Материал помещен в архив

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НОВОГОДНИХ РАСХОДОВ

Приближение новогодних и рождественских праздников несет с собой не только приятные хлопоты по их подготовке и проведению. Бухгалтер ответственен за правильное оформление всех расходов, связанных с проведением праздничных мероприятий.

Рассмотрим документальное оформление и учет расходов, которые есть практически у всех организаций.

Законодательное регулирование дарения

При поздравлении партнеров по бизнесу, своих вышестоящих организаций следует руководствоваться нормами главы 32 «Дарение» Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК).

Не допускается дарение, за исключением обычных подарков, стоимость которых не превышает установленного законодательством пятикратного размера базовой величины:

• от имени малолетних и граждан, признанных недееспособными, - их законными представителями;

• работникам организаций здравоохранения, учреждений образования, учреждений социального обслуживания, иных аналогичных организаций - гражданами, находящимися в них на лечении, содержании, получающими в них образование, супругами и родственниками этих граждан;

• в отношениях между коммерческими организациями.

Справочно Размер базовой величины см. здесь.

Законодательными актами могут быть установлены иные запреты дарения государственным должностным или приравненным к ним лицам либо иностранным должностным лицам в связи с исполнением служебных (трудовых) обязанностей, за исключением сувениров, вручаемых при проведении протокольных и иных официальных мероприятий, чем предусмотренные ст.546 ГК (ст.546 ГК).

Юридическое лицо, которому вещь принадлежит на праве хозяйственного ведения или оперативного управления, вправе подарить ее с согласия собственника, если законодательством не предусмотрено иное. Это ограничение не распространяется на обычные подарки небольшой стоимости, предусмотренные ст.546 ГК (п.1 ст.547 ГК).

Кроме того, Законом Республики Беларусь от 27.08.2008 № 429-З «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной, непищевой спиртосодержащей продукции и непищевого этилового спирта» в Республике Беларусь установлены определенные случаи запрета обращения алкогольной продукции.

Так, в Республике Беларусь запрещается безвозмездная реализация алкогольных напитков в случае:

• передачи алкогольных напитков в качестве оплаты труда работников, в том числе в виде премий;

• бесплатного (безвозмездного) распространения юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями алкогольных напитков, за исключением дегустаций, проводимых в маркетинговых целях;

• организации и проведения конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, рекламных, культурных, образовательных и спортивных мероприятий, пари в целях стимулирования реализации алкогольных напитков;

• предоставления более 5 литров алкогольных напитков в качестве призов (подарков) при проведении конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, рекламных, культурных, образовательных и спортивных мероприятий, пари независимо от количества таких призов (подарков) в ходе одного мероприятия, пари (подп.1.17 п.1 ст.11 названного Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 января 2022 г. подп.1.17 п.1 ст.11 Закона № 429-З изложен в новой редакции Законом от 15.07.2021 № 119-З: в Республике Беларусь запрещается натуральная оплата труда алкогольными напитками.

Документальное подтверждение новогодних расходов

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З)).

Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 (далее - Перечень № 360), обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования.

Формы первичных учетных документов, не включенных в Перечень № 360, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации.

Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления в соответствии с частью первой п.4 ст.10 (п.4 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п.5 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Справочно Правовые основы применения электронных документов, основные требования, предъявляемые к электронным документам, установлены Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Первичные учетные документы (в том числе самостоятельно разработанные организациями), если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения, перечисленные в п.2 ст.10 Закона № 57-З:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Таким образом, при проведении праздничных мероприятий, вручении подарков, призов и тому подобном необходимо иметь документы, подтверждающие затраты как на приобретение (оплату) подарков (мероприятий), так и на их передачу.

В первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п.8 ст.10 Закона № 57-З).

Справочно Основные нормативные документы, регулирующие возможность и порядок внесения исправительных записей в первичные учетные документы: • Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196; • Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; • Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной (ТТН-1) и товарной накладной (ТН-2) и утверждена Инструкция о порядке заполнения данных ТТН-1 и ТН-2. С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в таких документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Документы, подтверждающие приобретение подарков и услуг у сторонних организаций

Документы, подтверждающие безналичные расходы:

• на оплату в безналичном порядке сторонним организациям проводимых мероприятий, приобретаемых подарков, призов, - платежная инструкция;

• на проведение праздничного ужина, банкета - товарная накладная на продукты, использованные на проведение праздничного ужина, банкета;

• на приобретение подарков и призов - товарная накладная или товарно-транспортная накладная, выписанная продавцом.

При приобретении подарков, призов и других товарно-материальных ценностей за наличный расчет необходимо также иметь документ, подтверждающий оплату и получение товара.

Документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) за наличный расчет, приведены в п.37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

Такими документами, в частности, являются:

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

• квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Министерства торговли Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» (далее - постановление № 34) в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 апреля 2021 г. следует руководствоваться формой квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов согласно приложению, утвержденному постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 07.04.2021 № 25;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий реквизиты, указанные в абзаце 2 п.37 Инструкции № 107, и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием банковских платежных карточек через кассовое оборудование;

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, TV-банкинг, банкомат, инфокиоск);

• счет на оплату гостиницы и кассовый чек, содержащий реквизиты, указанные в абзаце 2 п.37 Инструкции № 107, в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания наличными деньгами;

• счет на оплату гостиницы, кассовый чек, содержащий реквизиты, указанные в абзаце 2 п.37 Инструкции № 107, и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания в безналичном порядке;

• другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством.

Справочно Порядок оформления документа, подтверждающего факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), установлен постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.05.2014 № 19. Форма счета, который должен выдаваться в торговых объектах общественного питания при обслуживании потребителей официантами, барменами, приведена в приложении к Инструкции о порядке оформления и учета счетов при расчетах официантами (барменами) покупателей в объектах общественного питания, утвержденной постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 28.04.2014 № 13.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 декабря 2018 г. постановление № 19 на основании постановления Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 29.11.2018 № 85 утратило силу.

Внутренние документы на проведение праздничных мероприятий

Перечень № 360 не содержит первичных учетных документов, которыми должны оформляться внутренние операции по списанию товарно-материальных ценностей. Поэтому формы таких документов организации должны разработать самостоятельно. При этом в обязательном порядке они должны содержать все реквизиты, установленные для первичного учетного документа п.2 ст.10 Закона № 57-З.

Приведем примерные формы документов, которые могут быть использованы организациями для оформления расходов на праздничные мероприятия.

Приказ о создании комиссии по подготовке празднования Нового года и Рождества

Общество с ограниченной ответственностью «Родник»
(ООО «Родник»)

ПРИКАЗ

25.11.2015 № 56

г. Минск

О создании комиссии по подготовке празднования Нового 2016 года и Рождества

В связи с приближающимися праздниками Нового года и Рождества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по подготовке празднования Нового года и Рождества в составе:

Председатель комиссии - заместитель директора по общим вопросам Голубев Н.А.

2. Подготовить и представить на утверждение программу проведения праздничных мероприятий.

Срок исполнения - до 02.12.2015, ответственный - Голубев Н.А.

3. Подготовить и представить на утверждение смету расходов на проведение праздничных мероприятий.

Срок исполнения - до 19.12.2015, ответственный - бухгалтер Осипова А.Г.

Для подтверждения понесенных расходов согласно утвержденной смете должны быть в наличии:

1) по оплате детского утренника - платежное поручение на оплату и пригласительные билеты;

2) на приобретение наборов конфет, подарков, елок, украшений и игрушек:

- при оплате по безналичному расчету - платежное поручение и накладная на получение конфет;

- при оплате за наличный расчет - кассовый чек и товарный чек либо квитанция, форма которой утверждена постановлением № 34;

- кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты товара (работы, услуги) с использованием банковских платежных карточек через кассовое оборудование;

3) по оплате за праздничный ужин:

- при оплате по безналичному расчету - платежное поручение и накладная формы ТН-2;

- при оплате за наличный расчет - кассовый чек либо счет, если обслуживание производится официантами, барменами.

Выдачу праздничных кондитерских наборов для детей сотрудников можно оформить ведомостью на их выдачу, которая будет служить основанием для списания наборов с подотчетного лица. Ведомость следует подписать также лицам, которые осуществляли выдачу наборов.

Списание выданных подарков работникам и гостям, как и товаров, использованных для украшения помещений к Новому году, следует оформить соответствующими актами на списание.

Акт на списание выданных подарков работникам и гостям

АКТ
на списание выданных подарков

Комиссия в составе:

начальника административно-хозяйственного отдела Верещагиной Н.М. - председатель комиссии;

кладовщика Петренко А.И. - член комиссии;

бухгалтера Осиповой А.Г. - член комиссии

составила настоящий акт о том, что в честь празднования Нового года и Рождества выданы новогодние подарки следующим лицам:

Итого выдано подарков в количестве 21 единицы на общую сумму 10 500 000 (десять миллионов пятьсот тысяч) руб.

Стоимость выданных подарков в сумме 10 500 000 (десять миллионов пятьсот тысяч) руб. подлежит списанию с подотчетного лица.

АКТ № 19
на списание товаров, использованных для оформления помещений к Новому году

Комиссия в составе:

начальника административно-хозяйственного отдела Верещагиной Н.М. - председатель комиссии;

кладовщика Петренко А.И. - член комиссии;

бухгалтера Осиповой А.Г. - член комиссии

составила настоящий акт о том, что при оформлении помещений к Новому году использованы следующие товары, которые для дальнейшего использования не пригодны и подлежат списанию:

Итого по акту подлежат списанию товары четырех наименований в количестве 268 единиц на общую сумму 830 000 (восемьсот тридцать тысяч) руб.

29.12.2015

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»