Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ МАРКЕТИНГОВЫХ УСЛУГ

Вокруг документального оформления маркетинговых расходов традиционно возникают многочисленные споры. Какими документами должны оформляться расходы на маркетинг?

Маркетинговые услуги - услуги, связанные с исследованием, анализом, планированием и прогнозированием в сфере производства и обращения товаров (работ, услуг), оказываемые в целях принятия мер по созданию необходимых экономических условий для производства и обращения товаров (работ, услуг), включая их характеристику, выработку ценовой стратегии и стратегии рекламы (абзац 7 п.3 ст.33 Налогового кодекса РБ).

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс РБ в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс на основании Закона РБ от 30.12.2018 № 159-З изложен в новой редакции. Комментарии см. здесь

Исходя из определения маркетинговых услуг к ним в т.ч. могут быть отнесены услуги по размещению продукции организации в местах продажи, по изучению, исследованию и анализу потребительского спроса, внесению продукции (работ, услуг) плательщика налога в информационные базы продажи, услуги по сбору и распространению информации о продукции (работы, услуги) и т.д.

Мерчандайзинг (англ. merchandising) - часть процесса маркетинга, которая способствует интенсивному продвижению товаров в розничной торговле без активного участия специального персонала: удачное размещение товаров в торговом зале, оригинальное оформление прилавков и витрин, организация презентаций с раздачей сувениров, предоставлением скидок и льгот.

Унифицированных форм для оформления расходов на маркетинг не предусмотрено, поэтому организации придется составлять документы самостоятельно, учитывая требования к оформлению. Кроме того, законодательством не установлено, какими конкретно документами должны подтверждаться расходы на маркетинговые исследования. Из анализа судебной практики следует, что в целях минимизации налоговых рисков расходы на маркетинг должны оформляться следующими документами:

• договором;

• техническим заданием к договору, содержащим конкретные требования к маркетинговым исследованиям, и (или) сметой (может быть в самом тексте договора);

• актами приемки оказанных услуг;

• отчетом об оказанных услугах;

• документальным подтверждением применения результатов маркетинговых исследований или обоснованием невозможности их применения.

Что следует учесть при заключении договора об оказании маркетинговых услуг

Основной документ - договор. В нем должно быть четко определено, какие именно маркетинговые услуги оказываются организации. Перечень услуг может быть согласован сторонами в техническом задании на проведение маркетинговых исследований. Стороны вправе согласовать положение о том, что перечень услуг будет поименован и в договоре и техническом задании, в данном случае нужно просто проследить за тем, чтобы данные, указанные в документах, совпадали.

Приведем примерную форму договора.

ДОГОВОР
об оказании маркетинговых услуг

_____________________________________________ в лице ___________________________________________, действующ__ на основании _______________________________________, именуем___ в дальнейшем Заказчик, и _____________ ____________________________ в лице ________________________, действующ___ на основании _________________________, именуем__ в дальнейшем Исполнитель, совместно именуемые Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать последнему услуги по маркетинговому исследованию рынка на предмет спроса товаров (услуг).

1.2. Цель маркетингового исследования - определение потребительского спроса на товары (услуги) на потребительском рынке Республики Беларусь и выработка рекомендаций по его оптимизации.

2. Права и обязанности Сторон

2.1. Заказчик в течение ___ дней с момента подписания настоящего договора передает Исполнителю образцы товаров (описание услуг), а также техническую документацию и рекламные материалы по этим товарам (услугам).

Вместе с вышеуказанными документами Заказчик передает техническое задание, содержащее конкретное требование к маркетинговым услугам (приложение 1 к договору).

Заказчик обязан в течение срока действия настоящего договора представлять по письменному запросу Исполнителю любую информацию о товарах (услугах), включая информацию о производстве, продажах этих товаров (оказании услуг) на других рынках.

При приеме-передаче Исполнителю образцов товаров, а также технической документации и рекламных материалов по этим товарам (услугам) Стороны составляют и подписывают акт приема-передачи.

2.2. Исполнитель в течение ____ дней с момента получения от Заказчика технического задания, образцов, технической документации и рекламных материалов приступает к оказанию услуг по маркетинговому исследованию.

Обратите внимание! Пункт 2.2 включается в договор в том случае, когда оформление технического задания не предусмотрено сторонами.

2.3. В целях оказания маркетинговых услуг Исполнитель в течение периода с _______________ по ______________ осуществляет следующие действия:

- изучает технические характеристики аналогичных товаров (услуг), предлагаемых на рынке другими производителями (распространителями);

- изучает и систематизирует данные о ценах на аналогичные товары (услуги);

- проводит опрос потребителей аналогичных товаров (услуг) в местах их реализации;

- опрашивает потенциальных потребителей товаров (услуг), включая оптовых;

- проводит презентации товаров (услуг), в ходе которых проводит анкетирование;

- выявляет существенные преимущества в характеристиках товаров (услуг) Заказчика.

