быть представлены Исполнителю не позднее чем за 2 недели до даты перевода (перемещения);

- при увольнении работника документы должны быть представлены Исполнителю в тот же день, когда поступило заявление от работника на увольнение либо руководством принято решение о расторжении трудового договора.

03.11.2016

Владимир Самосейко, юрист

По этой теме также см.:

Алгоритм действий по передаче отдельных кадровых функций на аутсорсинг.