2.4. На основании полученной в ходе исследования информации Исполнитель не позднее «__» _________ 20__ г. составляет и представляет Заказчику информационный отчет о результатах маркетингового исследования. Информационный отчет должен содержать:

- данные, полученные Исполнителем в ходе проводимого исследования;

- выводы, основанные на полученных в результате исследования данных;

- расчет расходов Исполнителя.

Полученные в результате исследования данные могут быть оформлены в виде анкет, сводных таблиц и графиков.

2.5. При приеме отчета Исполнителя Заказчик ставит подпись в его копии, которая будет храниться у Исполнителя в течение 3 лет. К информационному отчету Исполнитель прилагает документы, свидетельствующие о произведенных расходах при исполнении настоящего договора.

2.6. После передачи отчета по письменному требованию Заказчика Исполнитель возвращает по акту приема-передачи Заказчику полученные образцы товаров (описания услуг), а также техническую документацию и рекламные материалы по этим товарам (услугам).

3. Порядок расчетов

3.1. За оказываемые по настоящему договору услуги Заказчик уплачивает Исполнителю вознаграждение в размере __________________________________.

Размер вознаграждения первоначально определяется Сторонами в техническом задании.

3.2. Указанное в п.3.1 вознаграждение выплачивается:

3.2.1. в течение 7 дней с момента подписания договора перечисляется на расчетный счет Исполнителя аванс в размере _________________________ %;

3.2.2. в течение 7 дней с момента передачи Заказчику информационного отчета и подписания акта приема-передачи выполненных услуг Исполнителя Заказчик производит окончательный расчет.

При непоступлении суммы, указанной в подп.3.2.1 п.3.2, на расчетный счет Исполнителя он имеет право не приступать к выполнению исследования, а сроки выполнения переносятся на соответствующее просрочке платежа количество дней.

3.3. Одновременно с уплатой вознаграждения Заказчик возмещает Исполнителю все расходы, связанные с оказанием услуг по настоящему договору. Сумма расходов Исполнителя определяется на основании информационного отчета Исполнителя, а также документов, свидетельствующих о произведенных расходах. Оплата расходов производится в течение 7 дней с момента передачи Заказчику информационного отчета Исполнителя.

3.4. Стороны допускают, что возможно отклонение Исполнителя от предварительно установленной суммы договора в п.3.1, если это продиктовано целесообразностью и приведет к обоснованному улучшению качественных характеристик отчета.

4. Прочие условия

4.1. Ответственность Сторон по настоящему договору определяется в соответствии с действующим законодательством.

4.1.1. При несвоевременной уплате вознаграждения Исполнителю (п.3.2 договора) Заказчик уплачивает неустойку в размере 10 % от несвоевременно уплаченной суммы.

4.1.2. При несвоевременной передаче отчета Заказчику Исполнитель уплачивает неустойку в размере 10 % стоимости выполненного задания.

4.2. Все споры и разногласия Стороны разрешают путем переговоров. В случае недостижения согласия споры подлежат рассмотрению в суде по месту нахождения ответчика.

4.3. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и прекращается надлежащим исполнением.

4.4. Настоящий договор составлен в 2 экземплярах - по одному для каждой Стороны.

4.5. Все изменения и дополнения к настоящему договору должны быть составлены в письменной форме и подписаны Сторонами.

4.6. Исполнитель вправе удерживать полученные от Заказчика образцы товаров, а также техническую документацию и рекламные материалы по этим товарам до полной оплаты своих услуг, а также расходов по настоящему договору.

4.7. Использованные Исполнителем в результате выполнения условий договора материальные ценности Заказчика подлежат списанию по акту на расходы Заказчика.

5. Адреса и банковские реквизиты Сторон

Заказчик: _______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Исполнитель: ____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Подписи Сторон:

Составление технического задания

Техническое задание, если о нем говорится в договоре, может иметь следующий вид.

Техническое задание
на оказание маркетинговых услуг

1. Порядок проведения маркетинговых услуг.

1.1. Основание для оказания маркетинговых услуг: договор об оказании маркетинговых услуг от ____________ № _____ (при необходимости доверенность от __________ № ___).

1.2. Цель маркетинговых исследований: _________________________.

1.3. Задачи маркетинговых исследований: _______________________.

1.4. Перечень исследуемых товаров (работ, услуг): __________________.

1.5. Этапы оказания услуг:

1.5.1. _______________________________.

1.5.2. _______________________________.

1.5.3. _______________________________.

Пункты 1.2-1.5 настоящего технического задания Заказчик вправе изменять в случаях производственной необходимости, а именно: ________________.

2. Требования к материалам, представляемым Исполнителем Заказчику.

2.1. Требования к печатным материалам: ________________________.

2.2. Требования к электронным материалам и сообщениям: ___________________.

2.3. Требования по достоверности: _____________________________.

2.4. Требования по своевременности: ___________________________.

2.5. Требования по безопасности и соблюдению прав третьих лиц: __________.

2.6. Требования по стандартизации и унификации: _______________.

2.7. Требования по математическому, программному и информационному обеспечению: ____________________________________________.

2.8. Требования по _______________________________________.

3. Авторство.

3.1. Авторские права на все материалы маркетинговых исследований Заказчик приобретает с момента их создания Исполнителем.

3.2. Передача материалов, касающихся маркетинговых исследований по договору об оказании маркетинговых услуг от _________ № ___, третьим лицам допускается с разрешения Заказчика.

Нужен ли отчет или достаточно акта?

Исходя из определения маркетинговых услуг, это услуги по изучению определенных сегментов рынка. Для большей доказательности рекомендуем к актам выполненных услуг прилагать отчеты о проведенном изучении с компетентными выводами.

Как показывает практика, налоговые органы настаивают на том, чтобы отчет об оказании маркетинговых услуг был обязательным документом для признания расходов обоснованными.

Налоговый кодекс РБ не содержит таких жестких требований. В данном случае следует ориентироваться на договор: если договором предусмотрено составление отчета, то он должен быть.

Вместо единого отчета можно представить подробный акт оказанных услуг, аналитические таблицы, фото- и видеофайлы. Все это в совокупности и будет отчетом. Но, как бы ни оформлялся факт оказания услуг, содержание акта и отчета должно удовлетворять следующим требованиям:

• в акте должен указываться детальный перечень услуг;

• отчет должен быть конкретным, содержать в себе подробные данные по области исследования, географии, отрасли финансово-хозяйственной деятельности, товару (работам, услугам), целевому клиенту и т.п.;

• отчет должен соответствовать целям, заявленным в договоре (техническом задании).

Справочно Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Согласно подп.1.4 п.1 Указа № 114 первичные учетные документы должны содержать следующие сведения: • наименование документа, дату его составления; • наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя; • содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях); • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Приведем структуру (содержание) отчета на примере исследования спроса на услуги внутреннего туризма.

1. Техническое задание

2. Цели исследования

3. Выводы

4. Исследование спроса на услуги внутреннего туризма среди жителей г.Гродно

5. Исследование спроса на услуги внутреннего туризма среди жителей других регионов

6. Исследование предложения на услуги внутреннего туризма

среди турагентств Гродненской области

7. Исследование предложения на услуги внутреннего туризма

среди иногородних турагентств

8. Предложения

Приложение 1. Анкета для проведения опроса среди жителей г.Гродно

Приложение 2. Распределение выборки иногородних респондентов по месту проживания

Приложение 3. Анкета для проведения опроса среди иногородних жителей

Приложение 4. Анкета для проведения опроса среди турагентств Гродненской области

Приложение 5. Предложения туристических фирм по внутреннему туризму

Приложение 6. Список иногородних турагентств, участвовавших в экспертном опросе

Приложение 7. Анкета для проведения экспертного опроса среди иногородних турагентств

Приемка оказанных услуг оформляется актом либо иным документом (ст.673 Гражданского кодекса РБ).

АКТ
сдачи-приемки маркетинговых услуг

__________________, именуем__ в дальнейшем Заказчик, в лице _____ (указать должность, фамилию, имя, отчество представителя), действующ__ на основании _____ (указать наименование и реквизиты документа, на основании которого действует представитель), с одной стороны и _______________ (указать полное и сокращенное наименование контрагента), именуем__ в дальнейшем Исполнитель, в лице ______ (указать должность, фамилию, имя, отчество представителя контрагента), действующего на основании _____ (указать наименование и реквизиты документа, на основании которого действует представитель контрагента), с другой стороны, а вместе именуемые Стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

1. Стороны согласились, что Исполнитель оказал маркетинговые услуги по проведению исследования ________________________________ в полном объеме, качественно и в срок в соответствии с техническим заданием, а Заказчик принял вышеуказанные услуги.

Услуги проведены в соответствии с техническим заданием, отчет о проведении маркетинговых услуг представлен в срок.

2. Общая стоимость услуг по договору от ____________ № _____ (далее - договор) составляет ______________ (_______________), налог на добавленную стоимость (____) ________________ (_______________). Общая стоимость услуг по договору с учетом НДС (_____) составляет ______________ (___________).

3. Стороны согласились, что Заказчик оплатил на момент составления настоящего акта аванс __ % стоимости услуг, указанных в п.3.2 договора, что составляет __________ (____________), в т.ч. НДС (___) _____________ (___________).

4. К оплате по данному акту следует _____________ (___________), НДС (_____) _________ (____________). Общая сумма оплаты с учетом НДС (_____) составляет _____________ (____________).

5. Настоящий акт составлен в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. Стороны претензий друг к другу не имеют.

08.05.2013

Анна Шинкевич, юрист, арбитр Международного арбитражного суда при БелТПП